Verwaltungsfachangestellte/r: Ausbildung und Einstellungstest

Als Verwaltungsfachangestellter oder Verwaltungsfachangestellte bearbeitest du Verwaltungsverfahren, wendest Rechtsvorschriften an und bist häufig Ansprechpartner für Bürger, Unternehmen oder andere Behörden. Je nach Arbeitsplatz prüfst du Anträge, bereitest Entscheidungen vor, bearbeitest Personalangelegenheiten oder arbeitest im Haushalts- und Rechnungswesen. Die duale Ausbildung dauert drei Jahre und wird in fünf Fachrichtungen angeboten. Neben der praktischen Ausbildung und der Berufsschule gehört in mehreren Fachrichtungen eine dienstbegleitende Unterweisung dazu.

Für den Beruf brauchst du gutes Textverständnis, eine sorgfältige Arbeitsweise und Interesse an Recht, Verwaltung und gesellschaftlichen Themen. Auch Zahlenverständnis und Kommunikationsfähigkeit sind wichtig. Viele größere Behörden nutzen bei der Bewerberauswahl einen Online- oder Berufseignungstest und laden erfolgreiche Bewerber anschließend zu einem persönlichen Auswahlgespräch ein.

Verwaltungsfachangestellte sorgen dafür, dass öffentliche und andere Verwaltungsaufgaben korrekt bearbeitet werden. Du prüfst Sachverhalte, wendest Gesetze und Vorschriften an und bereitest Entscheidungen vor. Dabei arbeitest du sowohl mit digitalen Verwaltungsprogrammen als auch mit Akten, Anträgen, Rechnungen und anderen Unterlagen.

Zu deinen typischen Aufgaben gehören:

Welche Aufgaben du konkret übernimmst, hängt von deinem Arbeitgeber und deiner Fachrichtung ab. In einer Stadtverwaltung kannst du beispielsweise im Bürgeramt, Sozialamt, Ordnungsamt, Personalbereich oder in der Finanzverwaltung eingesetzt werden. Bei einer Bundesbehörde beschäftigst du dich dagegen mit Aufgaben, die in die Zuständigkeit des Bundes fallen.

Die Ausbildung dauert regulär drei Jahre beziehungsweise 36 Monate und findet im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Du durchläufst während dieser Zeit verschiedene Bereiche der Verwaltung und lernst, Verwaltungsfälle zunehmend selbstständig zu bearbeiten. In mehreren Fachrichtungen kommt zusätzlich eine dienstbegleitende Unterweisung hinzu, in der vor allem rechtliche und verwaltungsbezogene Inhalte vertieft werden.

Zu den wichtigsten Ausbildungsinhalten gehören:

Die Ausbildung wird in fünf Fachrichtungen angeboten:

In der Bundesverwaltung kannst du beispielsweise bei Bundesministerien oder Bundesämtern ausgebildet werden. Die Kommunalverwaltung führt vor allem zu Städten, Gemeinden und Landkreisen, während die Landesverwaltung auf Behörden eines Bundeslandes ausgerichtet ist. Bei Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern stehen unter anderem wirtschafts- und berufsbildungsbezogene Verwaltungsaufgaben im Mittelpunkt.

Während der ersten Ausbildungsphase lernst du vor allem gemeinsame Grundlagen kennen. Dazu gehören Schriftverkehr, Arbeitsorganisation, Haushaltswesen, Beschaffung, Personalverwaltung und allgemeines Verwaltungsrecht. Später werden die Inhalte deiner Fachrichtung stärker vertieft und du bearbeitest zunehmend konkrete Verwaltungsfälle.

Im Verlauf der Ausbildung findet eine Zwischenprüfung statt. Am Ende folgt die Abschlussprüfung mit schriftlichen und praktischen beziehungsweise mündlichen Bestandteilen. Dabei musst du unter anderem zeigen, dass du rechtliche und wirtschaftliche Sachverhalte bearbeiten und eine Verwaltungsentscheidung verständlich erläutern kannst.

Gesetzlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Die Behörden und anderen Ausbildungsstellen legen selbst fest, welche schulischen Voraussetzungen sie erwarten. Deshalb gibt es Ausbildungsplätze mit Hauptschulabschluss ebenso wie Stellen, bei denen ein mittlerer Bildungsabschluss oder höhere schulische Voraussetzungen verlangt werden.

Besonders wichtig sind:

Hilfreiche Schulfächer sind vor allem Deutsch, Mathematik, Wirtschaft beziehungsweise Recht sowie Politik oder Sozialkunde. Deutsch brauchst du, um Gesetzestexte, Anträge und behördliche Schreiben genau zu verstehen und selbst verständlich zu formulieren. Mathematik spielt beispielsweise im Haushaltswesen, bei Gebühren oder Entgeltberechnungen eine Rolle.

Du solltest außerdem bereit sein, dich mit Regeln und gesetzlichen Vorschriften auseinanderzusetzen. Dabei geht es nicht nur um Auswendiglernen. Im Verwaltungsalltag musst du erkennen, welche Regel für einen bestimmten Fall gilt und wie sie korrekt angewendet wird.

Die möglichen Arbeitgeber hängen von deiner Fachrichtung ab. Verwaltungsfachangestellte werden auf verschiedenen Ebenen der öffentlichen Verwaltung und bei weiteren Verwaltungseinrichtungen beschäftigt.

Mögliche Arbeitgeber sind beispielsweise:

In einer Kommunalverwaltung kannst du beispielsweise im Bürgerdienst, Ordnungsamt, Sozialamt, Personalamt, Finanzbereich, Bauamt oder in der Kulturverwaltung arbeiten. Bei Bundes- und Landesbehörden hängen die späteren Aufgaben vom jeweiligen Zuständigkeitsbereich ab.

Für einen Ausbildungsplatz bewirbst du dich direkt bei der jeweiligen Behörde oder Organisation. Viele öffentliche Arbeitgeber schreiben ihre Ausbildungsstellen relativ früh aus. Es lohnt sich deshalb, bereits mehrere Monate vor dem gewünschten Ausbildungsbeginn nach passenden Angeboten zu suchen.

Nach der Ausbildung kannst du dich auf bestimmte Verwaltungsbereiche spezialisieren, beispielsweise Personal, Finanzen, Sozialverwaltung, Ordnungsrecht oder Beschaffung. Mit zunehmender Berufserfahrung kannst du anspruchsvollere Sachbearbeitungsaufgaben übernehmen.

Eine wichtige Aufstiegsfortbildung ist der Verwaltungsfachwirt beziehungsweise die Verwaltungsfachwirtin. Damit kannst du dich für qualifizierte Fachaufgaben und je nach Arbeitgeber auch für Tätigkeiten mit größerer organisatorischer Verantwortung weiterentwickeln.

Mit entsprechender Hochschulzugangsberechtigung kommt außerdem ein Studium infrage. Passende Studienrichtungen sind beispielsweise:

Welche Entwicklungsmöglichkeiten du konkret hast, hängt auch davon ab, ob du bei einer Kommune, einem Land, dem Bund oder einer anderen Verwaltungseinrichtung beschäftigt bist.

Für die Ausbildung gibt es keinen bundesweit einheitlichen Einstellungstest. Jede Behörde entscheidet selbst, wie sie Bewerber auswählt. Besonders größere öffentliche Arbeitgeber setzen häufig mehrstufige Auswahlverfahren ein.

Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

Bei der Stadt Frankfurt wird für Verwaltungsberufe beispielsweise ein onlinegestützter Einstellungstest eingesetzt. Dort werden unter anderem berufliche Kompetenzen, numerische Fähigkeiten, Deutschkenntnisse, verbale Fähigkeiten, Konzentrationsfähigkeit und logisches Denken geprüft. Nach erfolgreichem Test folgt ein persönliches Auswahlverfahren.

Auch Bundesbehörden können zunächst einen Eignungstest durchführen und erfolgreiche Bewerber anschließend zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Welche Testbereiche tatsächlich vorkommen, solltest du deshalb immer für deine konkrete Ausbildungsstelle prüfen.

Deutsch gehört zu den wichtigsten Bereichen für Verwaltungsfachangestellte. Im Berufsalltag musst du Anträge, Gesetzestexte, Verwaltungsvorschriften und behördliche Schreiben genau verstehen.

Im Einstellungstest können beispielsweise Rechtschreibung, Grammatik, Wortbedeutungen oder Textverständnis geprüft werden. Auch Aufgaben, bei denen du wichtige Informationen aus einem längeren Text herausarbeiten musst, sind möglich.

Besonders wichtig ist genaues Lesen. Einzelne Wörter können bei rechtlichen oder verwaltungsbezogenen Texten entscheidend sein. Im späteren Beruf musst du außerdem selbst verständliche und sprachlich korrekte Schreiben verfassen.

Bei verbalen Aufgaben geht es weniger um Rechtschreibung als darum, sprachliche Zusammenhänge zu erkennen. Du musst beispielsweise Aussagen vergleichen, Begriffe zuordnen oder aus einem Text die richtige Schlussfolgerung ziehen.

Diese Fähigkeit ist für Verwaltungsfachangestellte besonders wichtig, weil Gesetze und Verwaltungsvorschriften häufig abstrakt formuliert sind. Du musst erkennen, was aus einem Text tatsächlich hervorgeht und welche Aussage nicht belegt ist.

Trainiere deshalb, kurze und längere Texte strukturiert auszuwerten. Achte dabei darauf, keine Informationen hinzuzudenken, die in der Aufgabenstellung nicht enthalten sind.

Mathematik brauchst du im Verwaltungsberuf beispielsweise im Haushalts- und Rechnungswesen, bei Gebühren, Entgeltberechnungen und anderen Zahlungsvorgängen.

In einem Einstellungstest können unter anderem folgende Bereiche vorkommen:

Höhere Mathematik steht normalerweise nicht im Vordergrund. Wichtig ist, dass du Zahlen sicher verarbeitest und Informationen aus Tabellen oder Diagrammen korrekt interpretieren kannst.

Logisches Denken wird in vielen allgemeinen Eignungstests geprüft. Bei der Stadt Frankfurt gehört dieser Bereich beispielsweise ausdrücklich zum Online-Auswahlverfahren.

Mögliche Aufgaben sind:

Die Fähigkeit passt gut zum Verwaltungsberuf. Auch bei einem Verwaltungsfall musst du verschiedene Voraussetzungen systematisch prüfen und daraus eine nachvollziehbare Entscheidung ableiten.

Im Verwaltungsalltag arbeitest du mit Namen, Daten, Geldbeträgen, Aktenzeichen und Fristen. Kleine Fehler können dazu führen, dass Vorgänge falsch bearbeitet oder wichtige Termine übersehen werden.

Bei Konzentrationsaufgaben musst du beispielsweise Zahlen, Buchstaben oder Zeichen unter Zeitdruck miteinander vergleichen. Auch das schnelle Auffinden bestimmter Informationen in Listen ist denkbar.

Trainiere dabei nicht nur Geschwindigkeit. Eine möglichst geringe Fehlerquote ist mindestens ebenso wichtig, weil sorgfältiges Arbeiten zu den zentralen Anforderungen des Berufs gehört.

Einige Auswahlverfahren prüfen zusätzlich, wie gut bestimmte persönliche Eigenschaften zum Berufsbild passen. Bei der Stadt Frankfurt gehören berufliche Kompetenzen ausdrücklich zum Online-Test.

Für Verwaltungsfachangestellte sind beispielsweise folgende Eigenschaften besonders wichtig:

Bei entsprechenden Fragen solltest du möglichst ehrlich und konsistent antworten. Es geht nicht darum, immer die vermeintlich perfekte Antwort auszuwählen, sondern ein realistisches Bild deiner Arbeitsweise zu vermitteln.

Ein detailliertes Wissen über Verwaltungsrecht wird vor Ausbildungsbeginn normalerweise nicht vorausgesetzt. Trotzdem solltest du grundsätzlich verstehen, wie öffentliche Verwaltung funktioniert.

Hilfreich ist beispielsweise zu wissen:

Beschäftige dich besonders mit deinem gewünschten Arbeitgeber. Im Auswahlverfahren kann gefragt werden, welche Aufgaben die Behörde übernimmt und warum du gerade dort deine Ausbildung absolvieren möchtest.

Nach einem erfolgreichen Einstellungstest folgt bei vielen Behörden ein Vorstellungsgespräch oder ein persönlicher Auswahltag. Dort solltest du erklären können, warum dich gerade die Verbindung aus Recht, Verwaltung und Bürgerkontakt interessiert.

Die Aussage „Ich möchte gerne im Büro arbeiten“ reicht als Motivation nicht aus. Verwaltungsfachangestellte wenden Gesetze an, bearbeiten konkrete Anliegen und tragen Verantwortung dafür, dass Verwaltungsentscheidungen korrekt vorbereitet werden. Genau darauf sollte sich deine Begründung beziehen.

Informiere dich vorher über deine Ausbildungsbehörde. Bei einer Stadtverwaltung solltest du beispielsweise ungefähr wissen, welche Aufgaben eine Kommune übernimmt. Bei einer Bundesbehörde solltest du deren konkreten Zuständigkeitsbereich kennen.

Bereite außerdem Beispiele vor, mit denen du Sorgfalt, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit zeigen kannst. Erfahrungen aus Schule, Praktika, Nebenjobs oder Vereinen können dafür gut geeignet sein.

Informiere dich zuerst darüber, wie das Auswahlverfahren deiner Ausbildungsbehörde aufgebaut ist. Nicht jede Behörde verwendet dieselben Aufgaben oder Testbereiche.

Besonders sinnvoll ist die Vorbereitung auf:

Wiederhole Prozentrechnung, Dreisatz sowie das Auswerten von Tabellen und Diagrammen. Trainiere außerdem Sprach-, Logik- und Konzentrationsaufgaben unter Zeitvorgabe.

Beschäftige dich zusätzlich mit deiner Ausbildungsbehörde. Du solltest erklären können, welche Aufgaben sie übernimmt, welche Fachrichtung der Ausbildung angeboten wird und warum du dich gerade dort beworben hast.