Rechnungswesen und Buchführung

Rechnungswesen und Buchführung gehören vor allem in kaufmännischen Ausbildungsberufen zu den wichtigsten Grundlagen. Du lernst dabei, wie Unternehmen ihre Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Schulden erfassen und auswerten. Anfangs wirken viele Begriffe wie Bilanz, Soll und Haben oder Abschreibung kompliziert, sie bauen jedoch logisch aufeinander auf. Sobald du die grundlegenden Zusammenhänge verstanden hast, lassen sich auch Buchungssätze und umfangreichere Aufgaben leichter lösen. Das Wissen brauchst du sowohl im Ausbildungsbetrieb als auch in der Berufsschule und häufig in Zwischen- oder Abschlussprüfungen. Deshalb lohnt es sich, die wichtigsten Themen Schritt für Schritt zu lernen.

Das Rechnungswesen erfasst und verarbeitet die wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens. Es zeigt unter anderem, welche Vermögenswerte vorhanden sind, welche Schulden bestehen und ob ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich arbeitet.

Die gewonnenen Informationen dienen nicht nur der Dokumentation. Sie helfen auch bei der Planung und Kontrolle betrieblicher Abläufe. Das Unternehmen kann beispielsweise erkennen, welche Kosten entstehen, wie hoch der Gewinn ist oder ob bestimmte Bereiche wirtschaftlich arbeiten.

Zum betrieblichen Rechnungswesen gehören verschiedene Teilbereiche. Besonders wichtig sind die Finanzbuchhaltung sowie die Kosten- und Leistungsrechnung.

Die Buchführung ist ein Teil des Rechnungswesens. Sie erfasst alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, die sich in Geld ausdrücken lassen.

Ein Geschäftsvorfall kann beispielsweise der Einkauf von Waren, der Verkauf eines Produkts, die Zahlung einer Rechnung oder der Kauf einer Maschine sein. Diese Vorgänge werden systematisch auf Konten erfasst.

Grundlage jeder Buchung ist ein entsprechender Beleg. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Kassenbelege. Ein wichtiger Grundsatz lautet deshalb:

Keine Buchung ohne Beleg.

Bei der Inventur werden alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt festgestellt.

Materielle Bestände wie Waren oder Rohstoffe können beispielsweise gezählt, gemessen oder gewogen werden. Andere Werte werden anhand von Unterlagen ermittelt. Dazu gehören etwa Bankguthaben, Forderungen oder Verbindlichkeiten.

Die Inventur ist somit die tatsächliche Bestandsaufnahme. Ihr Ergebnis bildet die Grundlage für das Inventar.

Das Inventar ist das ausführliche Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden, die bei der Inventur festgestellt wurden.

Es enthält in der Regel Angaben zu Art, Menge und Wert der einzelnen Positionen. Am Ende lässt sich daraus das Reinvermögen des Unternehmens bestimmen.

Vereinfacht gilt:

Vermögen − Schulden = Reinvermögen

Das Reinvermögen entspricht grundsätzlich dem Eigenkapital.

Die Bilanz stellt das Vermögen und das Kapital eines Unternehmens in übersichtlicher Form gegenüber. Anders als das ausführliche Inventar enthält sie die Werte zusammengefasst.

Eine Bilanz besteht aus zwei Seiten:

Aktiva zeigen, wie das Kapital verwendet wurde.

Passiva zeigen, woher das Kapital stammt.

Die Bilanz muss auf beiden Seiten immer die gleiche Summe aufweisen. Man spricht deshalb auch von der Bilanzgleichung:

Aktiva = Passiva

Auf der Aktivseite stehen die Vermögenswerte des Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Grundstücke, Maschinen, Fahrzeuge, Waren, Forderungen, Bankguthaben oder der Kassenbestand.

Die Passivseite zeigt dagegen, wie dieses Vermögen finanziert wurde. Dort stehen Eigenkapital und Fremdkapital, beispielsweise Darlehen oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.

Eine einfache Merkhilfe lautet:

Aktiva: Wofür wurde das Geld verwendet?

Passiva: Woher stammt das Geld?

Für alle Positionen in der Bilanz werden im Hauptbuch Bestandskonten eingerichtet. In den Bestandskonten werden die Bestände und deren Veränderungen erfasst.

Für Positionen in der Aktiva der Bilanz werden Aktivkonten angelegt. Diese werden unterteilt in Aktivkonten des Anlagevermögens und des Umlaufvermögens.

Zu den Aktivkonten des Anlagevermögens gehören beispielweise:

Zu den Aktivkonten des Umlaufvermögens gehören beispielweise:

Für Positionen in der Passiva der Bilanz werden Passivkonten angelegt. Zu ihnen gehören beispielsweise die Konten:

Jedes Konto besitzt eine Sollseite und eine Habenseite. Dabei bedeuten Soll und Haben nicht einfach Minus und Plus.

Bei Aktivkonten gilt: Mehrung im Soll, Minderung im Haben.

Bei Passivkonten gilt: Mehrung im Haben, Minderung im Soll.

Diese Regeln sind besonders wichtig, wenn du Buchungssätze bilden möchtest.

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten erfasst. Dabei erfolgt mindestens eine Buchung im Soll und eine Buchung im Haben.

Ein Buchungssatz folgt grundsätzlich dem Aufbau: Soll an Haben

Beispiel:

Ein Unternehmen kauft Büromöbel für 2.000 Euro und bezahlt sie per Banküberweisung.
Die Betriebs- und Geschäftsausstattung nimmt zu.
Das Bankguthaben nimmt gleichzeitig ab.

Der vereinfachte Buchungssatz lautet:

Betriebs- und Geschäftsausstattung 2.000 Euro an Bank 2.000 Euro

Damit bleibt jeder Geschäftsvorfall rechnerisch ausgeglichen.

Neben den Bestandskonten gibt es Erfolgskonten. Auf ihnen werden Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres erfasst. Dabei wird unterschiedenen zwischen Aufwand- und Ertragskonten.

Erfolgskonten beeinflussen das Eigenkapital und damit auch den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens. Über das G+V Konto werde die Erfolgskonten abgeschlossen. Der Unternehmenserfolg wird durch den Saldo in der G+V dargestellt.

Zu den Aufwandskonten gehören beispielsweise:

Zu den Ertragskonten gehören beispielsweise:

Daneben gibt es noch sogennante "Sonstige Konten". Zu ihnen zählen beispielweise:

 - Das "Eröffnungs-Bilanz-Konto (EBK)"
 - Das "Schluss-Bilanz-Konto (SBK)"

(Beides sind Hilfskonten, die nur bei Eröffnungs- und Abschlussbuchungssätzen genutzt werden).

 - Das "Gewinn und Verlust Konto (GuV)" 

(Es ist ein Unterkonto des Eigenkapitals. Die Aufwand- und Ertragskonten werden hierüber abgeschlossen. Es wird also ebenfalls nur bei Abschlussbuchungen genutzt).

 - Das "Umsatzsteuerkonto"

Das Konto Vorsteuer ist ein Unterkonto der Umsatzsteuer. 
Die Umsatzsteuer ist ein passives Bestandskonto, wenn eine Zahllast vorliegt.
Bei eimem Vorststeuerüberhang ist sie ein aktives Bestandskonto.

Ein Aufwand vermindert grundsätzlich das Eigenkapital. Ein Ertrag erhöht dagegen grundsätzlich das Eigenkapital.

Vereinfacht lässt sich der Erfolg eines Unternehmens so berechnen:

Erträge − Aufwendungen = Gewinn oder Verlust

In der Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, werden die Aufwendungen und Erträge eines bestimmten Zeitraums gegenübergestellt.

Überwiegen die Erträge, erzielt das Unternehmen einen Gewinn. Sind die Aufwendungen größer, entsteht ein Verlust.

Die GuV zeigt somit, wie erfolgreich ein Unternehmen innerhalb eines Geschäftsjahres gearbeitet hat. Ihr Ergebnis wirkt sich auf das Eigenkapital aus und fließt in den Jahresabschluss ein.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Unternehmen berechnen bei vielen Verkäufen Umsatzsteuer. Diese wird dem Kunden zusätzlich zum Nettopreis in Rechnung gestellt und grundsätzlich an das Finanzamt abgeführt.

Kauft das Unternehmen selbst Waren oder Dienstleistungen ein, zahlt es ebenfalls Umsatzsteuer. Diese kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen werden.

Vereinfacht ergibt sich:

Umsatzsteuer − Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

Tipp: Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, spricht man von einem Vorsteuerüberhang.

Viele Wirtschaftsgüter werden über mehrere Jahre genutzt. Dazu gehören beispielsweise Maschinen, Fahrzeuge oder technische Anlagen.

Durch die Abschreibung werden ihre Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die Nutzungsdauer verteilt. Bei der linearen Abschreibung wird jedes Jahr derselbe Betrag angesetzt.

Die Kosten- und Leistungsrechnung betrachtet vor allem die innerbetrieblichen wirtschaftlichen Vorgänge. Sie hilft einem Unternehmen dabei zu erkennen, welche Kosten entstehen und welche Bereiche oder Produkte wirtschaftlich arbeiten.

Dabei beschäftigst du dich beispielsweise mit Einzel- und Gemeinkosten sowie mit fixen und variablen Kosten. Auch die Kalkulation von Verkaufspreisen oder die Ermittlung von Stückkosten kann Bestandteil dieses Bereichs sein.

Während die Finanzbuchhaltung das gesamte Unternehmen betrachtet und gesetzlichen Vorgaben unterliegt, dient die Kosten- und Leistungsrechnung vor allem internen Planungs- und Kontrollzwecken.