Grundlagen der Buchführung
Die Buchführung erfasst alle wirtschaftlich relevanten Vorgänge eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Einkäufe, Verkäufe, Zahlungen, Kreditgeschäfte, Gehaltsabrechnungen und Veränderungen des Anlagevermögens. Solche Vorgänge werden als Geschäftsvorfälle bezeichnet und systematisch auf Konten erfasst. Dabei folgt die Buchführung festen Regeln: Jeder Geschäftsvorfall betrifft mindestens zwei Konten und wird nach dem Prinzip Soll an Haben gebucht. Wenn du diese Grundsystematik verstanden hast, kannst du viele Buchungssätze herleiten, anstatt sie nur auswendig zu lernen.
Die Buchführung gehört zum betrieblichen Rechnungswesen und ist vor allem ein wichtiger Bestandteil des externen Rechnungswesens. Ihre Daten werden benötigt, um Vermögen und Schulden festzustellen, den Unternehmenserfolg zu ermitteln und den Jahresabschluss vorzubereiten. Daneben gibt es das interne Rechnungswesen, das vor allem der Planung, Kontrolle und Steuerung des Unternehmens dient.
Aufgaben des Rechnungswesens
Das betriebliche Rechnungswesen sammelt, verarbeitet und wertet wirtschaftliche Informationen aus. Die Finanzbuchführung dokumentiert die Geschäftsvorfälle und zeigt, wie sich Vermögen, Schulden, Aufwendungen und Erträge verändern. Die Kosten- und Leistungsrechnung untersucht, welche Kosten entstehen, wo sie anfallen und welchen Produkten oder Leistungen sie zugerechnet werden können.
Zur betrieblichen Statistik gehören Auswertungen und Vergleiche vorhandener Unternehmensdaten. Die Planungsrechnung richtet den Blick dagegen in die Zukunft und unterstützt unternehmerische Entscheidungen. Finanzbuchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik und Planung erfüllen damit unterschiedliche Aufgaben, greifen in der Praxis aber eng ineinander.
Internes und externes Rechnungswesen
Das externe Rechnungswesen stellt Informationen bereit, die auch für Personen und Institutionen außerhalb des Unternehmens relevant sind. Dazu gehören insbesondere die Finanzbuchführung und der daraus entstehende Jahresabschluss.
Das interne Rechnungswesen richtet sich dagegen hauptsächlich an die Unternehmensleitung. Hier stehen beispielsweise Kosten, Leistungen, Wirtschaftlichkeit, Planung und Kontrolle im Mittelpunkt. Während in der Finanzbuchführung vor allem mit Aufwendungen und Erträgen gearbeitet wird, verwendet die Kosten- und Leistungsrechnung insbesondere die Begriffe Kosten und Leistungen.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Die Buchführung muss so geführt werden, dass Geschäftsvorfälle vollständig, richtig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dafür gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GoB.
Zu den wichtigen Anforderungen gehören eine vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung der Geschäftsvorfälle. Ein sachverständiger Dritter muss die Aufzeichnungen nachvollziehen können. Nachträgliche Änderungen dürfen ursprüngliche Eintragungen nicht unkenntlich machen.
Ein wichtiger Grundgedanke wird in der Praxis häufig mit dem Satz „Keine Buchung ohne Beleg“ zusammengefasst. Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege und andere Nachweise bilden deshalb eine wesentliche Grundlage der Buchführung.
Belege, Grundbuch und Hauptbuch
Belege dokumentieren die wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens. Zu den typischen Belegarten gehören Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege und Gutschriften.
Aus einem Beleg muss zunächst ermittelt werden, welcher Geschäftsvorfall vorliegt und welche Konten davon betroffen sind. Anschließend wird daraus der Buchungssatz gebildet.
Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle chronologisch erfasst. Das Hauptbuch ordnet dieselben Buchungen dagegen systematisch nach Konten. Moderne Buchhaltungsprogramme verbinden diese beiden Funktionen in der Regel miteinander.
Zusätzlich können Nebenbücher geführt werden. Dazu gehören beispielsweise die Debitorenbuchhaltung für einzelne Kunden, die Kreditorenbuchhaltung für einzelne Lieferanten, die Anlagenbuchhaltung sowie Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Kontenrahmen und Kontenplan
Für die systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen werden Konten benötigt. Ein Kontenrahmen stellt eine allgemeine Ordnung möglicher Konten bereit. Für unsere Buchungsaufgaben verwenden wir den Industriekontenrahmen (IKR).
Nicht jedes Unternehmen benötigt sämtliche Konten des Kontenrahmens. Deshalb wird daraus ein unternehmensbezogener Kontenplan entwickelt. Er enthält die Konten, die im jeweiligen Betrieb tatsächlich verwendet werden.
Damit gilt:
Kontenrahmen → allgemeine Grundstruktur
Kontenplan → Auswahl der im Betrieb verwendeten Konten
Gliederung und Kontenhierarchie
Der IKR ist in Kontenklassen von 0 bis 9 gegliedert. Die Kontenklassen 0 bis 2 umfassen vor allem Vermögenskonten. In den Klassen 3 und 4 befinden sich insbesondere Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten. Die Klassen 5 bis 7 enthalten überwiegend Ertrags- und Aufwandskonten. In der Kontenklasse 8 befinden sich unter anderem Ergebnis-, Eröffnungs- und Abschlusskonten, während die Kontenklasse 9 der Kosten- und Leistungsrechnung zugeordnet ist.
Auch innerhalb der einzelnen Kontonummern besteht eine Hierarchie. Die erste Ziffer zeigt die Kontenklasse, weitere Stellen grenzen Kontengruppe, Kontenart und gegebenenfalls einzelne Unterkonten genauer ab. Dadurch lassen sich Geschäftsvorfälle einheitlich und systematisch erfassen.
Häufig benutzte Konten
Zu den häufig verwendeten Konten gehören unter anderem 2800 Bank, 2880 Kasse, 2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
Für die Umsatzsteuer werden unter anderem 2600 Vorsteuer und 4800 Umsatzsteuer verwendet. Im Warenbereich sind 6080 Aufwendungen für Waren und 5100 Umsatzerlöse für Waren wichtige Konten. Bei Personalkosten begegnen dir beispielsweise 6300 Gehälter, während Abschreibungen auf Sachanlagen über 6520 Abschreibungen auf Sachanlagen erfasst werden können.
Welche Konten tatsächlich verwendet werden, hängt immer vom jeweiligen Geschäftsvorfall und dem zugrunde gelegten Kontenplan ab.
T-Konten richtig verstehen
Beim Lernen werden Konten häufig als T-Konten dargestellt. Die linke Seite heißt Soll, die rechte Seite Haben.
Soll und Haben bedeuten nicht automatisch Zugang und Abgang. Entscheidend ist vielmehr die Kontoart. Bei Aktivkonten werden Anfangsbestand und Zugänge grundsätzlich im Soll erfasst, Abgänge und Schlussbestand im Haben. Bei Passivkonten ist es umgekehrt.
Aufwandskonten nehmen ihre Beträge grundsätzlich im Soll auf, Ertragskonten im Haben. Diese Grundregeln bilden die Basis für das Aufstellen von Buchungssätzen.
Bestandskonten und Erfolgskonten
Bestandskonten entstehen aus den Positionen der Bilanz. Sie werden in Aktiv- und Passivkonten unterteilt. Aktivkonten erfassen Vermögenswerte, Passivkonten insbesondere Eigenkapital und Schulden.
Erfolgskonten erfassen dagegen Aufwendungen und Erträge. Aufwendungen vermindern den Unternehmenserfolg und wirken dadurch grundsätzlich mindernd auf das Eigenkapital. Erträge erhöhen den Unternehmenserfolg und wirken grundsätzlich erhöhend auf das Eigenkapital.
Bestandskonten besitzen grundsätzlich Anfangs- und Schlussbestände. Erfolgskonten beginnen dagegen in jedem neuen Geschäftsjahr wieder bei null.
Eröffnungs- und Schlussbilanzkonto
Zu Beginn eines Geschäftsjahres werden die Bestandskonten mithilfe des Eröffnungsbilanzkontos (EBK) eröffnet. Aktivkonten werden grundsätzlich mit Aktivkonto an EBK eröffnet, Passivkonten mit EBK an Passivkonto.
Am Ende des Geschäftsjahres werden die Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen. Für Aktivkonten gilt grundsätzlich SBK an Aktivkonto, für Passivkonten Passivkonto an SBK.
Das EBK ist spiegelverkehrt zur Bilanz aufgebaut. Das SBK entspricht dagegen hinsichtlich der Seitenzuordnung grundsätzlich dem Aufbau der Bilanz.
Gewinn- und Verlustrechnung
Aufwands- und Ertragskonten werden am Ende eines Geschäftsjahres über das Gewinn- und Verlustkonto, kurz GuV, abgeschlossen.
Aufwandskonten werden grundsätzlich mit GuV an Aufwandskonto abgeschlossen. Bei Ertragskonten lautet die Abschlussbuchung Ertragskonto an GuV.
Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, entsteht ein Gewinn. Übersteigen die Aufwendungen die Erträge, entsteht ein Verlust. Das Ergebnis wirkt sich anschließend auf das Eigenkapital aus.
Geschäftsvorfälle systematisch buchen
Bei jedem Geschäftsvorfall solltest du zunächst klären, was wirtschaftlich passiert ist. Danach bestimmst du die betroffenen Konten und ordnest sie einer Kontoart zu. Erst dann entscheidest du, welches Konto im Soll und welches im Haben angesprochen wird.
Bei reinen Bestandsbuchungen können ein Aktivtausch, ein Passivtausch, eine Aktiv-Passiv-Mehrung oder eine Aktiv-Passiv-Minderung vorliegen. Sobald ein Aufwands- oder Ertragskonto beteiligt ist, handelt es sich grundsätzlich um einen erfolgswirksamen Geschäftsvorfall.
Diese Unterscheidung hilft dir, auch komplexere Buchungssätze Schritt für Schritt herzuleiten.
Waren, Material und Zahlungsverkehr
Beim Einkauf und Verkauf muss unterschieden werden, welche Güter betroffen sind. Handelswaren werden grundsätzlich zum Weiterverkauf beschafft. In Produktionsunternehmen spielen zusätzlich Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe eine wichtige Rolle.
Beim aufwandsorientierten Verfahren werden Wareneinkäufe während des Jahres als Aufwand erfasst. Verkäufe werden dagegen auf einem entsprechenden Erlöskonto gebucht. Am Jahresende wird der tatsächliche Warenbestand festgestellt und der Warenaufwand entsprechend angepasst.
Auch Zahlungsvorgänge müssen von Einkauf und Verkauf getrennt betrachtet werden. Wird eine bereits gebuchte Eingangsrechnung bezahlt, entsteht dadurch kein neuer Aufwand. Ebenso führt die spätere Begleichung einer Kundenforderung nicht zu einem neuen Erlös.
Rücksendungen, Rabatte, Boni und Skonti verändern die ursprünglich erfassten Beträge. Ist Umsatzsteuer betroffen, muss regelmäßig auch die Vorsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer angepasst werden.
Diese Unterscheidung hilft dir, auch komplexere Buchungssätze Schritt für Schritt herzuleiten.
Anzahlungen
Bei einer geleisteten Anzahlung zahlt das Unternehmen bereits vor vollständiger Lieferung oder Leistung. Der Betrag wird deshalb grundsätzlich zunächst als Vermögenswert und nicht unmittelbar als Aufwand behandelt.
Bei einer erhaltenen Anzahlung bekommt das Unternehmen dagegen Geld vom Kunden, bevor die eigene Leistung vollständig erbracht wurde. Die erhaltene Anzahlung stellt daher grundsätzlich zunächst eine Verpflichtung gegenüber dem Kunden dar und noch nicht den vollständigen Umsatzerlös.
Bei steuerpflichtigen Anzahlungen sind außerdem die besonderen Regelungen der Umsatzsteuer zu berücksichtigen.
Anschaffungskosten und Anlagevermögen
Anlagen wie Maschinen, Fahrzeuge oder Betriebs- und Geschäftsausstattung werden grundsätzlich mit ihren Anschaffungskosten erfasst. Dazu gehören der Anschaffungspreis sowie direkt zurechenbare Anschaffungsnebenkosten und gegebenenfalls nachträgliche Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen reduzieren die Anschaffungskosten.
Abziehbare Vorsteuer gehört bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen grundsätzlich nicht zu den Anschaffungskosten.
Für kleinere, selbstständig nutzbare Anlagegüter können besondere steuerliche Vorschriften für geringwertige Wirtschaftsgüter gelten.
Abschreibungen
Anlagegegenstände mit begrenzter Nutzungsdauer verlieren während ihrer Nutzung an Wert. Dieser Werteverzehr wird durch Abschreibungen erfasst.
Bei der linearen Abschreibung wird der abschreibungsfähige Betrag grundsätzlich gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt. Bei der direkten Abschreibung wird der Anlagenwert unmittelbar vermindert.
Bei der indirekten Abschreibung bleibt der ursprüngliche Anschaffungswert auf dem Anlagenkonto sichtbar. Die kumulierten Abschreibungen werden auf einem gesonderten Wertberichtigungskonto gesammelt. Der Buchwert ergibt sich dann aus dem ursprünglichen Wert abzüglich der angesammelten Wertberichtigungen.
Verkauf und Inzahlunggabe von Anlagen
Beim Verkauf eines gebrauchten Anlageguts muss der erzielte Nettoverkaufspreis mit dem Restbuchwert verglichen werden. Liegt der Verkaufspreis über dem Restbuchwert, entsteht ein Gewinn aus dem Anlagenabgang. Liegt er darunter, entsteht ein Verlust.
Bei einer Inzahlunggabe müssen die Anschaffung der neuen Anlage und die Abgabe der alten Anlage getrennt betrachtet werden. Die neue Anlage wird mit ihren vollständigen Anschaffungskosten erfasst. Der Abgang der alten Anlage wird separat einschließlich eines möglichen Gewinns oder Verlusts gebucht.
Kredite, Miete und Leasing
Bei einer Kreditaufnahme entsteht grundsätzlich kein Ertrag. Das Unternehmen erhält liquide Mittel und gleichzeitig entsteht eine Verbindlichkeit.
Auch die Tilgung eines Darlehens stellt grundsätzlich keinen Aufwand dar, sondern vermindert die Darlehensverbindlichkeit. Die zu zahlenden Zinsen werden dagegen als Finanzierungsaufwand erfasst.
Miet- und Leasingzahlungen führen je nach Sachverhalt zu laufenden Aufwendungen. Bei Leasingverträgen kann die konkrete bilanzielle Behandlung jedoch von der Vertragsgestaltung und der wirtschaftlichen Zuordnung des Vermögensgegenstands abhängen.
Private Vorgänge
Bei Einzelunternehmen müssen private und betriebliche Vorgänge voneinander getrennt werden. Privatentnahmen sind keine betrieblichen Aufwendungen, während Privateinlagen keine betrieblichen Erträge darstellen.
Solche Vorgänge werden über das Privatkonto erfasst und wirken unmittelbar auf das Eigenkapital. Bei Sachentnahmen können zusätzlich steuerliche und umsatzsteuerliche Besonderheiten zu berücksichtigen sein.
Gehaltsabrechnung und Personalkosten
Bei der Gehaltsabrechnung muss zwischen Bruttogehalt, Abzügen des Arbeitnehmers und zusätzlichen Kosten des Arbeitgebers unterschieden werden.
Das Bruttogehalt stellt Personalaufwand dar. Vom Arbeitsentgelt werden unter anderem Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und gegebenenfalls Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten. Der Arbeitgeber trägt darüber hinaus eigene Sozialversicherungsbeiträge, die zusätzlichen Personalaufwand darstellen.
Die tatsächlich an den Arbeitnehmer ausgezahlte Summe ist daher nicht mit den gesamten Personalkosten des Unternehmens gleichzusetzen.
Vermögenswirksame Leistungen
Vermögenswirksame Leistungen werden für einen Arbeitnehmer in einer vorgesehenen Anlageform angelegt. Ein Arbeitgeberanteil kann sich beispielsweise aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Arbeitsvertrag ergeben. Der Arbeitnehmer kann den Betrag zusätzlich aus seinem bestehenden Arbeitslohn ergänzen.
Der Arbeitgeberanteil stellt zusätzlichen Personalaufwand dar. Der gesamte Betrag, der noch an das Anlageinstitut weiterzuleiten ist, wird bis zur Überweisung als Verbindlichkeit aus vermögenswirksamen Leistungen behandelt.
Lohnvorschuss
Ein Lohnvorschuss ist eine vorzeitige Zahlung auf einen späteren Vergütungsanspruch. Die Auszahlung des Vorschusses stellt zunächst noch keinen zusätzlichen Personalaufwand dar.
Bis zur späteren Verrechnung wird der ausgezahlte Betrag als Forderung gegenüber dem Mitarbeiter behandelt. Bei der regulären Gehaltsabrechnung wird diese Forderung ausgeglichen und der bereits erhaltene Vorschuss vermindert den noch auszuzahlenden Betrag.
Umsatzsteuer und Vorsteuer
Bei steuerpflichtigen Verkäufen berechnet das Unternehmen Umsatzsteuer. Beim Einkauf kann die vom Lieferanten berechnete Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen werden.
Die Umsatzsteuer wird getrennt vom Erlös erfasst, während abzugsfähige Vorsteuer getrennt vom Aufwand beziehungsweise von den Anschaffungskosten gebucht wird.
Am Ende des jeweiligen Voranmeldungszeitraums werden beide Beträge miteinander verrechnet. Ist die Umsatzsteuer höher als die Vorsteuer, entsteht eine Zahllast gegenüber dem Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher, liegt ein Vorsteuerüberhang vor.
Im verwendeten Buchungsmodell wird das Vorsteuerkonto über das Umsatzsteuerkonto abgeschlossen. Umsatzsteuer und Vorsteuer beeinflussen bei einem vollständig vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen den Unternehmenserfolg grundsätzlich nicht unmittelbar.
Wie die einzelnen Bereiche zusammenhängen
Die vielen Einzelthemen der Buchführung folgen letztlich einer gemeinsamen Systematik. Ausgangspunkt ist ein wirtschaftlicher Vorgang, der durch einen Beleg dokumentiert wird. Anschließend werden die betroffenen Konten bestimmt und nach Soll und Haben gebucht.
Bestandskonten zeigen die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens. Erfolgskonten erfassen Aufwendungen und Erträge. Umsatzsteuer und Vorsteuer werden separat behandelt, während Nebenbücher zusätzliche Detailinformationen liefern.
Am Ende des Geschäftsjahres werden die Erfolgskonten über die GuV und die Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen. Auf diese Weise führen die einzelnen Buchungen Schritt für Schritt zum Jahresabschluss.
Wer diese Grundstruktur verstanden hat, kann auch spezielle Themen wie Warenbuchungen, Anzahlungen, Anlagen, Personalkosten oder Umsatzsteuer leichter einordnen und die dazugehörigen Buchungssätze systematisch herleiten.
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