Das ABC der Ausbildung:
Rechnungswesen und Buchführung

Rechnungswesen und Buchführung gehören vor allem in kaufmännischen Ausbildungen zu den wichtigen Grundlagen. Dabei lernst du, wie Geschäftsvorgänge eines Unternehmens erfasst, geordnet und ausgewertet werden. Dazu zählen beispielsweise der Einkauf von Waren, der Verkauf von Produkten, eingehende Rechnungen oder Zahlungen von Kunden. Die Buchführung bildet einen wichtigen Teil des betrieblichen Rechnungswesens und dokumentiert solche Vorgänge systematisch. Begriffe wie Bilanz, Konto, Soll und Haben oder Buchungssatz begegnen dir deshalb häufig bereits während der Ausbildung.

Das betriebliche Rechnungswesen erfasst und verarbeitet wirtschaftliche Vorgänge eines Unternehmens. Es liefert Informationen darüber, wie sich Vermögen, Schulden, Kosten, Erlöse und das wirtschaftliche Ergebnis entwickeln. Diese Daten werden unter anderem benötigt, um die finanzielle Situation des Betriebs zu beurteilen und betriebliche Entscheidungen vorzubereiten.

Zum Rechnungswesen gehören verschiedene Bereiche. Dazu zählen insbesondere die Buchführung beziehungsweise Finanzbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung, betriebliche Statistiken und je nach Einteilung auch die Planungsrechnung. Welche Bereiche du während deiner Ausbildung genauer kennenlernst, hängt von deinem Ausbildungsberuf ab.

Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch und nachvollziehbar. Ein Geschäftsvorfall ist ein Vorgang, der sich auf die Vermögens- oder Finanzlage beziehungsweise auf den Unternehmenserfolg auswirkt. Typische Beispiele sind der Kauf von Waren, die Bezahlung einer Rechnung oder der Verkauf einer Leistung.

Grundlage einer ordnungsgemäßen Buchführung sind Belege. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Nachweise dokumentieren, dass ein Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat. Dadurch lassen sich die einzelnen Buchungen später nachvollziehen und überprüfen.

Am Anfang geht es vor allem darum, das grundlegende System zu verstehen. Wichtige Begriffe sind:

Diese Begriffe hängen eng miteinander zusammen. Deshalb solltest du nicht nur ihre Definitionen auswendig lernen, sondern verstehen, wie sie im Rechnungswesen zusammenspielen.

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Bei einer Inventur werden Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens ermittelt. Das daraus entstehende Inventar führt die einzelnen Positionen ausführlich auf. Die Bilanz stellt die finanzielle Situation anschließend in komprimierter Form gegenüber.

Auf der Aktivseite steht, wofür das Kapital verwendet wurde, beispielsweise für Maschinen, Warenbestände oder Bankguthaben. Die Passivseite zeigt vereinfacht, woher das Kapital stammt, etwa aus Eigenkapital oder Verbindlichkeiten. Beide Seiten einer Bilanz weisen immer dieselbe Gesamtsumme auf.

Zu den Begriffen, die am Anfang häufig für Verwirrung sorgen, gehören Soll und Haben. Dabei handelt es sich zunächst nur um die Bezeichnungen für die beiden Seiten eines Kontos: Soll steht links, Haben rechts. Ob eine Zu- oder Abnahme im Soll oder Haben gebucht wird, hängt von der jeweiligen Kontoart ab.

Deshalb solltest du Soll nicht automatisch mit „schlecht“ und Haben nicht mit „gut“ oder einem vorhandenen Geldbetrag gleichsetzen. Entscheidend ist vielmehr, ob du beispielsweise mit einem Aktivkonto, Passivkonto oder Erfolgskonto arbeitest.

Ein Buchungssatz zeigt, welche Konten durch einen Geschäftsvorfall verändert werden. Bei der doppelten Buchführung wird ein Betrag auf mindestens zwei Konten erfasst. Als Grundregel für die Formulierung gilt:

Soll an Haben

Kauft ein Unternehmen beispielsweise Büromaterial und bezahlt sofort per Banküberweisung, müssen die betroffenen Konten entsprechend angesprochen werden. Um Buchungssätze sicher bilden zu können, solltest du deshalb zuerst bestimmen, was wirtschaftlich passiert und welche Konten dadurch verändert werden. Erst danach entscheidest du über Soll und Haben.

Bestandskonten entstehen aus den Positionen der Bilanz. Aktivkonten erfassen beispielsweise Vermögenswerte wie Bankguthaben oder Maschinen, Passivkonten unter anderem Eigenkapital und Verbindlichkeiten. Für beide Kontoarten gelten unterschiedliche Regeln bei Zu- und Abgängen.

Erfolgskonten erfassen dagegen Aufwendungen und Erträge. Aufwendungen können den Unternehmenserfolg vermindern, Erträge können ihn erhöhen. Am Ende einer Abrechnungsperiode fließen diese Größen in die Ermittlung des Unternehmensergebnisses ein.

Rechnungswesen hilft dir zu verstehen, was wirtschaftlich hinter den täglichen Abläufen eines Betriebs passiert. Eine Bestellung, Rechnung oder Zahlung ist nicht nur ein einzelner Vorgang, sondern kann Auswirkungen auf verschiedene Bereiche des Unternehmens haben. Gerade in kaufmännischen Berufen ist dieses Verständnis wichtig, weil du regelmäßig mit Preisen, Rechnungen, Zahlungen, Kosten oder betrieblichen Kennzahlen zu tun haben kannst.

Wie umfangreich das Thema in deiner Ausbildung behandelt wird, hängt vom Ausbildungsberuf ab. In kaufmännischen Berufen nimmt es meist einen deutlich größeren Stellenwert ein als in vielen gewerblich-technischen oder handwerklichen Ausbildungen.

Rechnungswesen spielt beispielsweise in vielen kaufmännischen Ausbildungsberufen eine Rolle. Dazu gehören unter anderem Ausbildungen im Büro-, Industrie-, Handels-, Banken- oder Versicherungsbereich. Je nach Beruf unterscheiden sich jedoch Umfang und Schwerpunkt deutlich.

Während du in manchen Ausbildungen vor allem grundlegende Geschäftsvorgänge und Rechnungen kennenlernst, beschäftigst du dich in anderen intensiver mit Buchungen, Kostenrechnung, Jahresabschluss oder betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Maßgeblich sind die Inhalte des jeweiligen Ausbildungsberufs.

Rechnungswesen macht wirtschaftliche Vorgänge eines Unternehmens nachvollziehbar. Die Buchführung übernimmt dabei die systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle. Zu den wichtigsten Grundlagen gehören Belege, Inventur, Inventar, Bilanz, Konten, Soll und Haben sowie Buchungssätze.

Vor allem in kaufmännischen Ausbildungen wirst du diesen Begriffen regelmäßig begegnen. Wenn du das Grundprinzip verstanden hast und Geschäftsvorfälle Schritt für Schritt analysierst, werden auch komplexere Buchungsaufgaben deutlich übersichtlicher.