Grundlagen der Buchführung: Mieten und Leasing

In diesem Abschnitt erfährst du, wie Mieten und Leasing in der Buchführung erfasst werden. Nutzt ein Unternehmen gemietete Räume, Stellplätze, Maschinen oder andere Gegenstände, entstehen grundsätzlich entsprechende Aufwendungen. Vermietet oder verleast das Unternehmen dagegen selbst Vermögensgegenstände, können daraus Erträge entstehen. Im IKR stehen für Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen sowie für entsprechende Erträge eigene Konten zur Verfügung. Je nach Rechnung kann außerdem Vorsteuer beziehungsweise Umsatzsteuer zu berücksichtigen sein. Wichtig ist auch die periodengerechte Zuordnung: Eine Zahlung gehört nicht automatisch vollständig zu dem Geschäftsjahr, in dem sie geleistet wird.

Unternehmen besitzen nicht alle Vermögensgegenstände selbst, die sie für ihren Geschäftsbetrieb benötigen.

Büroräume, Lagerflächen, Stellplätze, Fahrzeuge oder Maschinen können beispielsweise gemietet, gepachtet oder geleast werden.

Entstehen dem Unternehmen dafür laufende Kosten, werden diese grundsätzlich als Aufwendungen erfasst.

Vermietet oder verleast ein Unternehmen dagegen selbst Gegenstände oder Räume und erzielt daraus Erträge, werden diese auf entsprechenden Ertragskonten gebucht.

Du musst deshalb zunächst unterscheiden:

Zahlen wir Miete oder Leasing? → Aufwand

Erhalten wir Miet-, Pacht- oder Leasingentgelte? → Ertrag

Im IKR werden Miet-, Pacht- und Leasingaufwendungen den Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten zugeordnet.

Wichtige Konten sind:

Miet- und Leasingaufwendungen gehören zu den Aufwandskonten und werden deshalb grundsätzlich im Soll gebucht.

Miet-, Pacht- und Leasingerträge gehören dagegen zu den Ertragskonten und werden grundsätzlich im Haben erfasst.

Zahlt ein Unternehmen beispielsweise Miete für Büroräume, eine Lagerhalle oder einen betrieblich genutzten Stellplatz, entstehen Mietaufwendungen.

Im IKR wird dafür verwendet:

6700 Mietaufwendungen, Pachten

Da es sich um ein Aufwandskonto handelt, gilt:

Zunahme des Aufwands → Soll

Wird die Miete direkt vom Bankkonto bezahlt, steht das Bankkonto im Haben.

Vereinfacht lautet der Buchungssatz ohne Umsatzsteuer:

6700 Mietaufwendungen, Pachten an 2800 Bank

Wir erhalten eine Rechnung für einen betrieblich angemieteten Stellplatz.

Der Nettobetrag beträgt:

50 €

Der Stellplatz wird in diesem Beispiel steuerpflichtig mit 19 % Umsatzsteuer vermietet.

Die Umsatzsteuer beträgt:

50 € × 19 % = 9,50 €

Der Rechnungsbetrag beträgt damit:

59,50 €

Der Betrag wird direkt vom Bankkonto eingezogen.

Der Buchungssatz lautet:

6700 Mietaufwendungen, Pachten 50,00 €
2600 Vorsteuer 9,50 €
an 2800 Bank 59,50 €

Das Konto Mietaufwendungen nimmt im Soll um 50 € zu.

Die abzugsfähige Vorsteuer wird ebenfalls im Soll gebucht.

Das Bankguthaben nimmt um 59,50 € ab und wird deshalb im Haben gebucht.

Bei Mietaufwendungen darfst du nicht automatisch davon ausgehen, dass immer 19 % Umsatzsteuer enthalten sind.

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Es bestehen jedoch wichtige Ausnahmen. So ist beispielsweise die Vermietung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen nicht von dieser Steuerbefreiung erfasst. Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Vermieter außerdem zur Umsatzsteuer optieren.

Für Buchungsaufgaben gilt deshalb:

Immer auf die Angaben in der Rechnung beziehungsweise Aufgabe achten.

Ist Umsatzsteuer ausgewiesen und darf sie als Vorsteuer abgezogen werden, wird das Konto 2600 Vorsteuer angesprochen.

Ist keine Umsatzsteuer zu berücksichtigen, entfällt die Vorsteuerbuchung.

Beim Leasing überlässt ein Leasinggeber einem Leasingnehmer einen Gegenstand für eine vereinbarte Zeit zur Nutzung.

Das können beispielsweise sein:

Fahrzeuge, Maschinen, Kopierer oder technische Geräte.

Laufende Leasingraten, die beim Leasingnehmer als Aufwand zu erfassen sind, werden im IKR auf:

6710 Leasingaufwendungen

gebucht.

Das Konto ist ein Aufwandskonto.

Deshalb stehen die Leasingaufwendungen im Soll.

Wird die Leasingrate vom Bankkonto abgebucht, lautet der vereinfachte Buchungssatz:

6710 Leasingaufwendungen an 2800 Bank

Enthält die Leasingrechnung abzugsfähige Umsatzsteuer, kommt zusätzlich das Konto 2600 Vorsteuer hinzu.

Auf dem Kontoauszug erscheint eine Abbuchung für eine Leasingrate von:

1.071 € brutto

Die Rechnung enthält 19 % Umsatzsteuer.

Zunächst wird der Nettobetrag berechnet:

1.071 € : 1,19 = 900 €

Die Vorsteuer beträgt:

1.071 € − 900 € = 171 €

Damit ergeben sich:

Leasingaufwand: 900 €

Vorsteuer: 171 €

Bankabbuchung: 1.071 €

Der Buchungssatz lautet:

6710 Leasingaufwendungen 900 €
2600 Vorsteuer 171 €
an 2800 Bank 1.071 €

Wichtig: In der Ausgangsvorlage waren 271 € Vorsteuer angegeben. Das wäre rechnerisch falsch.

Für einfache Buchungsaufgaben werden laufende Leasingraten häufig als Leasingaufwand behandelt.

In der Praxis kann die bilanzielle Behandlung eines Leasingvertrags jedoch davon abhängen, wem der Leasinggegenstand wirtschaftlich zuzurechnen ist.

Das HGB verlangt grundsätzlich, dass ein Vermögensgegenstand bei demjenigen bilanziert wird, dem er wirtschaftlich zuzurechnen ist.

Für typische Grundlagenaufgaben solltest du dich deshalb an die Aufgabenstellung halten. Ist dort ausdrücklich von einer laufenden Leasingrate beziehungsweise einem Leasingaufwand die Rede, wird regelmäßig das Konto 6710 Leasingaufwendungen verwendet.

Ein Unternehmen kann nicht nur selbst Mieter sein, sondern auch eigene Vermögensgegenstände oder Flächen vermieten.

Dann entsteht kein Mietaufwand, sondern ein:

Miet- beziehungsweise Pachtertrag

Im aktuellen IKR steht dafür das Konto:

5401 Miet- und Pachterträge

zur Verfügung.

Erträge werden grundsätzlich im Haben gebucht.

Geht eine Mietzahlung beispielsweise auf dem Bankkonto ein, lautet der vereinfachte Buchungssatz:

Bank an Miet- und Pachterträge

Ist der Umsatz steuerpflichtig, wird zusätzlich Umsatzsteuer gebucht.

Verleast ein Unternehmen selbst einen Vermögensgegenstand und erzielt daraus Leasingerträge, steht im IKR das Konto:

5402 Leasingerträge

zur Verfügung.

Auch dieses Konto ist ein Ertragskonto.

Erträge nehmen im Haben zu.

Vereinfacht gilt deshalb:

Bank/Forderungen an Leasingerträge

Bei einem steuerpflichtigen Vorgang wird zusätzlich die entsprechende Umsatzsteuer im Haben erfasst.

Für die Buchführung ist nicht allein entscheidend, wann eine Zahlung geleistet wird.

Aufwendungen und Erträge müssen grundsätzlich dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

§ 252 HGB schreibt vor, dass Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres unabhängig vom Zeitpunkt der entsprechenden Zahlung zu berücksichtigen sind.

Gerade bei Mieten und Leasing ist das wichtig, weil Zahlungen häufig mehrere Monate umfassen.

Eine im Voraus gezahlte Miete kann deshalb teilweise das laufende und teilweise das folgende Geschäftsjahr betreffen.

Ein Unternehmen bezahlt im August insgesamt:

350 €

Miete für den Zeitraum:

August bis Februar

Die Zahlung deckt damit insgesamt 7 Monate ab.

Auf einen Monat entfallen:

350 € : 7 = 50 €

Zum laufenden Geschäftsjahr gehören:

August, September, Oktober, November und Dezember

also 5 Monate.

Damit beträgt der Mietaufwand des laufenden Geschäftsjahres:

5 × 50 € = 250 €

Die verbleibenden:

2 × 50 € = 100 €

betreffen Januar und Februar des folgenden Geschäftsjahres.

Damit gilt:

250 € → Aufwand des laufenden Geschäftsjahres

100 € → Aufwand des folgenden Geschäftsjahres

Wurde die gesamte Miete bereits vor dem Bilanzstichtag bezahlt, obwohl ein Teil wirtschaftlich erst das folgende Geschäftsjahr betrifft, muss dieser Anteil grundsätzlich abgegrenzt werden.

Nach § 250 HGB sind Ausgaben vor dem Abschlussstichtag als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Abschlussstichtag darstellen.

In unserem Beispiel betrifft die vorausbezahlte Miete für Januar und Februar:

100 €

das folgende Geschäftsjahr.

Dieser Betrag wird am Jahresende abgegrenzt.

Im IKR steht dafür:

2900 Aktive Jahresabgrenzung

zur Verfügung.

Vereinfacht lautet die Abgrenzungsbuchung:

2900 Aktive Jahresabgrenzung 100 € an 6700 Mietaufwendungen, Pachten 100 €

Dadurch werden im laufenden Geschäftsjahr nur die tatsächlich zu diesem Jahr gehörenden 250 € Mietaufwand berücksichtigt.

Ohne die Rechnungsabgrenzung wären in unserem Beispiel die gesamten:

350 €

als Aufwand des laufenden Geschäftsjahres erfasst.

Tatsächlich gehören aber nur:

250 €

wirtschaftlich zu diesem Jahr.

Die übrigen:

100 €

betreffen das Folgejahr.

Die Abgrenzung sorgt deshalb dafür, dass der Unternehmenserfolg der beiden Geschäftsjahre korrekt ermittelt wird.

Bei Mieten und Leasing solltest du deshalb zwischen:

Zahlung

und

Aufwand

unterscheiden.

Eine Zahlung kann vollständig heute erfolgen, obwohl ein Teil des Aufwands erst im folgenden Geschäftsjahr entsteht.

Umgekehrt kann ein Aufwand bereits entstanden sein, obwohl die entsprechende Rechnung oder Zahlung erst später erfolgt.

Deshalb wäre die Formulierung:

„Mieten werden gebucht, wenn sie bezahlt werden“

zu ungenau.

Richtig ist:

Miet- und Leasingaufwendungen werden dem Zeitraum zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Für die Einordnung kannst du dir folgende Grundlogik merken:

Aufwendungen vermindern den Unternehmenserfolg.

Erträge erhöhen den Unternehmenserfolg.

Deshalb gilt auch hier:

Aufwendungen → Soll

Erträge → Haben

Ein einfacher Geschäftsvorfall lautet:

Wir bezahlen eine Mietrechnung über:

1.000 €

per Bank.

Wenn keine Umsatzsteuer zu berücksichtigen ist, lautet der Buchungssatz:

6700 Mietaufwendungen, Pachten 1.000 €
an 2800 Bank 1.000 €

Das Aufwandskonto nimmt im Soll zu.

Das Bankkonto ist ein Aktivkonto und nimmt im Haben ab.

Die Miete muss nicht sofort bezahlt werden.

Erhalten wir zunächst eine Rechnung und bezahlen sie erst später, entsteht zunächst eine Verbindlichkeit.

Beispiel:

Mietaufwand:

1.000 €

Buchung bei Rechnungseingang:

6700 Mietaufwendungen, Pachten 1.000 €
an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.000 €

Spätere Zahlung:

4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.000 €
an 2800 Bank 1.000 €

Damit wird deutlich, dass Aufwand und Zahlung nicht zwingend gleichzeitig entstehen.

Ist in einer Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen und sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, wird die Umsatzsteuer nicht als Miet- oder Leasingaufwand gebucht.

Sie wird separat auf:

2600 Vorsteuer

erfasst.

Beispiel Leasing:

900 € netto

171 € Vorsteuer

1.071 € brutto

Nur die:

900 €

stellen den Leasingaufwand dar.

Die:

171 €

werden als Vorsteuer gebucht.

Für typische Aufgaben zu Mieten und Leasing solltest du insbesondere folgende Konten kennen:

6700 Mietaufwendungen, Pachten

6710 Leasingaufwendungen

5401 Miet- und Pachterträge

5402 Leasingerträge

2600 Vorsteuer

2800 Bank

2900 Aktive Jahresabgrenzung

Damit kannst du die meisten grundlegenden Buchungsaufgaben zu Miete und Leasing lösen.

Zahlt ein Unternehmen Miete oder Pacht, werden die Aufwendungen im IKR grundsätzlich auf:

6700 Mietaufwendungen, Pachten

gebucht.

Laufende Leasingaufwendungen werden auf:

6710 Leasingaufwendungen

erfasst.

Vermietet oder verpachtet das Unternehmen selbst, können die Erträge auf:

5401 Miet- und Pachterträge

gebucht werden.

Für Leasingerträge steht:

5402 Leasingerträge

zur Verfügung.

Enthält eine Rechnung abzugsfähige Umsatzsteuer, wird die Vorsteuer separat auf dem Konto 2600 Vorsteuer erfasst.

Dabei darfst du Aufwand und Zahlung nicht gleichsetzen. Mieten und Leasingaufwendungen müssen grundsätzlich periodengerecht dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Bei einer Vorauszahlung, die teilweise das folgende Geschäftsjahr betrifft, kann deshalb eine aktive Rechnungsabgrenzung erforderlich sein.

Für typische Buchungsaufgaben kannst du dir merken:

Miete/Pacht gezahlt → 6700 Mietaufwendungen, Pachten

Leasingrate als Aufwand → 6710 Leasingaufwendungen

Miete/Pacht erhalten → 5401 Miet- und Pachterträge

Leasingertrag → 5402 Leasingerträge

Für den Zeitraum von März des letzten Jahres bis August dieses Jahres fallen insgesamt Mietaufwendungen von 18.000 € an. Die Miete verteilt sich gleichmäßig auf den gesamten Zeitraum. Wie hoch sind die erfolgswirksamen Mietaufwendungen für das letzte Jahr?

A. 18.000 €
B. 10.000 €
C. 8.000 €
D. 15.000 €
E. 12.000 €

Wir überweisen 5.000 € für Mietaufwendungen. Die Umsatzsteuer bleibt in dieser Aufgabe unberücksichtigt. Wie lautet der Buchungssatz?

A. 6700 Mietaufwendungen, Pachten 4.000 € an 2800 Bank 4.000 €
B. 6700 Mietaufwendungen, Pachten 5.000 € an 2800 Bank 5.000 €
C. 2800 Bank 5.000 € an 6700 Mietaufwendungen, Pachten 5.000 €
D. 6700 Mietaufwendungen, Pachten 5.000 € an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.000 €
E. 2800 Bank 5.000 € an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.000 €

Auf dem Kontoauszug finden wir eine Abbuchung von 476 € inklusive 19 % Umsatzsteuer für Leasingaufwendungen. Das Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Was ist bei der Buchung zu berücksichtigen?

A. Der gesamte Betrag von 476 € wird als Leasingaufwand gebucht.
B. 400 € werden als Leasingaufwand und 76 € als Umsatzsteuer gebucht.
C. 400 € werden als Leasingaufwand und 76 € als Vorsteuer gebucht.
D. 400 € werden als Mietaufwand und 76 € als Umsatzsteuer gebucht.
E. 476 € werden als Vorsteuer gebucht.

Auf dem Kontoauszug finden wir eine Abbuchung von 476 € inklusive 19 % Umsatzsteuer für Leasingaufwendungen. Wie lautet der Buchungssatz?

A. 2800 Bank 476 € an 6710 Leasingaufwendungen 400 € und 2600 Vorsteuer 76 €
B. 6710 Leasingaufwendungen 400 € und 2600 Vorsteuer 76 € an 2880 Kasse 476 €
C. 6710 Leasingaufwendungen 400 € und 2600 Vorsteuer 76 € an 2800 Bank 476 €
D. 2880 Kasse 476 € an 6710 Leasingaufwendungen 400 € und 2600 Vorsteuer 76 €
E. 6710 Leasingaufwendungen 400 € und 4800 Umsatzsteuer 76 € an 2800 Bank 476 €

Auf unserem Kontoauszug haben wir eine Gutschrift von 2.000 € für vermietete Räume. Umsatzsteuer bleibt in dieser Aufgabe unberücksichtigt. Welche Konten sind von diesem Geschäftsvorfall betroffen?

A. 2880 Kasse
B. 2800 Bank
C. 5401 Miet- und Pachterträge
D. 6700 Mietaufwendungen, Pachten
E. 2600 Vorsteuer