Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r: Ausbildung und Einstellungstest

Als Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r, kurz PKA, kümmerst du dich vor allem um die kaufmännischen und organisatorischen Abläufe einer Apotheke. du bestellst Waren, kontrollierst Lieferungen, überwachst Lagerbestände, bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei Marketing und Warenpräsentation. Gleichzeitig kennst du dich mit Arzneimitteln, Medizinprodukten und anderen Apothekenwaren so weit aus, wie es für Warenwirtschaft, Lagerung und deine weiteren Aufgaben erforderlich ist. Die duale Ausbildung dauert drei Jahre.

Der Beruf verbindet kaufmännische Arbeit mit dem Gesundheitsbereich. du solltest deshalb sowohl mit Zahlen und Warenwirtschaft als auch mit Kundenkontakt und sorgfältigem Arbeiten umgehen können. Einen bundesweit einheitlichen Einstellungstest für PKA gibt es nicht. Apotheken und andere Ausbildungsbetriebe entscheiden selbst, wie sie ihre Bewerber auswählen.

PKA sorgen dafür, dass im Hintergrund einer Apotheke alles reibungslos funktioniert. Ein besonders wichtiger Bereich ist die Warenwirtschaft: Arzneimittel und andere Produkte müssen rechtzeitig bestellt, richtig angenommen und entsprechend den gesetzlichen und produktspezifischen Anforderungen gelagert werden.

Zu deinen typischen Aufgaben gehören:

Wichtig ist die Abgrenzung zum pharmazeutischen Personal. PKA gehören zum nichtpharmazeutischen Personal einer Apotheke. Sie dürfen Kunden beispielsweise zu Kosmetik, Verbandmitteln oder bestimmten Medizinprodukten beraten und diese verkaufen, aber keine Arzneimittelberatung und Arzneimittelabgabe übernehmen.

Unter Aufsicht eines Apothekers dürfen PKA bei bestimmten Arbeiten rund um Arzneimittel unterstützen. Dazu gehören beispielsweise Abfüllen, Abpacken oder Kennzeichnen sowie vorbereitende Tätigkeiten. Der Schwerpunkt des Berufs bleibt jedoch eindeutig kaufmännisch und organisatorisch.

Die Ausbildung dauert regulär drei Jahre beziehungsweise 36 Monate. Sie findet dual im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Typischer Ausbildungsbetrieb ist eine öffentliche Apotheke, möglich sind aber auch andere geeignete Ausbildungsstätten.

Zu den wichtigsten Ausbildungsinhalten gehören:

Zu Beginn lernst du vor allem die Abläufe der Apotheke und das Warensortiment kennen. du bestellst Produkte, kontrollierst Lieferungen und beschäftigst dich damit, wie Arzneimittel und andere Waren gelagert werden müssen. Gleichzeitig lernst du kaufmännische Grundlagen und den Umgang mit apothekenspezifischer Software.

Im weiteren Verlauf werden Preisbildung, Abrechnung, Marketing und Kundenkommunikation wichtiger. Außerdem beschäftigst du dich mit rechtlichen Vorschriften und lernst, apothekenübliche Waren und Medizinprodukte fachgerecht zu präsentieren und zu verkaufen.

Zum Anfang des zweiten Ausbildungsjahres ist eine Zwischenprüfung vorgesehen. Sie beschäftigt sich mit der Beschaffung von Arzneimitteln und apothekenüblichen Waren sowie der Preisbildung. Die Abschlussprüfung am Ende der Ausbildung umfasst unter anderem Geschäfts- und Leistungsprozesse, Warensortiment, Warenwirtschaft, Wirtschafts- und Sozialkunde sowie ein simuliertes Beratungsgespräch.

Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Ausbildungsapotheken können selbst entscheiden, welche schulischen Voraussetzungen sie erwarten. In der Praxis beginnen viele Auszubildende mit Hauptschulabschluss oder mittlerem Bildungsabschluss.

Besonders wichtig sind:

Hilfreiche Schulfächer sind insbesondere Mathematik, Deutsch, Chemie und Wirtschaft. Mathematik brauchst du beispielsweise beim Prüfen von Rechnungen, bei Preisberechnungen und in der Warenwirtschaft. Deutsch ist für Kundenkontakt, Telefonate und Schriftverkehr wichtig.

Chemiekenntnisse helfen dir beim sicheren Umgang mit Stoffen und Chemikalien. du musst allerdings vor Ausbildungsbeginn kein pharmazeutisches Fachwissen besitzen. Die notwendigen Kenntnisse lernst du während der Ausbildung.

Der klassische Arbeitsplatz für PKA ist die öffentliche Apotheke. Dort arbeitest du häufig im Verkaufsbereich, im Büro und im Warenlager.

Nach der Ausbildung kommen außerdem Beschäftigungen infrage bei:

Die Aufgaben können sich je nach Arbeitsplatz deutlich unterscheiden. In einer öffentlichen Apotheke hast du beispielsweise mehr direkten Kundenkontakt. In einer Krankenhausapotheke oder im pharmazeutischen Großhandel können Warenwirtschaft, Logistik und Beschaffung stärker im Mittelpunkt stehen.

Für einen klassischen Ausbildungsplatz solltest du dich vor allem bei Apotheken in deiner Region umsehen. Ein Praktikum kann dir vorher zeigen, wie viel des Berufs aus Organisation, Warenwirtschaft und kaufmännischer Arbeit besteht.

Nach der Ausbildung kannst du dich innerhalb des kaufmännischen Apothekenbereichs weiter spezialisieren. Mögliche Schwerpunkte sind beispielsweise:

Apothekerkammern bieten außerdem Fortbildungen für PKA an. In Hessen können PKA beispielsweise ihre regelmäßige berufliche Fortbildung über ein eigenes Fortbildungszertifikat dokumentieren.

Mit Berufserfahrung kannst du in einer Apotheke zusätzliche organisatorische Verantwortung übernehmen, etwa für Warenwirtschaft, Einkauf oder bestimmte kaufmännische Abläufe. Auch der Wechsel in den pharmazeutischen Großhandel oder in die Industrie kann neue Entwicklungsmöglichkeiten eröffnen.

Mit entsprechender Hochschulzugangsberechtigung kommen außerdem Studiengänge aus Betriebswirtschaft, Gesundheitsmanagement oder verwandten Bereichen infrage. Wenn du dagegen stärker pharmazeutisch arbeiten möchtest, ist zu beachten, dass PKA und PTA zwei unterschiedliche Ausbildungsberufe mit unterschiedlichen Befugnissen sind.

Für die PKA-Ausbildung gibt es keinen bundesweit vorgeschriebenen Einstellungstest. Jede Apotheke beziehungsweise jeder andere Ausbildungsbetrieb entscheidet selbst, wie Bewerber ausgewählt werden.

Gerade kleinere Apotheken setzen häufig auf ein überschaubares Verfahren:

Größere Arbeitgeber können zusätzliche Auswahlstufen einsetzen. Dazu können beispielsweise Online-Tests oder allgemeine Eignungsaufgaben gehören. Ein verbindlicher PKA-Test mit festgelegten Testbereichen existiert jedoch nicht.

Wenn ein Einstellungstest angekündigt wird, sind vor allem die folgenden Bereiche eine sinnvolle Vorbereitung.

PKA arbeiten täglich mit Preisen, Rechnungen, Liefermengen und Lagerbeständen. Mathematik gehört deshalb zu den wichtigsten schulischen Grundlagen.

Mögliche Aufgaben sind:

Denkbar wäre beispielsweise, einen Einkaufspreis mit einem bestimmten Aufschlag zu berechnen oder Angaben auf Rechnung und Lieferschein miteinander zu vergleichen.

Höhere Mathematik wird normalerweise nicht erwartet. Besonders wichtig sind sicheres Rechnen und eine niedrige Fehlerquote.

PKA kommunizieren mit Kunden, Lieferanten und dem Apothekenteam. Gute Deutschkenntnisse sind deshalb für den Beruf wichtig.

In einem möglichen Einstellungstest können Rechtschreibung, Grammatik, Wortverständnis oder Textverständnis geprüft werden. Auch kurze E-Mails oder geschäftliche Schreiben sind denkbar.

Lies Aufgaben genau und achte auf einzelne Angaben. Gerade bei Bestellungen und Lieferungen können kleine Missverständnisse zu falschen Mengen oder Produkten führen.

Auch im Vorstellungsgespräch wird deutlich, ob du dich freundlich und verständlich ausdrücken kannst.

In einer Apotheke müssen Waren, Preise, Mengen und Verfallsdaten zuverlässig kontrolliert werden. Sorgfalt ist deshalb eine zentrale Voraussetzung.

Ein Einstellungstest kann beispielsweise verlangen, dass du:

Arbeite dabei möglichst genau. Geschwindigkeit ist hilfreich, darf aber nicht dazu führen, dass du wichtige Unterschiede übersiehst.

Diese Fähigkeit brauchst du später besonders bei Warenannahme, Lagerbestand und Rechnungsprüfung.

Allgemeine Eignungstests können auch Aufgaben zum logischen Denken enthalten. Typische Formen sind Zahlenreihen, Buchstabenfolgen, Analogien oder Zuordnungen.

Solche Aufgaben prüfen, wie gut du Regeln erkennst und Informationen miteinander verknüpfst. Spezielles Apothekenwissen brauchst du dafür normalerweise nicht.

Im Berufsalltag hilft dir logisches Denken beispielsweise beim Prüfen von Warenbeständen oder beim Erkennen von Unstimmigkeiten zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung.

Der Beruf hat einen Bezug zu Arzneimitteln, Chemikalien und Gefahrstoffen. Grundkenntnisse aus Chemie können deshalb hilfreich sein.

Ein Ausbildungsbetrieb könnte in einem Test einfache naturwissenschaftliche Grundlagen abfragen. Umfangreiches pharmazeutisches Fachwissen wird von Ausbildungsbewerbern allerdings normalerweise nicht erwartet.

Du solltest beispielsweise Interesse daran haben, unterschiedliche Stoffe, Produkte und Lagerbedingungen kennenzulernen. Den fachgerechten und sicheren Umgang damit lernst du während der Ausbildung.

Der kaufmännische Teil steht bei PKA im Mittelpunkt. Deshalb solltest du ein grundlegendes Verständnis für Kaufen, Verkaufen, Preise und Warenbestände mitbringen.

Mögliche Fragen können sich beispielsweise mit folgenden Themen beschäftigen:

Du musst vor der Ausbildung noch keine Buchführung oder professionelle Warenwirtschaft beherrschen. Wichtig ist vor allem, dass dich kaufmännische Zusammenhänge interessieren.

Auch wenn viel Arbeit im Hintergrund stattfindet, haben PKA Kontakt mit Kunden. Sie beraten beispielsweise zu apothekenüblichen Waren und Medizinprodukten.

Im Auswahlverfahren können deshalb typische Kundensituationen angesprochen werden. Dabei kann es darum gehen, freundlich zuzuhören, Fragen zu stellen und verständlich zu antworten.

Wichtig ist auch, die eigenen fachlichen Grenzen zu kennen. Bei Fragen zu Arzneimitteln muss das pharmazeutische Personal übernehmen.

Gerade diese Unterscheidung zeigt, dass du dich mit dem Berufsbild beschäftigt hast und verantwortungsbewusst handeln kannst.

Im Vorstellungsgespräch solltest du erklären können, warum dich gerade die Verbindung aus Apotheke, Warenwirtschaft und kaufmännischer Arbeit interessiert. Die Aussage „Ich interessiere mich für Medikamente“ allein beschreibt den Beruf nicht ausreichend.

PKA beschäftigen sich besonders intensiv mit Bestellungen, Warenannahme, Lagerverwaltung, Preisen, Rechnungen und organisatorischen Aufgaben. Gleichzeitig arbeitest du in einem gesundheitlichen Umfeld und hast Kundenkontakt.

Informiere dich vorher über die Apotheke. Welche zusätzlichen Sortimente oder Dienstleistungen bietet sie an? Ist sie beispielsweise auf bestimmte Bereiche spezialisiert? Gibt es einen großen Versand-, Pflegeheim- oder Krankenhausbereich?

Bereite außerdem Beispiele für Sorgfalt, Organisation und Kundenorientierung vor. Erfahrungen aus Praktikum, Schule, Nebenjob oder Verein können dabei hilfreich sein.

Prüfe zuerst, ob deine Wunsch-Apotheke überhaupt einen Einstellungstest verwendet. Gerade bei kleineren Betrieben stehen häufig Bewerbung, Praktikum und persönliches Gespräch stärker im Mittelpunkt.

Wenn ein Test angekündigt wurde, solltest du besonders folgende Bereiche trainieren:

Wiederhole insbesondere Prozentrechnung und Dreisatz. Übe außerdem, Rechnungen, Tabellen und Zahlenangaben genau zu vergleichen.

Beschäftige dich zusätzlich mit dem Berufsbild. du solltest im Vorstellungsgespräch erklären können, welche Aufgaben PKA übernehmen und worin der Unterschied zu PTA und Apothekern besteht. Besonders wichtig ist dabei zu wissen, dass die PKA-Ausbildung einen kaufmännischen Schwerpunkt hat.