Bürokaufmann/-frau: Ausbildung und Einstellungstest

Die frühere Ausbildung zum Bürokaufmann beziehungsweise zur Bürokauffrau gibt es heute nicht mehr unter dieser Berufsbezeichnung. Seit 2014 ist Kaufmann/-frau für Büromanagement der offizielle Nachfolgeberuf. Er entstand aus den früheren Berufen Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachangestellte/r für Bürokommunikation. Seit dem 1. August 2025 gilt eine modernisierte Ausbildungsordnung, die unter anderem digitale Arbeitsprozesse und aktuelle Anforderungen der Büroorganisation stärker berücksichtigt. Die duale Ausbildung dauert drei Jahre und kann in Unternehmen nahezu aller Branchen, im Handwerk und im öffentlichen Dienst absolviert werden. Je nach Arbeitgeber können neben Bewerbung und Vorstellungsgespräch auch Eignungstests, strukturierte Interviews oder weitere Auswahlaufgaben vorgesehen sein.

Kaufleute für Büromanagement sorgen dafür, dass kaufmännische und organisatorische Abläufe im Unternehmen oder in einer Behörde funktionieren. Du bearbeitest Informationen, koordinierst Termine und kommunizierst mit Kunden, Kollegen, Lieferanten oder anderen Ansprechpartnern. Welche Tätigkeiten besonders wichtig sind, hängt stark vom Ausbildungsbetrieb und deinen gewählten Schwerpunkten ab. Typische Aufgaben sind:

Moderne Büroarbeit findet dabei überwiegend digital statt. Die aktuelle Ausbildungsordnung nennt Informationsmanagement, Informationsverarbeitung, bürowirtschaftliche Abläufe, Kundenbeziehungen, Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Personalaufgaben und kaufmännische Steuerung als zentrale Bereiche. Auch Datenschutz, Datensicherung, digitale Zusammenarbeit und der Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen gehören zur Ausbildung. Im öffentlichen Dienst können zusätzlich verwaltungsbezogene Aufgaben und der Umgang mit Haushaltsmitteln eine größere Rolle spielen.

Die Ausbildung zum Kaufmann beziehungsweise zur Kauffrau für Büromanagement dauert regulär drei Jahre. Sie findet dual im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Der Beruf kann in Industrie und Handel, im Handwerk sowie im öffentlichen Dienst ausgebildet werden. Für Ausbildungsverhältnisse, die seit dem 1. August 2025 beginnen, gilt die neue Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung.

Zu den zentralen Ausbildungsinhalten gehören:

Zusätzlich werden zwei von zehn Wahlqualifikationen im Ausbildungsvertrag festgelegt und jeweils über einen Richtwert von fünf Monaten vertieft. Zur Auswahl stehen beispielsweise Auftragssteuerung, kaufmännische Steuerung und Kontrolle, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft, Assistenz, Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement sowie verwaltungsbezogene Aufgaben. Für den öffentlichen Dienst gibt es unter anderem Wahlqualifikationen zu Verwaltung und Recht sowie zur Planung und Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln. Dadurch kann die Ausbildung sehr unterschiedlich auf den jeweiligen Betrieb zugeschnitten werden.

Die Abschlussprüfung besteht aus zwei Teilen. Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt und prüft das „Informationstechnische Büromanagement“. Dabei bearbeitest du einen praxisbezogenen Arbeitsauftrag mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation; die Prüfungszeit beträgt 120 Minuten und das Ergebnis zählt 25 Prozent zur Gesamtnote. In Teil 2 folgen „Kundenbeziehungsprozesse“ mit 150 Minuten und 30 Prozent Gewichtung, die „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ mit 35 Prozent sowie Wirtschafts- und Sozialkunde mit 60 Minuten und 10 Prozent. Die Fachaufgabe wird in einem 20-minütigen fallbezogenen Fachgespräch geprüft; je nach gewählter Prüfungsvariante bilden betriebliche Reports oder eine vom Prüfungsausschuss gestellte Fachaufgabe die Grundlage.

Gesetzlich ist kein bestimmter Schulabschluss für die Ausbildung vorgeschrieben. Ausbildungsbetriebe entscheiden selbst, welche schulischen Voraussetzungen sie erwarten. Deshalb findest du Stellen für Bewerber mit qualifiziertem Hauptschulabschluss ebenso wie Angebote, bei denen ein mittlerer Bildungsabschluss, Fachhochschulreife oder Abitur erwartet wird. Ein aktuelles Angebot der Malteser richtet sich beispielsweise bereits an Bewerber mit qualifiziertem beziehungsweise erweitertem Hauptschulabschluss.

Wichtig sind vor allem Organisationstalent, Sorgfalt und eine gute schriftliche sowie mündliche Ausdrucksfähigkeit. Du solltest gerne mit digitalen Anwendungen arbeiten und dich schnell in unterschiedliche Programme und betriebliche Abläufe einarbeiten können. Mathematik brauchst du beispielsweise für Rechnungen, Kalkulationstabellen und Auswertungen. Kommunikationsfähigkeit und Teamarbeit sind ebenfalls wichtig, weil du häufig mit unterschiedlichen Abteilungen, Kunden und Geschäftspartnern zusammenarbeitest. Grundkenntnisse in Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mail sind hilfreich, professionelle Kenntnisse lernst du jedoch während der Ausbildung.

Kaufleute für Büromanagement werden in nahezu allen Wirtschaftsbereichen benötigt. Du kannst beispielsweise bei Industrie- und Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben, Versicherungen, Verkehrsbetrieben, sozialen Einrichtungen, Krankenhäusern, Forschungsinstituten, Verbänden oder Dienstleistungsunternehmen arbeiten. Auch Behörden und andere Einrichtungen des Bundes, der Länder und Kommunen bilden in diesem Beruf aus. Die Ausbildungsordnung erkennt den Beruf ausdrücklich sowohl für die gewerbliche Wirtschaft als auch für den öffentlichen Dienst an.

Dadurch gibt es bundesweit eine große Auswahl an Ausbildungsstellen. Je nach Arbeitgeber arbeitest du später beispielsweise im Sekretariat, im Personalwesen, im Einkauf, im Rechnungswesen, im Kundenservice oder in der Projektorganisation. Im öffentlichen Dienst können Verwaltung, Haushaltswesen oder interne Organisation hinzukommen. Bei der Stellensuche solltest du die aktuelle Berufsbezeichnung Kaufmann/-frau für Büromanagement verwenden. Der ältere Begriff Bürokaufmann wird zwar umgangssprachlich weiterhin verwendet, ist aber seit 2014 keine eigenständige Ausbildungsbezeichnung mehr.

Nach der Ausbildung kannst du dich zunächst auf einen bestimmten kaufmännischen Bereich spezialisieren, beispielsweise Personalwesen, Einkauf, Rechnungswesen, Assistenz, Vertrieb oder Projektorganisation. Mit wachsender Berufserfahrung kannst du anspruchsvollere organisatorische Aufgaben übernehmen und beispielsweise Projekte koordinieren oder Verantwortung für bestimmte Geschäftsprozesse bekommen.

Eine passende Aufstiegsfortbildung ist der Geprüfte Fachwirt beziehungsweise die Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation. Daneben kommen je nach Tätigkeit weitere kaufmännische Fortbildungen infrage, beispielsweise im Personalwesen, Rechnungswesen oder Projektmanagement. Mit entsprechenden Zugangsvoraussetzungen kannst du außerdem ein Studium aufnehmen, etwa Betriebswirtschaftslehre, Business Administration oder Wirtschaftsmanagement. Welche Weiterbildung sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, ob du dich fachlich spezialisieren, Projekte koordinieren oder später Führungsverantwortung übernehmen möchtest.

Für die Ausbildung gibt es keinen bundesweit vorgeschriebenen Einstellungstest. Jeder Arbeitgeber entscheidet selbst, wie Bewerber ausgewählt werden. Bei kleineren Unternehmen können Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgespräch ausreichen, während größere Unternehmen und Behörden häufig stärker strukturierte Verfahren einsetzen. Beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales besteht die Auswahl für die Büromanagement-Ausbildung beispielsweise aus einem Eignungstest in der ersten Auswahlrunde und einem Vorstellungsgespräch in der zweiten Runde. Die BaFin setzt aktuell einen kognitiven Eignungstest und ein strukturiertes Interview ein.

Welche Aufgaben im Test vorkommen, hängt vom Arbeitgeber ab. Ein kognitiver Eignungstest kann beispielsweise Fähigkeiten wie Sprachverständnis, logisches Denken, rechnerisches Denken oder Konzentration erfassen, ohne dass daraus ein bundesweit einheitlicher Testkatalog entsteht. Bei einem kaufmännisch-organisatorischen Beruf sind außerdem Aufgaben zu Büroorganisation, Zahlen, Texten und Arbeitsabläufen naheliegend. Entscheidend sind immer die Informationen des konkreten Arbeitgebers. Wenn dir mit der Einladung Testbereiche genannt werden, solltest du deine Vorbereitung daran ausrichten.

Sichere Deutschkenntnisse sind im Büromanagement besonders wichtig. Du verfasst E-Mails und Geschäftsbriefe, liest Arbeitsanweisungen und bearbeitest schriftliche Kunden- und Geschäftsvorgänge. In einem Einstellungstest können deshalb Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz und Textverständnis vorkommen. Möglich sind beispielsweise Fehlertexte, Lückentexte oder Aufgaben, bei denen du Informationen aus einem Schreiben herausarbeiten musst. Im Berufsalltag kommt es außerdem darauf an, Texte adressatengerecht und verständlich zu formulieren. Die Ausbildungsordnung sieht das Formulieren und normgerechte Erstellen interner und externer Geschäftskorrespondenz ausdrücklich vor.

Mathematische Grundlagen brauchst du unter anderem beim Bearbeiten von Rechnungen, Kosten, Statistiken und Kalkulationen. Im Einstellungstest können Grundrechenarten, Brüche, Prozentrechnung, Dreisatz und einfache kaufmännische Sachaufgaben vorkommen. Auch Tabellen oder Diagramme können eingesetzt werden. In der Ausbildung lernst du ausdrücklich, Kalkulationstabellen zu erstellen, Berechnungen durchzuführen und Daten in Diagrammen darzustellen. Deshalb solltest du die schulischen Grundlagen sicher beherrschen und Ergebnisse sorgfältig kontrollieren.

Bei kognitiven Eignungstests kann auch logisches Denken eine Rolle spielen. Typische Übungsaufgaben sind beispielsweise Zahlen- und Buchstabenfolgen, Analogien oder Schlussfolgerungen. Dabei geht es weniger um kaufmännisches Fachwissen als darum, Regeln zu erkennen und Informationen strukturiert zu verarbeiten. Diese Fähigkeit brauchst du später auch beim Organisieren von Arbeitsabläufen und beim Verknüpfen unterschiedlicher Informationen. Gerade wenn ein Arbeitgeber wie die BaFin ausdrücklich einen kognitiven Eignungstest ankündigt, lohnt sich die Vorbereitung auf verschiedene Denkaufgaben. Die genaue Testgestaltung wird allerdings vom Arbeitgeber festgelegt.

Im Büromanagement arbeitest du täglich mit Terminen, Adressen, Zahlen, Rechnungen und anderen Daten. Kleine Fehler können beispielsweise zu falschen Bestellungen, fehlerhaften Rechnungen oder Terminproblemen führen. In Auswahltests sind deshalb Aufgaben denkbar, bei denen du ähnliche Zahlen, Zeichen oder Datensätze vergleichen und Fehler erkennen musst. Häufig steht dafür nur begrenzte Bearbeitungszeit zur Verfügung. Wichtig ist dann eine gute Balance zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit. Trainiere deshalb, Informationen systematisch zu kontrollieren, anstatt nur möglichst schnell vorzugehen.

Organisation gehört unmittelbar zum Berufsbild. Du koordinierst beispielsweise Termine, Besprechungen, Aufgaben und Informationen und musst häufig mehrere Vorgänge gleichzeitig im Blick behalten. In einem Auswahlverfahren können deshalb Aufgaben vorkommen, bei denen du Prioritäten setzen, Termine sinnvoll planen oder unterschiedliche Arbeitsaufträge ordnen musst. Auch Fallfragen sind möglich, etwa wenn mehrere dringende Anfragen gleichzeitig eingehen. Dabei kommt es darauf an, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und deine Entscheidung nachvollziehbar zu begründen. Solche Fähigkeiten werden spätestens im strukturierten Interview oder in anderen praktischen Auswahlübungen sichtbar.

Du musst vor Ausbildungsbeginn noch kein kaufmännischer Profi sein. Trotzdem ist es hilfreich, grundlegende Begriffe wie Rechnung, Angebot, Bestellung, Kosten, Umsatz oder Personalwesen einordnen zu können. Informiere dich außerdem über den Arbeitgeber und über die Aufgaben, die Kaufleute für Büromanagement dort übernehmen. Bei einer Bewerbung bei einer Behörde solltest du beispielsweise wissen, welche Aufgaben die Einrichtung erfüllt. In einem Unternehmen solltest du zumindest dessen Produkte oder Dienstleistungen und wichtige Geschäftsbereiche kennen. Damit kannst du im Auswahlverfahren zeigen, dass du dich bewusst für den Ausbildungsplatz entschieden hast.

Kaufleute für Büromanagement stehen regelmäßig mit Kunden, Kollegen, Lieferanten oder Bürgern in Kontakt. Im Auswahlverfahren kann deshalb geprüft werden, wie du mit typischen Gesprächssituationen umgehst. Möglich sind beispielsweise Fragen zu einem verärgerten Anrufer, einem Missverständnis im Team oder mehreren gleichzeitig eintreffenden Aufgaben. Gefragt sind Freundlichkeit, gutes Zuhören und eine sachliche, lösungsorientierte Vorgehensweise. Bei strukturierten Interviews, wie sie beispielsweise die BaFin einsetzt, solltest du außerdem deine bisherigen Erfahrungen anhand konkreter Situationen erklären können.

Im Vorstellungsgespräch solltest du erklären können, warum du dich für Büromanagement interessierst und warum du gerade bei diesem Arbeitgeber eine Ausbildung machen möchtest. Eine allgemeine Aussage wie „Ich arbeite gerne im Büro“ ist dafür wenig aussagekräftig. Besser ist es, wenn du konkrete Aspekte nennst, beispielsweise Organisation, Kundenkontakt, digitale Arbeit, Personal, Rechnungswesen oder Projektorganisation. Informiere dich außerdem über das Unternehmen beziehungsweise die Behörde und über die angebotenen Wahlqualifikationen oder Ausbildungsstationen. Praktika, Nebenjobs, Schulprojekte oder Erfahrungen mit Organisation und Teamarbeit liefern gute Beispiele für deine Fähigkeiten. Bei Arbeitgebern wie dem BMAS folgt das Vorstellungsgespräch ausdrücklich erst nach erfolgreichem Eignungstest, während die BaFin ein strukturiertes Interview einsetzt.

Informiere dich zunächst auf der Karriereseite deines Wunschbetriebs, wie das konkrete Auswahlverfahren aufgebaut ist. Wenn ein Eignungstest angekündigt wird, solltest du besonders Deutsch, Mathematik, logisches Denken, Konzentration und organisatorische Aufgaben trainieren. Wiederhole Prozentrechnung, Dreisatz und einfache kaufmännische Rechnungen und übe gleichzeitig das genaue Lesen kurzer Texte und Arbeitsanweisungen. Für den Bürobereich sind außerdem Aufgaben sinnvoll, bei denen du Termine ordnest, Prioritäten setzt oder Informationen aus Tabellen und E-Mails verarbeitest. Bearbeite einen Teil der Übungen unter Zeitvorgabe, damit du dich an konzentriertes Arbeiten bei begrenzter Bearbeitungszeit gewöhnst. Bereite parallel deine Motivation und konkrete Beispiele für Organisation, Teamarbeit und Kommunikation vor, da nach dem Test häufig ein persönliches oder strukturiertes Interview folgt.