Selbstorganisation
6 Tipps für mehr Effektivität in der Ausbildung

Selbstorganisation ist für jeden Auszubildenden ein wichtiges Stichwort. Je effizienter der Spagat zwischen praktischem Arbeitsalltag und theoretischem Unterricht gestaltet wird, umso einfacher und erfolgreicher wird die Ausbildung gemeistert. Folgende Tipps helfen, mehr Effektivität in den Alltag zu bringen und wichtige Lektionen für das gesamte (Berufs-)Leben zu lernen.

Tipp 1: Zeitmanagement

Die eigene Zeit richtig einzuteilen, ist das A und O für ein erfolgreiches Berufsleben und bringt auch im Privatleben zahlreiche Vorteile. Wer also zu Beginn seiner Ausbildung noch nicht über ein gutes Zeitmanagement verfügt, hat nun die perfekte Gelegenheit, um das zu lernen. Kurz gesagt, beschreibt das Zeitmanagement den strukturierten Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Das ist sowohl am Arbeitsplatz wichtig als auch für all die Aufgaben, welche während einer Berufsausbildung außerhalb der Arbeitszeit anfallen: Lernen, Berichtsheft schreiben, etc.

Wer über ein gutes Zeitmanagement verfügt, kann also optimal einschätzen, wie lange er für eine Aufgabe braucht. Somit ist es möglich, den Tag effektiv zu gestalten und das Maximum an Ergebnissen aus dem Tag zu holen – ohne dabei unter Stress zu geraten. Wie aber funktioniert das?

Für den Anfang sind To-Do-Listen eine hervorragende Möglichkeit, um sich im Zeitmanagement zu üben. Es gilt also, stets am Vorabend oder am Morgen eine Liste mit allen „To-Dos" für den kommenden Tag anzulegen. Jetzt muss für jede Aufgabe ein gewisser Zeitraum eingeplant werden. Hierbei neigen aber viele Menschen dazu, ihre Arbeitsgeschwindigkeit zu überschätzen. Deshalb sollte stets ausreichend Puffer zwischen den einzelnen Aufgaben freigehalten werden. Die halbe Zeitspanne ist dabei eine gute Orientierung, sprich nach einer Tätigkeit, für die rund eine Stunde eingeplant wurde, folgt eine halbe Stunde Puffer. Soll die nächste Aufgabe nur eine halbe Stunde dauern, folgt eine Viertelstunde Puffer, und so weiter...

Gerade zu Beginn der Ausbildung ist dieser Puffer wichtig, denn dann fehlt es dem Azubi noch an Erfahrungswerten. Mit der Zeit wird er immer besser einschätzen können, wie lange er wofür braucht und somit noch effektivere To-Do-Listen für den Tag schreiben. Denn nachdem den einzelnen Aufgaben Zeiträume zugewiesen wurden, müssen sie nur noch in die richtige Reihenfolge gebracht werden.

Tipp 2: Prioritäten

Das führt direkt zum zweiten Tipp: Prioritäten sind für mehr Effizienz unverzichtbar. Die To-Do-Liste sollte nun also nach Prioritäten geordnet werden. Anschließend wird sie Punkt für Punkt abgearbeitet, begonnen natürlich mit der wichtigsten Aufgabe. Der Tagesplan macht zudem direkt ersichtlich, welche weniger wichtigen Aufgaben nicht mehr erledigt werden können. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Entweder sie werden auf den nächsten Tag verschoben oder
2. sie werden an eine andere Person delegiert.

Prioritäten zu setzen, ist übrigens nicht nur im Arbeitsalltag eine wichtige Lektion, sondern auch im Privatleben. Denn der Tag hat bekanntlich nur 24 Stunden und somit bleibt nur selten genug Zeit, um alle gewünschten Aktivitäten, Erledigungen & Co auszuführen. Wer jedoch immer das Wichtigste zuerst erledigt, beispielsweise die Arbeit mit der nahenden Deadline, gerät dabei nicht unter Stress und schafft es am Ende doch noch, alles zu erledigen – wenn auch über mehrere Tage verteilt oder mit fremder Hilfe.

Tipp 3: Delegieren

Auch das ist eine hervorragende Überleitung zum nächsten Tipp: Mehr Effektivität entsteht natürlich auch durch Arbeitsteilung. Natürlich befindet sich der Auszubildende nicht in der Position, alle möglichen Aufgaben an Kollegen oder sogar Vorgesetzte delegieren zu können. Dennoch gibt es immer wieder Tätigkeiten, die vielleicht tatsächlich jemand anderes übernehmen kann oder möchte – weil er beziehungsweise sie gerade Langeweile hat oder schlichtweg mehr Knowhow mitbringt.

Wer also lernt, jene Aufgaben zu identifizieren, die delegiert werden können, arbeitet insgesamt effizienter. Dasselbe gilt für das gesamte Team, indem es die „Tasks" so verteilt, dass eben immer die Person mit dem größten Wissen oder den meisten Kapazitäten daran arbeitet. Also bitte keine Scheu davor, den Ausbilder zu fragen, ob Aufgaben delegiert werden dürfen, welche und an wen.

Tipp 4: Weitsicht

Sinnvoll ist natürlich, nicht immer nur den kommenden Tag zu betrachten. Stattdessen gilt es, in der Ausbildung den Gesamtüberblick zu behalten. Wann stehen wichtige Deadlines an? Wann finden Prüfungen statt? Um wie viel Uhr ist das Meeting? Wer alle Termine, Fristen & Co im Blick behält, kann mit mehr Weitsicht planen und Stress dadurch präventiv verhindern. Wer beispielsweise heute schon daran denkt, dass nächste Woche das Berichtsheft kontrolliert wird, kann jeden Abend eine halbe Stunde stressfrei daran arbeiten – anstatt am Tag vor der Abgabe stundenlang bis spät in die Nacht daran zu sitzen.

Wem es hilft, der stellt sich also am besten einen Kalender als Übersicht über alle wichtigen Daten der kommenden Monate auf den Schreibtisch. Hier wollen Termine, Abgabefristen & Co ordentlich dokumentiert und sorgfältig geplant werden, um noch effizienter zu arbeiten. Gleichzeitig kann so ein Kalender auch noch ein tolles Dekorationselement sein, wenn er beispielsweise mit Fotos persönlich und kreativ gestaltet wird, anstatt nur eine Auflistung von Daten zu sein.

Tipp 5: Zwischenziele

Der Kalender kann also dabei helfen, sich sinnvolle Zwischenziele zu stecken. Denn nicht alle Aufgaben müssen immer sofort und vollständig erledigt werden. Stattdessen kann es sinnvoll sein, große „Pakete" in kleine Zwischenziele zu unterteilen und jeden Tag einen Teil davon abzuarbeiten. Das hält die Konzentration auf einem hohen Niveau, fördert die Motivation und verhindert eine Prokrastination.

Ein tolles Beispiel aus dem Leben ist dafür das Putzen: Wer die gesamte Wohnung auf einmal putzen möchte und dafür drei bis vier Stunden Zeit einplant, schiebt die Aufgabe vielleicht lange vor sich her. Heute bin ich nach Feierabend zu müde, am Sonntag brauche ich einen ruhigen Tag und, und, und... Wer sich hingegen vornimmt, jeden Tag nur ein Zimmer zu putzen oder zwei Fenster oder erst einmal nur Staub zu wischen – oder so ähnlich – geht motivierter und effektiver an die Sache heran. Dann gibt es weniger Ausreden und dem entspannten Feierabend oder ruhigen Sonntag steht anschließend trotzdem nichts im Weg.

Dieses Motto lässt sich auch auf die Ausbildung perfekt übertragen. Das Berichtsheft ist dabei ein klassisches Exempel: Jeden Tag zehn Minuten damit zu verbringen ist sinnvoller, als einmal pro Woche mehrere Stunden. Wer es schafft, diese kleinen „Zwischenaufgaben" zur Routine zu machen und diese diszipliniert zu erledigen, anstatt sie mit Ausreden aufzuschieben, schafft insgesamt viel mehr Arbeit in weniger Zeit.

Auszubildende sollten auch lernen, wie sie Stress erkennen und aktiv bekämpfen können. Denn Stress hat eine lähmende Wirkung und mindert damit die Effektivität. Schlimmstenfalls entstehen sogar stressbedingte Erkrankungen, die bis hin zu einer völligen Arbeitsunfähigkeit führen können. Wer also frühzeitig den Stressabbau meistert, kann sowohl während der Ausbildung als auch in allen anderen Lebenssituationen entspannt bleiben – und damit auch gesund sowie effizient!