Grundlagen der Buchführung: Vorbereitung, Buchung und Ablage von Belegen

Belege bilden die Grundlage für die Erfassung von Geschäftsvorfällen in der Buchführung. Bevor eine Rechnung, Quittung oder ein anderer Beleg gebucht werden kann, muss er deshalb geprüft und für die Buchung vorbereitet werden. Anschließend wird der Geschäftsvorfall vollständig und nachvollziehbar im Buchführungssystem erfasst. Nach der Buchung muss der Beleg so aufbewahrt werden, dass die Verbindung zwischen Beleg und Buchung erhalten bleibt und der Vorgang später überprüft werden kann. Vereinfacht lässt sich die Belegbearbeitung in drei Schritte einteilen: Vorbereitung, Buchung und Ablage beziehungsweise Aufbewahrung. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und insbesondere die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Belegfunktion.

Unter Belegbearbeitung versteht man die Arbeitsschritte, die ein Beleg von seinem Eingang beziehungsweise seiner Erstellung bis zur ordnungsgemäßen Buchung und Aufbewahrung durchläuft.

Ein Beleg kann beispielsweise eine Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Quittung, ein Kontoauszug oder eine Lohnabrechnung sein.

Die Bearbeitung endet nicht mit der Buchung. Der Beleg muss anschließend weiterhin so aufbewahrt werden, dass sich der Geschäftsvorfall und seine buchhalterische Behandlung nachvollziehen lassen.

Die GoBD verlangen, dass jede Buchung oder Aufzeichnung im Zusammenhang mit einem Beleg steht. Außerdem müssen Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.

Für Lern- und Prüfungsaufgaben kannst du die Bearbeitung eines Belegs vereinfacht in drei Schritte unterteilen:

1. Belegvorbereitung
Der Beleg wird geprüft, geordnet und gegebenenfalls kontiert.

2. Belegbuchung
Der Geschäftsvorfall wird in der Buchführung erfasst und den richtigen Konten zugeordnet.

3. Belegablage und Aufbewahrung
Der Beleg wird geordnet aufbewahrt und muss weiterhin eindeutig mit seiner Buchung verbunden sein.

Diese drei Schritte helfen dir dabei, den gesamten Weg eines Belegs systematisch nachzuvollziehen.

Bevor ein Beleg gebucht wird, sollte geprüft werden, ob seine Angaben zum tatsächlichen Geschäftsvorfall passen.

Bei einer Eingangsrechnung könnte beispielsweise kontrolliert werden:

• Wurde die Ware oder Leistung tatsächlich geliefert?
• Stimmen Artikel und Mengen?
• Stimmen die vereinbarten Preise?
• Ist der Rechnungsbetrag rechnerisch richtig?
• Sind Rabatte oder andere Vereinbarungen berücksichtigt?
• Ist die Rechnung dem richtigen Unternehmen zugeordnet?

Erst wenn die erforderlichen Angaben geklärt sind, kann der Geschäftsvorfall zuverlässig gebucht werden.

Bei der sachlichen Prüfung wird geprüft, ob der in einem Beleg dargestellte Geschäftsvorfall tatsächlich so stattgefunden hat.

Beispiel:

Ein Lieferant stellt 50 Stück eines Artikels in Rechnung.

Dann kann geprüft werden, ob tatsächlich 50 Stück geliefert und angenommen wurden und ob der berechnete Preis der Bestellung beziehungsweise Vereinbarung entspricht.

Die sachliche Prüfung betrifft damit insbesondere die Frage:

Entspricht der Beleg dem tatsächlichen Geschäftsvorfall?

Bei der rechnerischen Prüfung werden die Beträge kontrolliert.

Dabei kann beispielsweise geprüft werden:

• Stimmen Menge × Einzelpreis?
• Wurden Rabatte richtig berücksichtigt?
• Ist der Nettobetrag korrekt?
• Wurde die Umsatzsteuer richtig berechnet?
• Stimmt der Rechnungsendbetrag?

Ein rechnerischer Fehler sollte geklärt werden, bevor die Rechnung bezahlt und endgültig verarbeitet wird.

Bei Rechnungen können zusätzlich bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangaben relevant sein.

Dazu gehören abhängig von der Art der Rechnung beispielsweise:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• Rechnungsdatum,
• Rechnungsnummer,
• Art und Umfang der Leistung,
• Leistungszeitpunkt,
• Entgelt,
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag.

Die korrekte Rechnung ist insbesondere für den Vorsteuerabzug von Bedeutung.

Nicht jede Belegart muss allerdings dieselben Angaben enthalten. Die Anforderungen richten sich nach der Art des jeweiligen Dokuments und Geschäftsvorfalls.

Nach der Prüfung können Belege nach einem festgelegten Ordnungssystem sortiert werden.

Mögliche Ordnungskriterien sind beispielsweise:

• Belegart,
• Belegnummer,
• Datum,
• Geschäftspartner,
• Buchungsperiode.

Eine solche Ordnung erleichtert die weitere Bearbeitung und ermöglicht es, einen Beleg später wiederzufinden.

Die Ablagestruktur muss dabei nicht zwingend aus Papierordnern bestehen. Auch elektronische Systeme können Belege nach eindeutigen Kriterien ordnen und mit den zugehörigen Buchungsdaten verbinden.

Eine eindeutige Belegidentifikation ist für die Nachvollziehbarkeit sehr wichtig.

In der Praxis können Belege beispielsweise durch Belegnummern, Rechnungsnummern, interne Nummern, Barcodes oder elektronische Identifikationsmerkmale miteinander und mit den Buchungen verknüpft werden.

Es wäre jedoch zu pauschal zu sagen, dass jeder Beleg zwingend handschriftlich mit einer neu vergebenen fortlaufenden Nummer versehen werden muss.

Entscheidend ist, dass die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung eindeutig und nachvollziehbar hergestellt werden kann. Die GoBD lassen diese Verbindung bei elektronischen Belegen beispielsweise auch über Datensätze, eindeutige Indizes oder Barcodes zu.

Bei der Vorkontierung wird vor der eigentlichen Buchung festgelegt, auf welchen Konten der Geschäftsvorfall erfasst werden soll.

Dazu kann beispielsweise bestimmt werden:

• Sollkonto,
• Habenkonto,
• Kontonummern,
• Buchungsbetrag,
• gegebenenfalls Vorsteuer oder Umsatzsteuer.

Beispiel:

Ein Unternehmen erhält eine Warenrechnung auf Ziel.

Dann kann bei der Vorkontierung beispielsweise festgestellt werden, dass ein Warenaufwandskonto, das Vorsteuerkonto und das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen betroffen sind.

Die Kontierung kann auf einem Papierbeleg vermerkt oder elektronisch mit dem Beleg verbunden werden. Sie muss daher nicht zwingend handschriftlich direkt auf dem Dokument stehen.

Ein Unternehmen erhält eine Rechnung über Büromaterial und bezahlt diese später per Banküberweisung.

Bei der Vorbereitung kann zunächst geprüft werden:

Geschäftsvorfall: Büromaterial wurde auf Rechnung gekauft.

Anschließend werden die betroffenen Konten ermittelt.

Bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen können dabei beispielsweise betroffen sein:

Aufwendungen für Büromaterial
Vorsteuer
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Erst nach dieser Prüfung wird der Geschäftsvorfall im Buchführungssystem erfasst.

Nach der Vorbereitung folgt die eigentliche Belegbuchung.

In der doppelten Buchführung muss ein Geschäftsvorfall so erfasst werden, dass sowohl seine zeitliche Reihenfolge als auch seine sachliche Zuordnung zu den Konten nachvollziehbar sind.

Traditionell werden dafür zwei Begriffe unterschieden:

Grundbuch beziehungsweise Journal → zeitliche Ordnung

Hauptbuch → sachliche Ordnung nach Konten

Die GoBD verlangen bei der doppelten Buchführung, dass Geschäftsvorfälle sowohl in zeitlicher Reihenfolge als auch in sachlicher Gliederung darstellbar sind.

Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle grundsätzlich nach ihrer zeitlichen Reihenfolge erfasst.

Es wird deshalb auch als Journal bezeichnet.

Zu einer Buchung können beispielsweise gehören:

• Buchungsdatum,
• Belegbezug,
• Buchungstext,
• Betrag,
• Sollkonto,
• Habenkonto.

Bei der doppelten Buchführung gilt dabei das Grundprinzip:

Soll an Haben

In modernen Buchhaltungsprogrammen erfolgt die Journal- und Kontenfunktion meist innerhalb desselben elektronischen Systems. Du musst dir also nicht vorstellen, dass jede Buchung heute zunächst manuell in ein Buch geschrieben und anschließend nochmals von Hand in ein anderes übertragen wird.

Im Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle sachlich nach Konten gegliedert.

Während das Journal beispielsweise zeigt, wann ein Geschäftsvorfall gebucht wurde, kannst du über die Kontenfunktion nachvollziehen, welches Konto durch die Buchung verändert wurde.

Beispielsweise werden alle Buchungen, die das Bankkonto betreffen, dem entsprechenden Bankkonto zugeordnet.

Bei der doppelten Buchführung führt jeder Geschäftsvorfall im Hauptbuch zu einer Soll- und einer Habenbuchung auf mindestens zwei Konten.

Die klassische Darstellung lautet häufig:

Beleg → Grundbuch → Hauptbuch

Diese Reihenfolge hilft dabei, das System der doppelten Buchführung zu verstehen.

In einer elektronischen Buchhaltung muss dieselbe Buchung jedoch nicht zweimal manuell eingegeben werden. Ein Buchhaltungsprogramm kann aus einer einmal erfassten Buchung sowohl die Journalfunktion als auch die Kontenfunktion erzeugen.

Entscheidend ist deshalb nicht die manuelle Übertragung, sondern dass die Geschäftsvorfälle sowohl chronologisch als auch sachlich nach Konten darstellbar sind.

Beleg und Buchung müssen verbunden sein

Ein besonders wichtiger Grundsatz lautet:

Die Buchung muss dem Beleg zugeordnet werden können und der Beleg der Buchung.

Diese Verbindung kann beispielsweise über eine Belegnummer hergestellt werden.

Bei einer elektronischen Buchführung können auch:

• eindeutige Datensatznummern,
• elektronische Verknüpfungen,
• Barcodes,
• Dokumenten-IDs

verwendet werden.

Die GoBD verlangen, dass die Zuordnung zwischen Beleg und Buchung nachvollziehbar hergestellt werden kann.

Ein Buchungsvermerk zeigt, dass beziehungsweise wie ein Beleg buchhalterisch verarbeitet wurde.

Bei einer klassischen Papierbuchführung können dazu beispielsweise Angaben wie:

• Buchungsdatum,
• Kontierung,
• Belegnummer,
• Bearbeitungsvermerk

auf dem Beleg angebracht werden.

In elektronischen Systemen müssen solche Informationen nicht unbedingt direkt auf dem sichtbaren Belegdokument stehen. Sie können auch in einem Datensatz gespeichert und eindeutig mit dem Beleg verknüpft werden

Nach der Buchung muss der Beleg geordnet aufbewahrt werden.

Dabei muss sichergestellt sein, dass er während der erforderlichen Aufbewahrungsdauer:

• verfügbar,
• auffindbar,
• nachvollziehbar,
• lesbar und
• mit der zugehörigen Buchung verbunden

bleibt.

§ 257 HGB verlangt ausdrücklich eine geordnete Aufbewahrung bestimmter Buchführungsunterlagen. Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.

Je nach Buchführungssystem können Belege beispielsweise:

• in Papierform,
• elektronisch,
• in einem Dokumentenmanagementsystem,
• direkt innerhalb einer Buchhaltungssoftware

aufbewahrt werden.

Entscheidend ist nicht nur der Speicherort, sondern die ordnungsgemäße Organisation.

Ein Beleg sollte so abgelegt beziehungsweise gespeichert werden, dass er eindeutig wiedergefunden und der zugehörigen Buchung zugeordnet werden kann.

Viele Unternehmen arbeiten heute mit elektronischen Belegen.

Dazu gehören beispielsweise:

• PDF-Rechnungen,
• E-Rechnungen,
• elektronische Kontoauszüge,
• digitale Quittungen,
• elektronisch erzeugte Ausgangsrechnungen.

Wurde ein Dokument elektronisch empfangen, gelten besondere Anforderungen für die elektronische Aufbewahrung. Seit den Änderungen der GoBD werden dabei insbesondere auch strukturierte E-Rechnungsdaten berücksichtigt.

Eine ordnungsgemäße elektronische Ablage ersetzt damit zunehmend die traditionelle Ablage in Papierordnern.

Für deine Ausbildung solltest du die aktuellen Fristen unterscheiden.

Nach § 257 HGB gelten grundsätzlich:

• Handelsbücher und Inventare: 10 Jahre
• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse: 10 Jahre
• Lageberichte: 10 Jahre
• Buchungsbelege: 8 Jahre
• empfangene Handelsbriefe: 6 Jahre
• Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe: 6 Jahre

Die steuerrechtlichen Grundfristen nach § 147 AO sehen ebenfalls insbesondere zehn Jahre für bestimmte Bücher und Abschlussunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für bestimmte weitere Unterlagen vor.

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich nach der Art der Unterlage.

Ein Buchungsbeleg ist nach aktueller Rechtslage grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.

Ein Handelsbuch oder ein Jahresabschluss fällt dagegen grundsätzlich unter die zehnjährige Frist.

Ein Handelsbrief wird grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt.

Deshalb solltest du in einer Prüfungsaufgabe nicht pauschal annehmen:

Alle Buchführungsunterlagen = zehn Jahre

Diese Aussage ist heute nicht korrekt.

Rechnungen dienen regelmäßig als Buchungsbelege und unterliegen deshalb grundsätzlich der achtjährigen Aufbewahrungsfrist.

Auch § 14b UStG sieht für die dort erfassten Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren vor.

Damit ist die früher häufig gelernte pauschale Zehnjahresfrist für Rechnungen nach aktueller Rechtslage nicht mehr richtig.

Bei Kontoauszügen kommt es auf ihre Funktion an.

Dient ein betrieblicher Kontoauszug als Buchungsbeleg, ist er als solcher zu behandeln und fällt grundsätzlich unter die entsprechende Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege.

Deshalb wäre es falsch, Kontoauszüge pauschal immer als Unterlagen mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist einzuordnen.

Entscheidend ist die Funktion der jeweiligen Unterlage in der Buchführung.

Auch bei Lieferscheinen ist eine pauschale Aussage problematisch.

Ist ein Lieferschein selbst ein Buchungsbeleg, gelten die Vorschriften für Buchungsbelege.

Für empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, sieht § 147 AO dagegen eine Sonderregel vor: Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet grundsätzlich mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet sie grundsätzlich mit dem Versand der Rechnung.

Die jeweilige Funktion des Dokuments ist deshalb entscheidend.

Die Frist beginnt nicht einfach am Tag der Buchung.

Nach § 257 HGB beginnt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem beispielsweise der Buchungsbeleg entstanden oder der Handelsbrief empfangen beziehungsweise abgesandt worden ist.

Beispiel:

Ein Buchungsbeleg entsteht am 15. April 2026.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026.

Ab diesem Zeitpunkt wird die gesetzliche Aufbewahrungsdauer berechnet.

Belege dürfen nicht einfach verändert werden

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung bedeutet auch, dass ursprüngliche Informationen nicht unkenntlich gemacht werden dürfen.

Fehlerhafte Buchungen sollten daher nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden, wenn dadurch die ursprüngliche Aufzeichnung nicht mehr nachvollziehbar wäre.

Korrekturen müssen so durchgeführt werden, dass die Änderung nachvollziehbar bleibt.

Das gilt besonders für elektronische Buchführungssysteme, in denen Änderungen entsprechend protokolliert werden müssen.

Eine geordnete Ablage erfüllt mehrere Aufgaben.

Sie erleichtert:

• das Wiederfinden eines Belegs,
• die Kontrolle von Buchungen,
• die Abstimmung offener Rechnungen,
• interne Prüfungen,
• steuerliche Prüfungen,
• die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen.

Ein Beleg, der zwar vorhanden ist, aber keiner Buchung mehr zugeordnet werden kann, erfüllt seine Funktion nur unzureichend.

Deshalb gehört die Ablage unmittelbar zur ordnungsgemäßen Belegbearbeitung.

1. Schritt: Vorbereitung (Beleg für die Buchung vorbereiten)
2. Schritt: Buchung (Geschäftsvorfall erfassen)
3. Schritt: Ablage (Beleg ordnungsgemäß aufbewahren)

Damit ergibt sich die grundlegende Reihenfolge:

Beleg prüfen → Beleg kontieren → Geschäftsvorfall buchen → Beleg geordnet aufbewahren

Beispiel: Eingangsrechnung bearbeiten

Ein Unternehmen erhält eine Rechnung eines Lieferanten.

1. Vorbereitung

Zunächst wird geprüft, ob die bestellte Ware tatsächlich geliefert wurde und ob Mengen, Preise und Rechnungsbetrag stimmen.

Anschließend wird festgestellt, welche Konten betroffen sind.

2. Buchung

Der Geschäftsvorfall wird mit dem entsprechenden Buchungssatz im Buchführungssystem erfasst.

Die Buchung erhält eine eindeutige Verbindung zur Rechnung.

3. Ablage

Nach der Buchung wird die Rechnung im vorgesehenen Ablagesystem gespeichert. Sie muss während der Aufbewahrungsdauer wiedergefunden und der Buchung zugeordnet werden können.

Bei der Bearbeitung solltest du insbesondere vermeiden:

• ungeprüfte Belege zu buchen,
• Belege ohne eindeutige Zuordnung abzulegen,
• falsche Konten zu verwenden,
• Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer zu übersehen,
• Belege nach der Buchung zu verlieren,
• elektronische Originaldaten unzulässig zu verändern,
• sämtliche Unterlagen pauschal derselben Aufbewahrungsfrist zuzuordnen.

Eine systematische Bearbeitung reduziert solche Fehler deutlich.

Für deine Ausbildung kannst du dir die drei Schritte folgendermaßen merken:

Vorbereitung:
Beleg prüfen, ordnen und kontieren.

Buchung:
Geschäftsvorfall vollständig und richtig erfassen und mit dem Beleg verknüpfen.

Ablage:
Beleg geordnet, nachvollziehbar und für die vorgeschriebene Dauer aufbewahren.

Besonders wichtig ist dabei die Verbindung zwischen Geschäftsvorfall, Beleg und Buchung. Sie muss während des gesamten Prozesses erhalten bleiben.

Welche der folgenden Aussagen zu den Aufbewahrungsfristen von Buchführungsunterlagen sind richtig?

A. Handelsbücher sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.
B. Buchungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.
C. Jahresabschlüsse sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.
D. Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren.
E. Jeder Lieferschein muss unabhängig von seiner Funktion mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

In welcher Reihenfolge erfolgt die Belegbearbeitung in der Buchführung?

A. Belegbuchung → Belegvorbereitung → Belegablage
B. Belegvorbereitung → Belegbuchung → Belegablage
C. Belegablage → Belegvorbereitung → Belegbuchung
D. Belegvorbereitung → Belegablage → Belegbuchung
E. Belegbuchung → Belegablage → Belegvorbereitung

Welche Tätigkeit gehört nicht zur Belegvorbereitung?

A. Die sachliche Prüfung des Belegs
B. Die rechnerische Prüfung des Belegs
C. Die Vorkontierung des Belegs
D. Die geordnete Vorbereitung und Zuordnung des Belegs
E. Die Buchung des Geschäftsvorfalls im Hauptbuch

Welche Aussagen zur Belegbuchung sind richtig?

A. Nach der Buchung muss nachvollziehbar sein, dass und wie der Beleg buchhalterisch verarbeitet wurde.
B. Das Grundbuch wird auch Journal genannt und stellt die Buchungen in zeitlicher beziehungsweise chronologischer Reihenfolge dar.
C. Das Hauptbuch wird auch Journal genannt und ordnet die Buchungen ausschließlich nach ihrer zeitlichen Reihenfolge.
D. Im Hauptbuch werden die Buchungen sachlich nach Konten gegliedert.
E. Zwischen dem Beleg und der zugehörigen Buchung muss eine eindeutige Verbindung bestehen.

Welche Vermerke beziehungsweise Angaben können auf einem Buchungsbeleg für die Bearbeitung und Zuordnung der Buchung sinnvoll sein?

A. Buchungsdatum
B. Bearbeiterkürzel
C. Kontierung beziehungsweise betroffene Konten
D. Belegnummer
E. Seitenzahl des Grundbuchs