Grundlagen der Buchführung: Die wichtigsten Konten einfach erklärt

In der Buchführung werden Geschäftsvorfälle mithilfe verschiedener Konten erfasst. Kaufst du Waren, bezahlst eine Rechnung oder verkaufst ein Erzeugnis, sind jeweils bestimmte Konten betroffen. Gerade zu Beginn deiner Ausbildung kann es schwierig sein, die vielen Konten richtig einzuordnen und zwischen Aktiv-, Passiv-, Aufwands- und Ertragskonten zu unterscheiden. Dabei folgt das Kontensystem festen Regeln, die dir die Zuordnung erleichtern. Wenn du die wichtigsten Konten und ihre Funktion kennst, kannst du auch Buchungssätze wesentlich schneller nachvollziehen. Hier lernst du deshalb die häufig verwendeten Konten der Buchführung und ihre Bedeutung Schritt für Schritt kennen.

Ein Konto dient dazu, gleichartige Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen. Statt sämtliche Veränderungen eines Unternehmens unmittelbar in die Bilanz einzutragen, werden für einzelne Bilanzpositionen und Erfolgsvorgänge eigene Konten geführt.

So werden beispielsweise Bargeldbewegungen über das Konto Kasse erfasst. Forderungen gegenüber Kunden werden auf dem Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gebucht. Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erscheinen auf dem Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Jedes Konto besitzt eine Sollseite und eine Habenseite. Auf welcher Seite ein Geschäftsvorfall eingetragen wird, hängt von der Kontoart und davon ab, ob sich der jeweilige Wert erhöht oder vermindert.

Ein Kontenrahmen gibt eine systematische Grundstruktur für die Konten eines Unternehmens vor. Für Industrieunternehmen wird häufig der Industriekontenrahmen, kurz IKR, verwendet.

Ein Kontenplan wird dagegen für ein konkretes Unternehmen erstellt. Er basiert meist auf einem Kontenrahmen, enthält aber nur die Konten, die das Unternehmen tatsächlich benötigt. Ein kleiner Betrieb braucht beispielsweise nicht zwangsläufig dieselben Unterkonten wie ein großer Industriekonzern.

Deshalb können dir in der Praxis je nach Unternehmen unterschiedliche Kontonummern oder zusätzliche Unterkonten begegnen. Die grundlegende Einteilung in Vermögen, Kapital, Aufwendungen und Erträge bleibt jedoch bestehen.

Der Industriekontenrahmen ordnet die Konten verschiedenen Kontenklassen zu. Dadurch kannst du bereits anhand der Kontenklasse erkennen, welchem Bereich ein Konto grundsätzlich zuzuordnen ist.

Für die Grundlagen der Buchführung sind vor allem die Bestandskonten und Erfolgskonten wichtig.

Bestandskonten entstehen aus den Positionen der Bilanz. Sie zeigen, welche Vermögenswerte und Kapitalpositionen ein Unternehmen besitzt beziehungsweise wie diese finanziert sind.

Dabei unterscheidest du zwei Gruppen:

Aktivkonten erfassen das Vermögen.

Passivkonten erfassen das Eigenkapital und Fremdkapital.

Der Endbestand dieser Konten wird am Ende des Geschäftsjahres wieder in die Bilanz übernommen.

Aktivkonten stehen auf der Aktivseite der Bilanz. Sie zeigen, wofür das Kapital eines Unternehmens verwendet wurde.

Grundstücke und Bauten
Grundstücke und Gebäude gehören zum Anlagevermögen. Sie sind in der Regel langfristig für den Betrieb bestimmt und werden deshalb auf Aktivkonten geführt.

Technische Anlagen und Maschinen
Maschinen und technische Anlagen werden vor allem in produzierenden Unternehmen benötigt. Auch sie gehören zum Sachanlagevermögen und damit zu den Aktivkonten.

Betriebs- und Geschäftsausstattung
Zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gehören beispielsweise Büromöbel oder bestimmte betriebliche Einrichtungsgegenstände. Die Vermögensgegenstände dienen dem Unternehmen normalerweise über einen längeren Zeitraum.

Fuhrpark
Zum Fuhrpark gehören betriebliche Fahrzeuge. Dazu können beispielsweise Pkw, Lieferwagen oder Lastkraftwagen zählen.

Rohstoffe
Rohstoffe werden unmittelbar zur Herstellung von Erzeugnissen benötigt. Sie gehören zu den Vorräten und damit zum Umlaufvermögen.

Unfertige und fertige Erzeugnisse
Unfertige Erzeugnisse befinden sich noch im Produktionsprozess. Fertige Erzeugnisse sind bereits hergestellt, aber noch nicht verkauft worden. Beide gehören zum Umlaufvermögen.

Waren
Waren werden eingekauft, um sie ohne wesentliche eigene Bearbeitung weiterzuverkaufen. Noch vorhandene Warenbestände gehören zum Umlaufvermögen.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Eine Forderung entsteht beispielsweise, wenn ein Unternehmen einem Kunden Waren auf Rechnung verkauft. Der Kunde hat noch nicht bezahlt, sodass das Unternehmen einen Anspruch auf die Zahlung besitzt. Forderungen sind Vermögenswerte und deshalb Aktivkonten.

Guthaben bei Kreditinstituten
Das Konto Guthaben bei Kreditinstituten, häufig vereinfacht als Bank bezeichnet, erfasst das verfügbare Guthaben auf den Bankkonten des Unternehmens. Es handelt sich um ein Aktivkonto, da das Bankguthaben zum Vermögen gehört.

Kasse
Das Konto Kasse erfasst den vorhandenen Bargeldbestand. Nimmt der Kassenbestand zu, wird der Zugang im Soll gebucht. Nimmt er ab, erfolgt die Buchung im Haben.

Passivkonten stehen auf der Passivseite der Bilanz. Sie zeigen, woher das Kapital eines Unternehmens stammt.

Eigenkapital
Das Eigenkapital gehört den Eigentümern des Unternehmens. Es ergibt sich vereinfacht aus der Differenz zwischen Vermögen und Schulden. Ein Gewinn erhöht grundsätzlich das Eigenkapital. Ein Verlust vermindert es.

Rückstellungen
Rückstellungen werden für Verpflichtungen gebildet, deren Höhe oder Fälligkeit noch nicht genau feststeht. Das Unternehmen rechnet also mit einer zukünftigen Belastung, kennt deren genauen Umfang aber noch nicht.

Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
Nimmt ein Unternehmen beispielsweise einen Bankkredit oder ein Darlehen auf, entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditinstitut. Das Unternehmen erhält zwar zunächst Geld, muss dieses aber später zurückzahlen. Die Verpflichtung gehört deshalb zum Fremdkapital.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Kauft ein Unternehmen Waren, Rohstoffe oder andere Leistungen auf Rechnung, entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Solange die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, besteht eine Schuld. Deshalb handelt es sich um ein Passivkonto.

Sonstige Verbindlichkeiten
Nicht jede Schuld entsteht unmittelbar aus dem Einkauf von Waren oder Dienstleistungen. Andere kurzfristige Verpflichtungen können deshalb auf Konten für sonstige Verbindlichkeiten erfasst werden.

Erfolgskonten erfassen Vorgänge, die den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens beeinflussen. Anders als Bestandskonten besitzen sie keinen Anfangsbestand aus der Bilanz.

Es gibt zwei Arten:
Aufwandskonten erfassen Aufwendungen.
Ertragskonten erfassen Erträge.

Am Ende des Geschäftsjahres werden die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV) abgeschlossen.

Aufwendungen stellen grundsätzlich einen Werteverzehr innerhalb einer Abrechnungsperiode dar. Sie mindern den Unternehmenserfolg.

Aufwendungen für Rohstoffe
In einem Industrieunternehmen werden Rohstoffe für die Herstellung eigener Erzeugnisse benötigt. Werden Rohstoffe verbraucht, entsteht ein entsprechender Aufwand.

Aufwendungen für Waren
Das Konto Aufwendungen für Waren wird beispielsweise beim Einkauf beziehungsweise für den Wareneinsatz benötigt. Vor allem im Zusammenhang mit Handelswaren begegnet dir dieses Konto häufig bei Buchungsaufgaben.

Löhne
Auf dem Konto Löhne werden insbesondere Arbeitsentgelte von Arbeitnehmern erfasst, die als Lohn abgerechnet werden.

Gehälter
Das Konto Gehälter erfasst entsprechende Personalaufwendungen für Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt als Gehalt abgerechnet wird. Löhne und Gehälter gehören zum Personalaufwand.

Mietaufwendungen
Mietet ein Unternehmen beispielsweise Geschäftsräume, Lagerflächen oder andere betriebliche Flächen an, entstehen Mietaufwendungen.

Versicherungsbeiträge
Beiträge für betriebliche Versicherungen stellen ebenfalls Aufwendungen dar.

Zinsen und ähnliche Aufwendungen
Muss ein Unternehmen beispielsweise für einen Kredit Zinsen zahlen, entsteht ein Zinsaufwand. Diese Aufwendungen gehören zu den Finanzierungsaufwendungen.

Abschreibungen
Anlagegüter wie Maschinen oder Fahrzeuge verlieren während ihrer Nutzung regelmäßig an Wert. Dieser Werteverzehr wird mithilfe von Abschreibungen als Aufwand erfasst.

Erträge erhöhen grundsätzlich den Unternehmenserfolg. Im IKR werden sie überwiegend in der Kontenklasse 5 erfasst.

Umsatzerlöse
Umsatzerlöse entstehen durch den Verkauf von Erzeugnissen, Waren oder Dienstleistungen. Sie gehören bei vielen Unternehmen zu den wichtigsten Erträgen. Verkauft ein Unternehmen beispielsweise fertige Erzeugnisse an einen Kunden, wird der Nettoverkaufspreis auf einem entsprechenden Umsatzerlöskonto erfasst.

Sonstige betriebliche Erträge
Nicht jeder Ertrag stammt aus dem eigentlichen Verkauf von Waren oder Erzeugnissen. Betriebliche Erträge, die nicht den üblichen Umsatzerlösen zugeordnet werden, können als sonstige betriebliche Erträge erfasst werden.

Andere aktivierte Eigenleistungen
Stellt ein Unternehmen selbst einen Vermögensgegenstand für den eigenen Betrieb her, kann eine aktivierte Eigenleistung entstehen. Sie wird erfolgswirksam als Ertrag erfasst, während gleichzeitig der selbst geschaffene Vermögensgegenstand aktiviert wird.

Zinserträge
Erhält das Unternehmen Zinsen, beispielsweise aus bestimmten Geldanlagen oder Guthaben, handelt es sich um Zinserträge.

Mieterträge
Vermietet ein Unternehmen eigene Räume, Grundstücke oder andere Vermögensgegenstände, können daraus Mieterträge entstehen.

Vorsteuer und Umsatzsteuer begegnen dir in vielen Buchungsaufgaben. Beide müssen voneinander unterschieden werden.

Vorsteuer
Kauft ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen Waren oder Leistungen ein und wird Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, wird diese grundsätzlich als Vorsteuer erfasst.

Beispiel:
Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 100 Euro netto zuzüglich 19 Euro Umsatzsteuer.
Die 19 Euro werden als Vorsteuer erfasst.

Umsatzsteuer
Verkauft das Unternehmen selbst steuerpflichtige Waren oder Leistungen, stellt es dem Kunden Umsatzsteuer in Rechnung.

Beispiel:
Ein Unternehmen verkauft Waren für 1.000 Euro netto zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer.
Die 190 Euro werden auf dem Umsatzsteuerkonto erfasst.

Vorsteuer und Umsatzsteuer werden im Rahmen der Umsatzsteuerabrechnung miteinander verrechnet. Je nach Ergebnis entsteht eine Zahllast gegenüber dem Finanzamt oder ein Erstattungsanspruch.

Das Privatkonto spielt insbesondere bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften eine Rolle. Dort werden private Vorgänge zwischen dem Unternehmer und seinem Betrieb erfasst.

Entnimmt ein Einzelunternehmer beispielsweise Geld aus der Geschäftskasse für private Zwecke, handelt es sich um eine Privatentnahme. Zahlt er eigenes privates Geld in das Unternehmen ein, liegt eine Privateinlage vor.

Das Privatkonto steht in direkter Beziehung zum Eigenkapital und wird zum Jahresende über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen.

Am Ende eines Geschäftsjahres müssen die laufenden Konten abgeschlossen werden. Dafür werden besondere Abschlusskonten verwendet.

Gewinn- und Verlustkonto
Auf dem Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto) werden die Salden der Aufwands- und Ertragskonten zusammengeführt.

Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, entsteht ein Gewinn. Sind die Aufwendungen höher, ergibt sich ein Verlust. Das Ergebnis wirkt sich auf das Eigenkapital aus.

Schlussbilanzkonto
Bestandskonten werden zum Jahresende über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen. Die Endbestände bilden anschließend die Grundlage für die Bilanz.

Damit du einen Buchungssatz richtig bilden kannst, musst du wissen, wo Zu- und Abgänge gebucht werden.

Bei Aktivkonten lautet die Grundregel deshalb:
Mehrung im Soll, Minderung im Haben.

Bei Passivkonten gilt:
Mehrung im Haben, Minderung im Soll.

Aufwendungen werden grundsätzlich im Soll, Erträge grundsätzlich im Haben gebucht.

Bevor du einen Buchungssatz bildest, solltest du einen Geschäftsvorfall immer in mehreren Schritten betrachten.

1. Was passiert wirtschaftlich?
Überlege zuerst, was das Unternehmen kauft, verkauft, bezahlt oder erhält.

2. Welche Konten sind betroffen?
Ordne dem Vorgang die passenden Konten zu.

3. Um welche Kontoarten handelt es sich?
Prüfe, ob du es mit Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oder Ertragskonten zu tun hast.

4. Nehmen die Konten zu oder ab?
Erst jetzt kannst du bestimmen, ob im Soll oder Haben gebucht wird.

5. Wie lautet der Buchungssatz?
Der Buchungssatz wird nach dem Grundschema Soll an Haben gebildet.

Aktivkonten:
Kasse
Bank
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Rohstoffe
Fertige Erzeugnisse
Maschinen
Fuhrpark

Passivkonten:
Eigenkapital
Rückstellungen
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Darlehen
Hypothek

Aufwandskonten:
Aufwendungen für Waren
Löhne
Gehälter
Mietaufwendungen
Zinsen und ähnliche Aufwendungen
Abschreibungen

Ertragskonten:
Umsatzerlöse
Sonstige betriebliche Erträge
Zinserträge
Mieterträge

Wenn du diese grundlegenden Konten sicher unterscheiden kannst, hast du eine wichtige Grundlage für die doppelte Buchführung. Entscheidend ist dabei weniger, möglichst viele Kontennamen auswendig zu lernen. Wichtiger ist, dass du erkennst, was ein Konto erfasst, zu welcher Kontoart es gehört und wie es sich durch einen Geschäftsvorfall verändert. Genau daraus ergibt sich anschließend, ob du das Konto im Soll oder im Haben buchen musst.

Wir beziehen Waren von einem Lieferanten auf Rechnung. Welche zwei Konten werden dabei angesprochen? Die Umsatzsteuer bleibt unberücksichtigt.

A. Kasse
B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
C. Aufwendungen für Waren
D. Guthaben bei Kreditinstituten (Bank)
E. Umsatzerlöse für Waren

Bei welchen der folgenden Konten handelt es sich um Bestandskonten?

A. Zinsen und ähnliche Aufwendungen
B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
C. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
D. Kasse
E. Zinsen und ähnliche Erträge

Welche der folgenden Konten gehören bei einem Einzelunternehmen zu den Unterkonten des Eigenkapitals?

A. Kasse
B. Bank
C. Privatkonto
D. Gewinn- und Verlustkonto
E. Darlehen

Bei welchen der folgenden Konten handelt es sich um Erfolgskonten?

A. Fuhrpark
B. Zinsen und ähnliche Erträge
C. Kasse
D. Zinsen und ähnliche Aufwendungen
E. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Welche der folgenden Konten gehören zu den Aktivkonten?

A. Grundstücke und Bauten
B. Technische Anlagen und Maschinen
C. Fuhrpark
D. Finanzanlagen
E. Betriebs- und Geschäftsausstattung

Welche der folgenden Konten gehören zum Umlaufvermögen?

A. Unfertige und fertige Erzeugnisse und Waren
B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
C. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten
D. Darlehen
E. Bankguthaben

Welche der folgenden Konten gehören zu den Passivkonten?

A. Eigenkapital
B. Rückstellungen
C. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
D. Sonstige Verbindlichkeiten
E. Aktive latente Steuern

Welche der folgenden Konten gehören zu den Ertragskonten?

A. Umsatzerlöse
B. Sonstige betriebliche Erträge
C. Andere aktivierte Eigenleistungen
D. Zinserträge
E. Mieterträge

Welche der folgenden Konten gehören zu den Aufwandskonten?

A. Mieterträge
B. Löhne und Gehälter
C. Zinsen und ähnliche Aufwendungen
D. Aufwendungen für Waren
E. Abschreibungen auf Sachanlagen