Veranstaltungskaufmann/-frau: Ausbildung und Einstellungstest

Als Veranstaltungskaufmann oder Veranstaltungskauffrau planst und organisierst du Messen, Kongresse, Konzerte, Firmenveranstaltungen und andere Events. Du entwickelst Konzepte, kalkulierst Kosten, koordinierst Dienstleister und sorgst dafür, dass am Veranstaltungstag möglichst alles nach Plan läuft. Gleichzeitig gehören Marketing, Kundenbetreuung, Rechnungswesen und die Nachbereitung von Veranstaltungen zum Beruf. Die duale Ausbildung dauert drei Jahre.

Für den Beruf brauchst du vor allem Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und kaufmännisches Verständnis. Auch Flexibilität ist wichtig, denn kurz vor oder während einer Veranstaltung kann sich jederzeit etwas ändern. Einen bundesweit einheitlichen Einstellungstest gibt es nicht. Je nach Arbeitgeber können neben Bewerbung und Vorstellungsgespräch auch Online-Tests, Kennenlerntage oder weitere Auswahlaufgaben eingesetzt werden.

Veranstaltungskaufleute begleiten Events häufig von der ersten Idee bis zur abschließenden Abrechnung. Du klärst mit Kunden, was sie sich vorstellen, entwickelst ein passendes Konzept und prüfst, wie sich die Veranstaltung organisatorisch und finanziell umsetzen lässt.

Zu deinen typischen Aufgaben gehören:

Dabei arbeitest du mit vielen unterschiedlichen Personen zusammen, beispielsweise Kunden, Technikern, Caterern, Künstlern, Messebauern, Sicherheitsdiensten oder Behörden. Besonders an Veranstaltungstagen musst du auch unter Zeitdruck den Überblick behalten.

Der Beruf ist deshalb nicht nur kreativ. Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Organisation, Kommunikation und kaufmännischer Planung. Veranstaltungen müssen nicht nur gut aussehen und reibungslos funktionieren, sondern auch wirtschaftlich durchgeführt werden.

Die Ausbildung dauert regulär drei Jahre beziehungsweise 36 Monate und findet dual im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Du lernst also sowohl den praktischen Veranstaltungsalltag als auch kaufmännische und wirtschaftliche Grundlagen kennen.

Zu den wichtigsten Ausbildungsinhalten gehören:

Zu Beginn lernst du häufig zunächst den Ausbildungsbetrieb, kaufmännische Abläufe, Kundenkommunikation und Grundlagen des Rechnungswesens kennen. Im weiteren Verlauf übernimmst du zunehmend Aufgaben bei echten Veranstaltungen. Du erstellst beispielsweise Zeitpläne, holst Angebote ein, arbeitest an Marketingmaßnahmen mit oder betreust Kunden und Dienstleister.

Später geht es verstärkt darum, Veranstaltungen als vollständige Projekte zu betrachten. Du verbindest Konzeption, Budget, Marketing, Technik, Personal und organisatorische Abläufe miteinander. Je nach Ausbildungsbetrieb kannst du beispielsweise bei Messen, Kongressen, Konzerten, Kulturveranstaltungen oder Firmenveranstaltungen mitarbeiten.

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet eine schriftliche Zwischenprüfung statt. Am Ende folgt die Abschlussprüfung mit den Bereichen Veranstaltungswirtschaft, Veranstaltungsorganisation und Wirtschafts- und Sozialkunde sowie einem fallbezogenen Fachgespräch. Dabei musst du zeigen, dass du typische Situationen aus der Veranstaltungsbranche kaufmännisch und organisatorisch beurteilen kannst.

Gesetzlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Die Ausbildungsbetriebe entscheiden selbst, welche schulischen Voraussetzungen sie verlangen. In der Praxis wird häufig ein mittlerer Bildungsabschluss oder eine Hochschulzugangsberechtigung erwartet. Die Messe Frankfurt verlangt für ihre Ausbildung beispielsweise mindestens die mittlere Reife oder einen vergleichbaren Abschluss.

Besonders wichtig sind:

Hilfreiche Schulfächer sind vor allem Deutsch, Mathematik, Englisch und Wirtschaft. Mathematik brauchst du beispielsweise für Kalkulationen, Budgets und Kostenkontrolle. Deutsch ist für Angebote, E-Mails, Präsentationen und Kundenkommunikation wichtig.

Englisch kann in der Veranstaltungsbranche ebenfalls eine große Rolle spielen, besonders bei internationalen Messen und Kongressen. Außerdem solltest du sicher mit digitalen Anwendungen umgehen können. Tabellenkalkulation, Präsentationen, Terminplanung und digitale Kommunikation gehören für viele Veranstaltungskaufleute zum Alltag.

Veranstaltungskaufleute können in sehr unterschiedlichen Bereichen arbeiten. Entscheidend ist, dass ein Unternehmen oder eine Organisation regelmäßig Veranstaltungen plant und durchführt.

Typische Arbeitgeber sind:

Dein Arbeitsplatz befindet sich nicht ausschließlich im Büro. Während der Planung arbeitest du viel am Computer, telefonierst und führst Besprechungen. Vor und während einer Veranstaltung bist du dagegen häufig in Messehallen, Kongresszentren, Hotels, Veranstaltungsräumen oder bei Open-Air-Events unterwegs.

Ausbildungsplätze findest du sowohl bei spezialisierten Eventagenturen als auch bei großen Messegesellschaften und anderen Veranstaltern. Informiere dich vor deiner Bewerbung genau darüber, welche Arten von Veranstaltungen der Betrieb organisiert. Dadurch kannst du im Vorstellungsgespräch wesentlich konkreter erklären, warum du gerade dort arbeiten möchtest.

Nach der Ausbildung kannst du dich auf bestimmte Bereiche der Veranstaltungsorganisation spezialisieren. Möglichkeiten bestehen beispielsweise in Projektmanagement, Messeorganisation, Marketing, Vertrieb, Kongressplanung oder Kundenbetreuung.

Eine wichtige Aufstiegsfortbildung ist der Geprüfte Veranstaltungsfachwirt beziehungsweise die Geprüfte Veranstaltungsfachwirtin. Diese Qualifikation richtet sich unter anderem an Veranstaltungskaufleute mit entsprechender Berufspraxis und bereitet auf anspruchsvollere Aufgaben bei Planung, Steuerung und Kontrolle von Veranstaltungen vor.

Mit Berufserfahrung kannst du beispielsweise Tätigkeiten übernehmen als:

Mit entsprechender Hochschulzugangsberechtigung kommt außerdem ein Studium infrage, beispielsweise Eventmanagement, Messe-, Kongress- und Eventmanagement, Betriebswirtschaft oder Marketing.

Für die Ausbildung gibt es keinen bundesweit einheitlichen oder vorgeschriebenen Einstellungstest. Jeder Arbeitgeber entscheidet selbst, wie er seine Bewerber auswählt.

Bei kleineren Veranstaltungsagenturen kann ein klassisches Verfahren aus Bewerbungsunterlagen und Vorstellungsgespräch ausreichen. Größere Unternehmen können zusätzliche Online-Tests, Auswahltage oder Gruppenaufgaben einsetzen.

Die Messe Frankfurt arbeitet aktuell beispielsweise mit einer Vorauswahl anhand der Bewerbung. Anschließend werden geeignete Bewerber je nach Ausbildungsberuf zu einem Kennenlerntag oder Kennenlerngespräch eingeladen. Ein allgemeiner standardisierter Einstellungstest wird dort für die Veranstaltungskaufmann-Ausbildung nicht als verpflichtender Auswahlbaustein genannt.

Wenn dein Wunschunternehmen einen Eignungs- oder Online-Test einsetzt, sind insbesondere kaufmännische, sprachliche und organisatorische Fähigkeiten sinnvolle Vorbereitungsschwerpunkte.

Veranstaltungen müssen innerhalb eines festgelegten Budgets geplant werden. Deshalb gehört der Umgang mit Zahlen zum Berufsalltag.

In einem Einstellungstest können beispielsweise folgende Bereiche vorkommen:

Denkbar wäre beispielsweise, verschiedene Angebote miteinander zu vergleichen oder zu berechnen, wie hoch die Kosten pro Teilnehmer sind. Höhere Mathematik ist normalerweise nicht erforderlich.

Wichtig ist vor allem, Zahlen sorgfältig zu verarbeiten. Ein Fehler bei einer Kostenkalkulation kann dazu führen, dass das geplante Budget nicht eingehalten wird.

Veranstaltungskaufleute kommunizieren ständig mit Kunden, Kollegen und Dienstleistern. Gute Deutschkenntnisse sind deshalb besonders wichtig.

In einem Einstellungstest können Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz oder Textverständnis vorkommen. Auch Aufgaben mit E-Mails, Angeboten oder kurzen Geschäftsbriefen sind denkbar.

Im Berufsalltag musst du Informationen klar und eindeutig weitergeben. Ein Missverständnis bei Uhrzeiten, Liefermengen oder technischen Anforderungen kann kurz vor einer Veranstaltung erhebliche Probleme verursachen.

Internationale Kommunikation gehört besonders bei Messen, Kongressen und größeren Veranstaltungen häufig zum Arbeitsalltag. Deshalb achten manche Ausbildungsbetriebe auf gute Englischkenntnisse.

In einem Einstellungstest sind beispielsweise Wortschatz, Grammatik oder das Verständnis kurzer englischer Texte denkbar. Auch einfache geschäftliche Situationen können vorkommen.

Du musst vor Ausbildungsbeginn noch kein perfektes Business-Englisch sprechen. Gute schulische Grundlagen sind aber besonders bei international tätigen Veranstaltern von Vorteil.

Bei einer Veranstaltung greifen viele einzelne Abläufe ineinander. Technik, Catering, Personal, Aufbau und Programm müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein.

In einem Einstellungstest können deshalb Logik- oder Organisationsaufgaben vorkommen. Beispielsweise musst du Informationen in die richtige Reihenfolge bringen, Termine koordinieren oder aus mehreren Bedingungen einen passenden Ablauf ableiten.

Auch klassische Zahlen- und Figurenfolgen oder Schlussfolgerungsaufgaben sind bei allgemeinen Eignungstests möglich. Entscheidend ist, strukturiert vorzugehen und den Überblick zu behalten.

Veranstaltungskaufleute arbeiten mit Terminen, Preisen, Verträgen, Teilnehmerzahlen und vielen organisatorischen Details. Schon eine falsch übertragene Uhrzeit oder Zahl kann größere Auswirkungen haben.

In einem möglichen Einstellungstest können deshalb Aufgaben vorkommen, bei denen du Daten, Zeichen oder Tabellen vergleichen musst. Auch längere Aufgaben unter Zeitdruck sind denkbar.

Gerade bei Veranstaltungen ist häufig schnelles Arbeiten erforderlich. Trotzdem darfst du wichtige Details nicht übersehen. Trainiere deshalb Geschwindigkeit und Genauigkeit gleichermaßen.

Organisationstalent gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten des Berufs. Ein Arbeitgeber kann dir deshalb eine einfache Planungssituation vorgeben.

Du könntest beispielsweise mehrere Aufgaben, Termine oder Dienstleister koordinieren müssen. Dabei gilt es zu erkennen, welche Aufgaben voneinander abhängen und was zuerst erledigt werden muss.

Auch kurzfristige Änderungen sind typisch für die Veranstaltungsbranche. Wenn beispielsweise ein Lieferant ausfällt, solltest du nicht in Panik geraten, sondern mögliche Alternativen prüfen und strukturiert handeln.

Veranstaltungskaufleute arbeiten intensiv mit Kunden und Geschäftspartnern zusammen. Deshalb können persönliche Auswahlverfahren auch prüfen, wie du kommunizierst und auf andere Menschen eingehst.

Denkbar sind Situationen mit einem unzufriedenen Kunden, kurzfristigen Änderungswünschen oder unterschiedlichen Vorstellungen innerhalb eines Projekts. Wichtig ist, ruhig zuzuhören und nach einer realistischen Lösung zu suchen.

Kundenorientierung bedeutet dabei nicht, jeden Wunsch ungeprüft umzusetzen. Kosten, Sicherheit, vertragliche Regelungen und organisatorische Möglichkeiten müssen weiterhin berücksichtigt werden.

Im Vorstellungsgespräch solltest du erklären können, warum dich gerade die Kombination aus Veranstaltungsorganisation und kaufmännischer Arbeit interessiert. Die Aussage „Ich gehe gerne auf Veranstaltungen“ ist als Motivation zu wenig, denn der Berufsalltag findet größtenteils hinter den Kulissen statt.

Gute Gründe können beispielsweise Interesse an Organisation, Projektarbeit, Kundenkontakt, Marketing und wirtschaftlicher Planung sein. Du solltest auch zeigen, dass dir bewusst ist, wie viel Vorbereitung hinter einem erfolgreichen Event steckt.

Informiere dich über deinen Wunschbetrieb. Eine Messegesellschaft organisiert andere Veranstaltungen als eine Konzertagentur, ein Hotel oder eine kommunale Kulturverwaltung. Kenne einige Veranstaltungen des Arbeitgebers und überlege dir, was dich daran besonders interessiert.

Bereite außerdem Beispiele vor, die dein Organisationstalent zeigen. Das kann die Planung einer Schulveranstaltung, einer Vereinsaktivität, eines privaten Projekts oder eine Aufgabe aus einem Praktikum sein. Wichtig ist, dass du erklären kannst, wie du geplant, Probleme gelöst und mit anderen zusammengearbeitet hast.

Informiere dich zuerst darüber, wie das Auswahlverfahren deines Wunschunternehmens tatsächlich aufgebaut ist. Nicht jeder Ausbildungsbetrieb führt einen Einstellungstest durch.

Wenn ein Test angekündigt wurde, solltest du insbesondere folgende Bereiche trainieren:

Übe Aufgaben mit Prozenten, Dreisatz, Kosten und Tabellen. Trainiere außerdem Texte, sprachliche Aufgaben und einfache Planungssituationen unter Zeitvorgabe.

Beschäftige dich parallel mit dem Unternehmen und seinen Veranstaltungen. Für das Vorstellungsgespräch solltest du erklären können, was Veranstaltungskaufleute tatsächlich machen und warum du dich gerade für diesen Ausbildungsbetrieb entschieden hast.