Personaldienstleistungskaufmann/-frau: Ausbildung und Einstellungstest

Als Personaldienstleistungskaufmann oder Personaldienstleistungskauffrau bringst du Unternehmen und passende Arbeitskräfte zusammen. Du suchst Bewerber, führst Gespräche, vergleichst Qualifikationen mit Stellenanforderungen und organisierst Personaleinsätze. Gleichzeitig betreust du Mitarbeiter und Kunden, bearbeitest Verträge und Personalunterlagen und übernimmst kaufmännische Aufgaben. Die duale Ausbildung dauert drei Jahre.

Für den Beruf brauchst du Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und kaufmännisches Verständnis. Auch Diskretion ist wichtig, weil du täglich mit persönlichen Daten und vertraulichen Informationen arbeitest. Einen bundesweit einheitlichen Einstellungstest gibt es nicht. Je nach Ausbildungsunternehmen können neben Bewerbung und Vorstellungsgespräch auch Online- oder Eignungstests zum Auswahlverfahren gehören.

Personaldienstleistungskaufleute kümmern sich um viele Aufgaben rund um Personalgewinnung, Personaleinsatz und Kundenbetreuung. Besonders bei Personaldienstleistungsunternehmen arbeitest du gleichzeitig mit Bewerbern, Beschäftigten und Unternehmen zusammen, die Personal benötigen.

Zu deinen typischen Aufgaben gehören:

Der Beruf verbindet Personalwesen und kaufmännische Arbeit mit viel Kommunikation. du sitzt daher nicht ausschließlich vor Personalakten oder Tabellen. Ein großer Teil des Arbeitsalltags besteht aus Telefonaten, Gesprächen mit Bewerbern und Mitarbeitern sowie der Abstimmung mit Kundenunternehmen.

Die Ausbildung dauert regulär drei Jahre beziehungsweise 36 Monate und findet dual im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Im Unternehmen lernst du die praktische Personalarbeit kennen, während dir die Berufsschule unter anderem wirtschaftliche, rechtliche und kaufmännische Grundlagen vermittelt.

Zu den wichtigsten Ausbildungsinhalten gehören:

Zu Beginn der Ausbildung lernst du zunächst den Betrieb, verschiedene Personaldienstleistungen und grundlegende kaufmännische Abläufe kennen. du beschäftigst dich mit dem Arbeitsmarkt, Bewerbungen und der Personalsachbearbeitung. Mit zunehmender Erfahrung übernimmst du selbstständig Aufgaben im Recruiting und in der Betreuung von Mitarbeitern.

Später werden auch Kundenbetreuung und Vertrieb wichtiger. du analysierst den Personalbedarf eines Unternehmens, erstellst passende Angebote und suchst geeignete Bewerber für offene Stellen. Gleichzeitig lernst du, Personaleinsätze zu koordinieren und arbeitsrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen.

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet eine Zwischenprüfung statt. Sie behandelt den Personaldienstleistungsmarkt und die Personalsachbearbeitung und dauert 120 Minuten. Am Ende der Ausbildung folgt die Abschlussprüfung mit schriftlichen Aufgaben und fallbezogenen Fachgesprächen. Im Mittelpunkt stehen personalwirtschaftliche Prozesse, Auftragsbearbeitung sowie Personal- und Kundenberatung.

Gesetzlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Die Ausbildungsunternehmen entscheiden selbst, welche schulischen Voraussetzungen sie erwarten. In aktuellen Ausbildungsstellen werden häufig ein mittlerer Bildungsabschluss, Fachabitur oder Abitur genannt.

Besonders wichtig sind:

Hilfreiche Schulfächer sind vor allem Deutsch, Mathematik, Wirtschaft beziehungsweise Recht und Englisch. Deutsch brauchst du beispielsweise für Stellenanzeigen, E-Mails, Beratungsgespräche und Vertragsunterlagen. Mathematik spielt bei Entgeltabrechnungen, Angeboten und anderen kaufmännischen Berechnungen eine Rolle.

Du solltest außerdem kein Problem damit haben, aktiv auf andere Menschen zuzugehen. In der Personaldienstleistung telefonierst du häufig mit Bewerbern, Beschäftigten und Kunden. Gleichzeitig musst du auch schwierige Gespräche professionell führen können.

Personaldienstleistungskaufleute arbeiten hauptsächlich dort, wo Personal gesucht, vermittelt, eingesetzt oder verwaltet wird. Besonders typisch sind Unternehmen der Personaldienstleistungsbranche.

Mögliche Arbeitgeber sind:

Im Personaldienstleistungsunternehmen betreust du häufig gleichzeitig Bewerber, Beschäftigte und Kundenunternehmen. In einer internen Personalabteilung konzentrierst du dich dagegen stärker auf die Mitarbeiter und den Personalbedarf des eigenen Unternehmens.

Gearbeitet wird überwiegend in Büros und Besprechungsräumen. Termine bei Kundenunternehmen können ebenfalls dazugehören. Je nach Arbeitgeber ist auch mobiles Arbeiten möglich.

Ausbildungsplätze findest du sowohl bei großen Personaldienstleistern als auch bei regionalen und spezialisierten Personalfirmen. Informiere dich vor deiner Bewerbung genau darüber, ob der Betrieb hauptsächlich Arbeitnehmerüberlassung, Personalvermittlung, Recruiting oder weitere HR-Dienstleistungen anbietet.

Nach der Ausbildung kannst du in verschiedenen Bereichen der Personalarbeit tätig werden. Typische Entwicklungsmöglichkeiten gibt es beispielsweise in Recruiting, Personalbetreuung, Disposition, Vertrieb oder Personalsachbearbeitung.

Mit Berufserfahrung kannst du unter anderem Aufgaben übernehmen als:

Eine passende Aufstiegsfortbildung ist der Geprüfte Personalfachkaufmann beziehungsweise die Geprüfte Personalfachkauffrau. Damit kannst du dich für verantwortungsvollere Aufgaben in Personalwirtschaft, Personalplanung, Personalmarketing und Personalentwicklung qualifizieren.

Eine weitere Möglichkeit ist die Fortbildung zum Geprüften Personaldienstleistungsfachwirt beziehungsweise zur Geprüften Personaldienstleistungsfachwirtin. Mit entsprechender Hochschulzugangsberechtigung kommen außerdem Studiengänge wie Personalmanagement, Human Resource Management oder Betriebswirtschaftslehre infrage.

Für die Ausbildung gibt es keinen bundesweit einheitlichen oder vorgeschriebenen Einstellungstest. Jeder Arbeitgeber entscheidet selbst, wie Bewerber ausgewählt werden.

Ein mögliches Auswahlverfahren kann beispielsweise aus folgenden Schritten bestehen:

Nicht jeder Betrieb nutzt einen Test. Besonders bei kleineren Personaldienstleistern können die Bewerbungsunterlagen und ein persönliches Gespräch ausreichen. Größere Unternehmen können zusätzliche Auswahlstufen einsetzen.

Wenn ein allgemeiner Eignungstest durchgeführt wird, sind insbesondere sprachliche, mathematische und organisatorische Fähigkeiten sinnvolle Vorbereitungsschwerpunkte.

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sind für Personaldienstleistungskaufleute besonders wichtig. du formulierst Stellenanzeigen und E-Mails, führst Bewerbungsgespräche und erklärst Mitarbeitern oder Kunden unterschiedliche Sachverhalte.

In einem Einstellungstest können deshalb Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz oder Textverständnis geprüft werden. Auch Aufgaben mit geschäftlichen E-Mails oder kurzen Informationstexten sind denkbar.

Besonders wichtig ist, Aussagen genau zu erfassen. Bei Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen oder Kundenanforderungen dürfen entscheidende Informationen nicht übersehen werden.

Auch im Vorstellungsgespräch wird darauf geachtet, ob du dich verständlich und professionell ausdrücken kannst.

Personaldienstleistungskaufleute arbeiten auch mit Zahlen. Beispielsweise müssen Arbeitszeiten, Entgelte, Kosten und Angebote nachvollzogen oder berechnet werden.

Mögliche Testbereiche sind:

Höhere Mathematik wird normalerweise nicht erwartet. Wichtig ist, dass du die schulischen Grundlagen sicher beherrschst und kaufmännische Sachaufgaben sorgfältig lösen kannst.

Besonders bei Tabellen solltest du üben, Informationen schnell zu finden und richtig miteinander zu vergleichen.

Allgemeine Eignungstests können auch logische Aufgaben enthalten. Dabei werden beispielsweise Zahlenreihen, Analogien, Zuordnungen oder Schlussfolgerungen geprüft.

Diese Fähigkeit brauchst du auch im Berufsalltag. Wenn ein Kundenunternehmen bestimmte Kenntnisse, Arbeitszeiten und Qualifikationen verlangt, musst du beurteilen, welche Bewerber zu diesem Profil passen.

Gehe deshalb systematisch vor und prüfe alle vorhandenen Informationen. Gerade beim Abgleich von Stellen- und Bewerberprofilen können mehrere Anforderungen gleichzeitig entscheidend sein.

In der Personalarbeit hast du mit Namen, Arbeitszeiten, Vertragsdaten, Entgeltangaben und anderen sensiblen Informationen zu tun. Fehler können für Mitarbeiter und Unternehmen erhebliche Folgen haben.

In einem Einstellungstest sind deshalb Konzentrationsaufgaben mit Zahlen, Buchstaben, Namen oder Datensätzen denkbar. Dabei musst du kleine Unterschiede erkennen und Informationen zuverlässig abgleichen.

Auch längere Aufgabenserien können prüfen, ob du deine Genauigkeit unter Zeitdruck beibehältst. Arbeite deshalb nicht ausschließlich auf Geschwindigkeit.

Sorgfalt ist im späteren Beruf unter anderem bei Personalakten, Verträgen und Abrechnungen unverzichtbar.

Der Beruf verbindet Personalwesen mit kaufmännischen und rechtlichen Themen. Umfangreiches Arbeitsrecht musst du vor Beginn der Ausbildung noch nicht beherrschen.

Ein möglicher Einstellungstest kann aber einfache Fragen zu Wirtschaft und Arbeitswelt enthalten. Dazu gehören beispielsweise Grundlagen zu Unternehmen, Arbeitsverträgen, Lohn und Gehalt oder wirtschaftlichen Zusammenhängen.

Während der Ausbildung beschäftigst du dich deutlich intensiver mit Arbeits-, Sozial- und Tarifrecht. Besonders in der Personaldienstleistung müssen rechtliche Vorgaben beim Personaleinsatz zuverlässig beachtet werden.

Für das Vorstellungsgespräch solltest du zumindest erklären können, was ein Personaldienstleistungsunternehmen grundsätzlich macht.

Personaldienstleistungskaufleute koordinieren oft mehrere Vorgänge gleichzeitig. Ein Bewerber wartet auf Rückmeldung, ein Mitarbeiter benötigt Informationen und ein Kundenunternehmen sucht kurzfristig zusätzliches Personal.

Im Auswahlverfahren können deshalb Organisationsaufgaben vorkommen. Dabei musst du beispielsweise Termine priorisieren oder mehrere Bedingungen zu einem sinnvollen Ablauf zusammenführen.

Wichtig ist, dringende und wichtige Aufgaben voneinander zu unterscheiden. Gleichzeitig darfst du weniger dringende Vorgänge nicht vollständig vergessen.

Auch im Vorstellungsgespräch können Fragen dazu gestellt werden, wie du mit mehreren gleichzeitig anfallenden Aufgaben umgehst.

Kommunikation gehört zu den wichtigsten Bestandteilen des Berufs. Personaldienstleistungskaufleute sprechen mit Bewerbern, Mitarbeitern und Unternehmen, deren Interessen nicht immer identisch sind.

Im Auswahlverfahren können dir deshalb typische Gesprächssituationen beschrieben werden. Beispielsweise könnte ein Bewerber enttäuscht über eine Absage sein oder ein Kunde kurzfristig zusätzliches Personal verlangen.

Wichtig ist, professionell zu bleiben, genau zuzuhören und nach einer realistischen Lösung zu suchen. Gleichzeitig musst du klare Aussagen treffen können und darfst keine Versprechen machen, die sich nicht einhalten lassen.

Ein freundliches Auftreten allein reicht deshalb nicht. Gute Personaldienstleister müssen auch schwierige Gespräche sachlich und respektvoll führen können.

Im Vorstellungsgespräch solltest du erklären können, warum dich gerade die Verbindung aus Personal, Kommunikation und kaufmännischer Arbeit interessiert. Die Aussage „Ich arbeite gerne mit Menschen“ ist dafür noch zu allgemein.

Personaldienstleistung bedeutet auch, Stellen zu besetzen, Kunden zu betreuen, Verträge zu bearbeiten und teilweise vertriebliche Aufgaben zu übernehmen. du solltest deshalb zeigen, dass du sowohl am Umgang mit Menschen als auch an wirtschaftlichen Abläufen interessiert bist.

Informiere dich über deinen Wunschbetrieb. Handelt es sich hauptsächlich um Arbeitnehmerüberlassung, direkte Personalvermittlung, Recruiting oder Personalberatung? Welche Branchen und Berufe betreut das Unternehmen?

Bereite außerdem Beispiele für Organisation, Kommunikation und Verantwortungsbewusstsein vor. Erfahrungen aus Schule, Praktikum, Nebenjob oder Verein können dafür gut geeignet sein. Da du später häufig telefonierst und Gespräche führst, sind ein offenes Auftreten und eine klare Ausdrucksweise besonders wichtig.

Prüfe zuerst, ob dein Wunschunternehmen überhaupt einen Einstellungstest einsetzt. Einen verbindlichen Test für die Ausbildung gibt es nicht.

Wenn ein Test angekündigt wurde, solltest du besonders folgende Bereiche trainieren:

Wiederhole Prozentrechnung, Dreisatz und einfache kaufmännische Berechnungen. Trainiere außerdem Texte, Tabellen und Konzentrationsaufgaben unter Zeitvorgabe.

Beschäftige dich zusätzlich mit dem Unternehmen und der Personaldienstleistungsbranche. Für das Vorstellungsgespräch solltest du erklären können, wie Personalgewinnung und -vermittlung funktionieren und warum dir die Kombination aus Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und Kundenkontakt liegt.