Bürokaufleute

• Bürokaufleute sind betraut mit kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten.
• Bürokaufleute werden in nahezu allen Betrieben und Unternehmen eingesetzt.
• Bürokaufleute müssen den Überblick behalten.

Für ein Vorstellungsgespräch mit Bewerbern muss in der Firma ein Raum vorbereitet werden, zudem wird der Abteilungsleiter zu einem Geschäftstermin vereisen und die Zugtickets sind noch nicht gebucht. Einer der wichtigen Großkunden sendet per Fax eine Anfrage zu fehlenden Vertragsunterlagen und für die Präsentation der Quartalsbilanzen müssen Statistiken erstellt werden. All diese organisatorischen Aufgaben werden in verschiedenen Unternehmen, branchenübergreifend, von Bürokaufleuten übernommen. Sie müssen in jeder Situation, auch wenn es unübersichtlich wird, versuchen den Überblick zu behalten.

Bürokaufleute:

• übernehmen diverse verwaltende Aufgaben: z.B. im Vertrieb (Aufträge und Angebote bearbeiten), in der Personalabteilung (Personalakten anlegen), im Lager (die Lagerbestände überwachen), in der Buchhaltung (die Belege erfassen), usw.
• organisieren und verwalten das Büro und behalten dabei immer den Überblick.
• kümmern sich um den Schriftverkehr nach innen und außen.
• überwachen Termine und bereiten für Besprechungen und Seminare die Räumlichkeiten vor und stellen nötige Unterlagen zusammen.
• kennen die einzelnen Abteilungen und Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut und verbinden Interessenten an den richtigen Ansprechpartner.
• sind über aktuelle und wichtige Themen im Haus informiert und können auf viele Fragen die richtige Antwort geben.
• können in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, wie zum Beispiel Vertrieb, Einkauf, Personal, Logistik, Produktion und Rechnungswesen.

Zu den Hauptaufgaben der Bürokauffrau/des Bürokaufmannes gehören organisatorische und verwaltende Tätigkeiten. Ihre Einsatzbereiche sind verschieden, so können sie beispielsweise in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, in der Buchhaltung, im Rechnungswesen, im Einkauf oder im Personalwesen eingesetzt werden. Bereichsübergreifend kümmern sich Bürokaufleute zumeist um ähnliche Aufgaben: Sie betreuen den allgemeinen Schriftverkehr und erstellen Unterlagen, Präsentationen, Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und bereiten Zahlen und Daten zur weiteren Verwendung auf. Die Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, das Prüfen von Rechnungen und dem Zahlungsverkehr sind ebenfalls Tätigkeiten der Bürokauffrau/des Bürokaufmannes.

Für ihre tägliche Arbeit müssen sie mit den modernen Kommunikations- und Informationssystemen vertraut sein. Sie müssen über sehr gute PC und Softwarekenntnisse verfügen und Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme, Mailprogramme, Telefonanlage und Faxgeräte beherrschen um ihre vielfältigen Aufgaben effizient und effektiv abarbeiten zu können. Gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse, ein gutes Zahlenverständnis und logisches Denkvermögen werden in diesem Beruf vorausgesetzt.

Die Ausbildung zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann dauert drei Jahre und ist ein anerkannter Ausbildungsberuf. Die Ausbildung findet statt im Betrieb und in der Berufsschule. Zur Weiterbildung können Zusatzkompetenzen erworben werden, z.B. Fremdsprachen, etc. Am besten sollte man sich erkundigen, welche Möglichkeiten zur Weiterbildung durch den Ausbilder angeboten werden. Wer in der Ausbildung besonders gute Leistungen bringt, der kann die Abschlussprüfungen vorziehen und so die Ausbildung verkürzen. Hierfür müssen Auszubildende und ausbildendes Unternehmen einen entsprechenden Antrag stellen.