Kosten- und Leistungsrechnung – Grundlagen und Begriffe

Neben dem externen Rechnungswesen gibt es auch das interne Rechnungswesen, zu dem unter anderem die Kosten- und Leistungsrechnung gehört. Während die Finanzbuchführung vor allem Geschäftsvorfälle dokumentiert und Informationen für den Jahresabschluss bereitstellt, richtet sich die Kosten- und Leistungsrechnung an die Unternehmensleitung. Sie untersucht, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und welchen Produkten oder Leistungen sie zugerechnet werden können. Dadurch liefert sie wichtige Informationen für Kalkulationen, Kostenkontrollen und betriebliche Entscheidungen. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht Aufwendungen und Erträge, sondern Kosten und Leistungen. Um die Zusammenhänge zu verstehen, musst du deshalb zunächst einige grundlegende Begriffe voneinander unterscheiden.

Als Kosten bezeichnet man den bewerteten Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen, der durch die betriebliche Leistungserstellung verursacht wird. Dazu gehören beispielsweise Materialverbrauch, Personalkosten oder betriebsbedingte Abschreibungen. Leistungen stellen dagegen den bewerteten betrieblichen Output dar, der im Rahmen des eigentlichen Unternehmenszwecks entsteht.

Kosten können auf unterschiedliche Weise gegliedert werden. Einzelkosten lassen sich einem bestimmten Kostenträger direkt zurechnen, während Gemeinkosten zunächst gesammelt und anschließend verteilt werden müssen. Daneben wird zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden. Fixe Kosten bleiben innerhalb eines bestimmten Beschäftigungsbereichs zunächst unabhängig von der Produktionsmenge bestehen, während sich variable Kosten mit der Beschäftigung beziehungsweise Produktionsmenge verändern.

Für die weitere Auswertung wird die Kostenrechnung häufig in drei Bereiche gegliedert: Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage, welche Kosten entstanden sind. Die Kostenstellenrechnung untersucht, wo die Kosten angefallen sind. Die Kostenträgerrechnung zeigt schließlich, wofür die Kosten entstanden sind und welchen Produkten oder Leistungen sie zugerechnet werden können.

Kosten hängen häufig davon ab, wie stark ein Unternehmen ausgelastet ist beziehungsweise wie viele Produkte hergestellt oder Leistungen erbracht werden. Dieser Zusammenhang lässt sich mithilfe einer Kostenfunktion darstellen. Die einfachste Form unterscheidet zwischen fixen und variablen Kosten.

Die Gesamtkosten setzen sich vereinfacht zusammen aus:

Gesamtkosten = fixe Kosten + variable Kosten

In Form einer Funktion kann dies dargestellt werden als:

K(x) = Kf + Kv(x)

Dabei steht K(x) für die Gesamtkosten bei einer bestimmten Beschäftigungsmenge, Kf für die fixen Kosten und Kv(x) für die von der Beschäftigung abhängigen variablen Kosten.

Bei proportionalen variablen Kosten steigen die variablen Kosten im gleichen Verhältnis wie die Beschäftigung. Erhöht sich die Produktionsmenge um einen bestimmten Prozentsatz, steigen auch die variablen Kosten entsprechend. Kosten können jedoch auch degressiv oder progressiv verlaufen. Bei einem degressiven Verlauf steigen die Kosten langsamer als die Beschäftigung, bei einem progressiven Verlauf dagegen schneller.

Fixe Kosten fallen grundsätzlich auch dann an, wenn kurzfristig keine Produkte hergestellt werden. Dazu können beispielsweise bestimmte Mietzahlungen oder feste Grundgebühren gehören. Allerdings bedeutet „fix“ nicht, dass sich diese Kosten niemals verändern. Sie bleiben lediglich innerhalb eines bestimmten Beschäftigungsbereichs und für einen bestimmten Zeitraum unverändert.

Variable Kosten verändern sich dagegen mit der Leistungserstellung. Dazu kann beispielsweise der Materialverbrauch gehören, wenn für jedes zusätzliche Produkt weitere Rohstoffe benötigt werden. Die Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn Unternehmen untersuchen möchten, wie sich unterschiedliche Produktionsmengen auf ihre Gesamtkosten auswirken.

Neben den Gesamtkosten können auch die Stückkosten betrachtet werden. Sie zeigen, welche Kosten durchschnittlich auf eine hergestellte Einheit entfallen. Mit zunehmender Beschäftigung können sich insbesondere fixe Kosten auf eine größere Menge verteilen, wodurch die fixen Kosten je Stück sinken.

Aufwand und Kosten werden im Alltag häufig gleichgesetzt, bedeuten im Rechnungswesen aber nicht dasselbe. Aufwendungen gehören zur Finanzbuchführung und erfassen den gesamten bewerteten Werteverzehr eines Unternehmens innerhalb einer Abrechnungsperiode. Kosten gehören dagegen zur Kosten- und Leistungsrechnung und beziehen sich auf den Werteverzehr, der mit der eigentlichen betrieblichen Leistungserstellung zusammenhängt.

Ein Aufwand, der zugleich betrieblich verursacht ist und in gleicher Höhe in die Kostenrechnung übernommen wird, wird als Zweckaufwand beziehungsweise Grundkosten bezeichnet. Daneben gibt es Aufwendungen, die nicht zu den Kosten gehören. Diese werden als neutraler Aufwand bezeichnet. Dazu können beispielsweise betriebsfremde, periodenfremde oder außergewöhnliche Aufwendungen gehören.

Umgekehrt kann die Kostenrechnung Beträge berücksichtigen, denen in der Finanzbuchführung kein Aufwand oder ein Aufwand in anderer Höhe gegenübersteht. Solche Kosten werden als kalkulatorische Kosten bezeichnet. Dabei wird zwischen Anderskosten und Zusatzkosten unterschieden. Anderskosten stehen einem Aufwand gegenüber, werden in der Kostenrechnung aber mit einem anderen Wert angesetzt. Zusatzkosten werden dagegen ausschließlich in der Kostenrechnung berücksichtigt.

Die Kosten- und Leistungsrechnung soll zeigen, wie wirtschaftlich die eigentliche betriebliche Tätigkeit ist. Deshalb werden nicht einfach sämtliche Aufwendungen der Finanzbuchführung übernommen. Stattdessen wird geprüft, welche Werte tatsächlich mit dem Betriebszweck und der Leistungserstellung zusammenhängen.

Die Unterscheidung zwischen Aufwand und Kosten, fixen und variablen Kosten sowie Einzel- und Gemeinkosten bildet damit die Grundlage für viele weitere Bereiche der Kostenrechnung. Darauf bauen unter anderem Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung, Kalkulation und Deckungsbeitragsrechnung auf. Wer diese grundlegenden Begriffe sicher unterscheiden kann, versteht auch leichter, wie Unternehmen ihre Kosten analysieren und wirtschaftliche Entscheidungen vorbereiten.