In diesem Abschnitt erfährst du, was Geschäftsvorfälle sind und wie sie in der Buchführung erfasst werden. Dabei unterscheiden wir zunächst zwischen bestandswirksamen und erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen. Bestandswirksame Vorgänge verändern ausschließlich Bestandskonten, während bei erfolgswirksamen Vorgängen mindestens ein Aufwands- oder Ertragskonto angesprochen wird. Geschäftsvorfälle können außerdem unterschiedliche Auswirkungen auf die Bilanz haben. Bei reinen Buchungen auf Bestandskonten lassen sich vier typische Bilanzveränderungen unterscheiden: Aktivtausch, Passivtausch, Aktiv-Passiv-Mehrung und Aktiv-Passiv-Minderung. Anhand einfacher Beispiele lernst du, wie du diese Geschäftsvorfälle erkennst und die passenden Buchungssätze bildest.
Inhalte:
- Was ist ein Geschäftsvorfall?
- Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein
- Vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet buchen
- Keine Buchung ohne Beleg
- Zeitgerecht und periodengerecht buchen
- Bestandswirksame und erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
- Bestandswirksame Geschäftsvorfälle
- Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
- Wie wirken sich Aufwendungen und Erträge auf das Eigenkapital aus?
- Vier Arten von Bilanzveränderungen
- Aktive und passive Bestandskonten
- 1. Aktivtausch
- Warum verwenden wir hier nicht das Beispiel „Warenkauf gegen Bank“?
- 2. Passivtausch
- 3. Aktiv-Passiv-Mehrung
- 4. Aktiv-Passiv-Minderung
- Die vier Bilanzveränderungen im Überblick
- Bestandswirksam oder erfolgswirksam erkennen
- Warum sind Geschäftsvorfälle für die Buchführung wichtig?
- Geschäftsvorfälle richtig analysieren
- Belege als Grundlage der Geschäftsvorfälle
- Aufbewahrung von Buchungsbelegen
- Zusammenfassung
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Was ist ein Geschäftsvorfall?
Geschäftsvorfälle, auch Geschäftsfälle genannt, sind betriebliche Vorgänge, die sich auf die Buchführung eines Unternehmens auswirken und deshalb erfasst werden müssen.
Typische Geschäftsvorfälle sind beispielsweise der Einkauf von Waren oder Anlagegütern, der Verkauf von Produkten, die Aufnahme eines Darlehens, die Bezahlung einer Lieferantenrechnung oder der Eingang einer Kundenzahlung.
Dabei können sich Vermögenswerte, Schulden oder der Erfolg des Unternehmens verändern. Manche Geschäftsvorfälle verändern lediglich die Zusammensetzung von Vermögen und Schulden, andere führen zu einem Aufwand oder Ertrag und beeinflussen damit den Gewinn oder Verlust.
Für die Buchführung ist deshalb entscheidend, zunächst zu erkennen:
• Welche Konten sind betroffen?
• Handelt es sich um Bestands- oder Erfolgskonten?
• Auf welcher Seite der Konten wird gebucht?
Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein
Für Kaufleute schreibt das Handelsgesetzbuch vor, dass die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aus den Büchern ersichtlich sein müssen.
Die Buchführung muss so aufgebaut sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens gewinnen kann. Außerdem müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehen lassen.
Das bedeutet für die praktische Buchführung unter anderem, dass Geschäftsvorfälle vollständig, richtig und nachvollziehbar erfasst werden müssen.
Nicht jeder Unternehmer unterliegt dabei automatisch in gleicher Weise den handelsrechtlichen Buchführungspflichten. Für die grundlegenden Buchungsregeln in diesem Abschnitt gehen wir von einem buchführungspflichtigen Unternehmen aus.
Vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet buchen
Eine ordnungsmäßige Buchführung muss bestimmte Anforderungen erfüllen.
Eintragungen und Aufzeichnungen müssen:
• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
und
• geordnet
vorgenommen werden.
Es reicht also nicht, einen Geschäftsvorfall irgendwann und mit einem ungefähr passenden Betrag einzutragen. Die Buchung muss inhaltlich stimmen und so erfasst werden, dass der Vorgang später nachvollzogen werden kann.
Auch nachträgliche Änderungen dürfen nicht dazu führen, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung nicht mehr festgestellt werden kann.
Keine Buchung ohne Beleg
Ein wichtiger Grundsatz der praktischen Buchführung lautet:
Keine Buchung ohne Beleg.
Der Beleg dokumentiert, auf welcher Grundlage ein Geschäftsvorfall gebucht wurde.
Typische Belege sind beispielsweise:
• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Kassenbelege
• Kontoauszüge
• Gutschriften
Aus dem Beleg ergeben sich wichtige Angaben für die Buchung, beispielsweise Betrag, Datum, Geschäftspartner und Art des Geschäftsvorfalls.
Der Satz „Keine Buchung ohne Beleg“ steht zwar nicht wörtlich als einzelner Grundsatz in § 238 HGB, beschreibt aber das wichtige Belegprinzip der ordnungsmäßigen Buchführung.
Buchungsbelege müssen außerdem entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
Zeitgerecht und periodengerecht buchen
Geschäftsvorfälle müssen zeitgerecht erfasst werden. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wann ein Geschäftsvorfall stattgefunden hat und wie er sich entwickelt hat.
Bei Aufwendungen und Erträgen spielt zusätzlich die periodengerechte Zuordnung eine wichtige Rolle. Sie müssen grundsätzlich dem Geschäftsjahr zugerechnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Der Zeitpunkt der Zahlung allein entscheidet also nicht immer darüber, in welchem Jahr ein Aufwand oder Ertrag berücksichtigt wird.
Beispiel:
Eine Leistung wird noch im Dezember erbracht, die zugehörige Rechnung aber erst im Januar bezahlt.
Die Zahlung im Januar bedeutet nicht automatisch, dass der zugehörige Aufwand oder Ertrag erst dem neuen Geschäftsjahr zuzurechnen ist.
Bestandswirksame und erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
Grundsätzlich können wir für unsere Buchungsaufgaben zwischen bestandswirksamen und erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen unterscheiden.
Der entscheidende Unterschied liegt darin, welche Arten von Konten angesprochen werden.
Bei einem rein bestandswirksamen Geschäftsvorfall werden ausschließlich Bestandskonten verändert.
Bei einem erfolgswirksamen Geschäftsvorfall wird dagegen mindestens ein Aufwands- oder Ertragskonto angesprochen.
Bestandswirksame Geschäftsvorfälle
Bei rein bestandswirksamen Geschäftsvorfällen werden ausschließlich aktive oder passive Bestandskonten angesprochen.
Dadurch verändert sich unmittelbar kein Aufwand oder Ertrag und damit auch nicht der Unternehmenserfolg.
Beispiel:
Wir heben 1.000 € vom Bankkonto ab und legen das Geld in die Kasse.
Der Buchungssatz lautet:
Kasse 1.000 € an Bank 1.000 €
Das Bankguthaben sinkt um 1.000 €, während der Kassenbestand um 1.000 € steigt.
Beides sind Aktivkonten. Der Gesamtwert des Vermögens bleibt unverändert, lediglich seine Zusammensetzung verändert sich.
Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle
Bei einem erfolgswirksamen Geschäftsvorfall wird mindestens ein Erfolgskonto angesprochen.
Erfolgskonten sind:
Aufwandskonten
und
Ertragskonten
Aufwendungen vermindern den Unternehmenserfolg, während Erträge ihn erhöhen.
Beispiel:
Wir bezahlen eine Tankrechnung für einen betrieblichen Firmenwagen in bar.
Vereinfacht beträgt die Rechnung:
100 € netto + 19 € Umsatzsteuer = 119 € brutto
Bei bestehendem Vorsteuerabzug lautet der Buchungssatz:
Laufende Kfz-Kosten 100 €
Vorsteuer 19 €
an Kasse 119 €
Das Konto „Laufende Kfz-Kosten“ ist ein Aufwandskonto. Durch den Aufwand von 100 € vermindert sich der Unternehmenserfolg.
Die Vorsteuer von 19 € stellt dagegen keinen zusätzlichen Aufwand dar, wenn sie abzugsfähig ist.
Wie wirken sich Aufwendungen und Erträge auf das Eigenkapital aus?
Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle verändern über die Gewinn- und Verlustrechnung letztlich auch das Eigenkapital.
Aufwendungen vermindern den Gewinn beziehungsweise erhöhen einen Verlust.
Erträge erhöhen den Gewinn beziehungsweise vermindern einen Verlust.
Am Ende des Geschäftsjahres werden die Aufwands- und Ertragskonten über das GuV-Konto abgeschlossen. Der daraus entstehende Gewinn oder Verlust wird anschließend mit dem Eigenkapital verrechnet.
Vereinfacht gilt:
Erträge > Aufwendungen → Gewinn → Eigenkapital steigt
Aufwendungen > Erträge → Verlust → Eigenkapital sinkt
Vier Arten von Bilanzveränderungen
Bei Geschäftsvorfällen, die ausschließlich Bestandskonten betreffen, kannst du vier grundlegende Arten der Bilanzveränderung unterscheiden:
1. Aktivtausch
2. Passivtausch
3. Aktiv-Passiv-Mehrung
4. Aktiv-Passiv-Minderung
Um diese Geschäftsvorfälle richtig einzuordnen, musst du zunächst wissen, ob die betroffenen Konten Aktiv- oder Passivkonten sind.
Aktive und passive Bestandskonten
Die Bestandskonten leiten sich aus der Bilanz ab.
Aktivkonten bilden Vermögenswerte ab. Dazu gehören beispielsweise:
• Kasse
• Bank
• Forderungen
• Maschinen
• Fuhrpark
Passivkonten bilden insbesondere Eigenkapital und Schulden ab. Dazu gehören beispielsweise:
• Eigenkapital
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Darlehensverbindlichkeiten
Je nachdem, welche dieser Konten durch einen Geschäftsvorfall zu- oder abnehmen, entsteht eine bestimmte Bilanzveränderung.
1. Aktivtausch
Bei einem Aktivtausch wird ein Aktivkonto größer und ein anderes Aktivkonto kleiner.
Die Bilanzsumme verändert sich dadurch nicht.
Beispiel:
Wir heben 1.000 € vom Bankkonto ab und legen das Geld in die Kasse.
Buchungssatz:
Kasse 1.000 € an Bank 1.000 €
Auswirkung:
Kasse + 1.000 €
Bank − 1.000 €
Das Vermögen verändert lediglich seine Zusammensetzung. Die Summe der Aktivseite bleibt gleich.
Deshalb handelt es sich um einen Aktivtausch.
Merke:
Aktivkonto ↑ + Aktivkonto ↓ = Aktivtausch
Warum verwenden wir hier nicht das Beispiel „Warenkauf gegen Bank“?
Ein klassisches Beispiel für den Aktivtausch lautet teilweise:
Waren an Bank
Dieses Beispiel funktioniert jedoch nur, wenn der Wareneinkauf bestandsorientiert auf einem Warenbestandskonto gebucht wird und weitere Konten wie Vorsteuer außer Betracht bleiben.
Bei der aufwandsorientierten Warenbuchung, die wir in unseren Warenkonten verwenden, wird ein Wareneinkauf dagegen auf dem Aufwandskonto „Aufwendungen für Waren“ gebucht.
Dann liegt kein reiner Aktivtausch zwischen zwei Bestandskonten vor.
Für das Verständnis der Bilanzveränderung ist deshalb das Beispiel Kasse an Bank eindeutiger.
2. Passivtausch
Bei einem Passivtausch wird ein Passivkonto größer und ein anderes Passivkonto kleiner.
Auch hier bleibt die Bilanzsumme unverändert.
Beispiel:
Eine kurzfristige Lieferantenverbindlichkeit von 10.000 € wird in ein längerfristiges Darlehen umgewandelt.
Der Buchungssatz lautet:
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 10.000 € an Darlehensverbindlichkeiten 10.000 €
Auswirkung:
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen − 10.000 €
Darlehensverbindlichkeiten + 10.000 €
Die Höhe der gesamten Schulden verändert sich durch diese Umbuchung nicht. Lediglich ihre Zusammensetzung ändert sich.
Deshalb handelt es sich um einen Passivtausch.
Merke:
Passivkonto ↓ + Passivkonto ↑ = Passivtausch
3. Aktiv-Passiv-Mehrung
Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung nimmt mindestens ein Aktivposten und gleichzeitig ein Passivposten zu.
Dadurch erhöht sich die Bilanzsumme auf beiden Seiten.
Ein besonders eindeutiges Beispiel ist die Aufnahme eines Darlehens.
Die Bank zahlt dem Unternehmen ein Darlehen von:
20.000 €
auf das Geschäftskonto aus.
Der Buchungssatz lautet:
Bank 20.000 € an Darlehensverbindlichkeiten 20.000 €
Auswirkung:
Bank + 20.000 €
Darlehensverbindlichkeiten + 20.000 €
Das Unternehmen besitzt nun 20.000 € mehr Bankguthaben, hat gleichzeitig aber auch 20.000 € mehr Schulden.
Die Bilanzsumme steigt auf beiden Seiten um 20.000 €.
Deshalb handelt es sich um eine Aktiv-Passiv-Mehrung.
Diese Form der Bilanzveränderung wird auch als Bilanzverlängerung bezeichnet.
Merke:
Aktiva ↑ + Passiva ↑ = Aktiv-Passiv-Mehrung
4. Aktiv-Passiv-Minderung
Bei einer Aktiv-Passiv-Minderung werden ein Aktivkonto und ein Passivkonto kleiner.
Dadurch sinkt die Bilanzsumme auf beiden Seiten.
Beispiel:
Wir begleichen eine bereits bestehende Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen von:
5.000 €
per Banküberweisung.
Der Buchungssatz lautet:
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.000 € an Bank 5.000 €
Auswirkung:
Verbindlichkeiten − 5.000 €
Bank − 5.000 €
Auf der Aktivseite sinkt das Bankguthaben.
Auf der Passivseite sinken gleichzeitig die Schulden gegenüber dem Lieferanten.
Damit verringert sich die Bilanzsumme auf beiden Seiten um 5.000 €.
Es handelt sich um eine Aktiv-Passiv-Minderung.
Sie wird auch als Bilanzverkürzung bezeichnet.
Merke:
Aktiva ↓ + Passiva ↓ = Aktiv-Passiv-Minderung
Die vier Bilanzveränderungen im Überblick
Geschäftsvorfall
• Aktivtausch: Aktiv + / Aktiv −
• Passivtausch: Passiv + / Passiv −
• Aktiv-Passiv-Mehrung: Aktiv + / Passiv +
• Aktiv-Passiv-Minderung: Aktiv − / Passiv –
Für die Einordnung solltest du deshalb immer zuerst feststellen:
Welche Konten sind betroffen?
Danach prüfst du:
Aktivkonto, Passivkonto oder Erfolgskonto?
Erst dann kannst du den Geschäftsvorfall sicher einer Kategorie zuordnen.
Bestandswirksam oder erfolgswirksam erkennen
Ein einfacher Weg besteht darin, dir die beteiligten Konten anzusehen.
Beispiel 1:
Kasse an Bank
Beide Konten sind Bestandskonten.
→ bestandswirksam
Beispiel 2:
Verbindlichkeiten an Bank
Beide Konten sind Bestandskonten.
→ bestandswirksam
Beispiel 3:
Mietaufwand an Bank
Der Mietaufwand ist ein Aufwandskonto.
→ erfolgswirksam
Beispiel 4:
Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer
Das Umsatzerlöskonto ist ein Ertragskonto.
→ erfolgswirksam
Damit kannst du dir als Grundregel merken:
Nur Bestandskonten betroffen → rein bestandswirksam
Mindestens ein Aufwands- oder Ertragskonto betroffen → erfolgswirksam
Warum sind Geschäftsvorfälle für die Buchführung wichtig?
Die Buchführung setzt sich aus vielen einzelnen Geschäftsvorfällen zusammen.
Jede Eingangsrechnung, jede Ausgangsrechnung, jeder Zahlungseingang und jede Überweisung kann einen buchungspflichtigen Geschäftsvorfall darstellen.
Erst durch die vollständige und richtige Erfassung dieser Vorgänge lässt sich nachvollziehen, wie sich Vermögen, Schulden, Aufwendungen und Erträge während eines Geschäftsjahres verändert haben.
Die einzelnen Buchungen bilden damit die Grundlage für Konten, Salden, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz.
Geschäftsvorfälle richtig analysieren
Bevor du einen Buchungssatz bildest, kannst du einen Geschäftsvorfall Schritt für Schritt untersuchen.
1. Was ist passiert?
Beispielsweise: Eine bestehende Lieferantenrechnung wird per Bank bezahlt.
2. Welche Konten sind betroffen?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Bank.
3. Welche Kontoarten liegen vor?
Verbindlichkeiten = Passivkonto
Bank = Aktivkonto
4. Nehmen die Konten zu oder ab?
Verbindlichkeiten nehmen ab.
Bank nimmt ab.
5. Welche Bilanzveränderung liegt vor?
Aktiva und Passiva werden kleiner.
→ Aktiv-Passiv-Minderung
6. Wie lautet der Buchungssatz?
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank
Mit diesem Vorgehen kannst du auch umfangreichere Geschäftsvorfälle systematisch analysieren.
Belege als Grundlage der Geschäftsvorfälle
In der Praxis entstehen Buchungen normalerweise auf Grundlage von Belegen oder anderen nachvollziehbaren Aufzeichnungen.
Eine Lieferantenrechnung dokumentiert beispielsweise den Einkauf.
Eine Ausgangsrechnung dokumentiert eine Forderung gegenüber einem Kunden.
Ein Kontoauszug kann einen Zahlungseingang oder eine Überweisung belegen.
Ein Kassenbeleg dokumentiert einen bar bezahlten Geschäftsvorfall.
Wichtig ist dabei, dass Beleg und Buchung miteinander verknüpft und der Geschäftsvorfall später nachvollziehbar bleiben.
Aufbewahrung von Buchungsbelegen
Buchungsbelege dürfen nach der Buchung nicht einfach entsorgt werden.
Für Kaufleute sieht das HGB gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor. Buchungsbelege sind derzeit grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren.
Andere Unterlagen können anderen Fristen unterliegen. Es wäre deshalb zu pauschal zu sagen, dass alle Unterlagen und Belege immer gleich lange aufzubewahren sind.
Für die Buchführung ist entscheidend, dass die erforderlichen Unterlagen während ihrer Aufbewahrungsfrist verfügbar und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
Zusammenfassung
Geschäftsvorfälle sind betriebliche Vorgänge, die in der Buchführung erfasst werden und Vermögen, Schulden oder den Unternehmenserfolg verändern können.
Bei rein bestandswirksamen Geschäftsvorfällen werden ausschließlich Bestandskonten angesprochen. Ein Aufwand oder Ertrag entsteht dadurch unmittelbar nicht.
Bei erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen wird dagegen mindestens ein Aufwands- oder Ertragskonto verwendet. Dadurch verändert sich der Unternehmenserfolg.
Bei Buchungen auf Bestandskonten solltest du vier grundlegende Bilanzveränderungen unterscheiden:
Aktivtausch → Aktiv + / Aktiv −
Passivtausch → Passiv + / Passiv −
Aktiv-Passiv-Mehrung → Aktiv + / Passiv +
Aktiv-Passiv-Minderung → Aktiv − / Passiv −
Für jede Buchungsaufgabe gilt deshalb:
Geschäftsvorfall verstehen → Konten bestimmen → Kontoarten erkennen → Zu- und Abgänge prüfen → Buchungssatz bilden
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Welche vier Arten der Bilanzveränderung kennst du?
A. Aktiv-Passiv-Minderung
B. Aktiv-Passiv-Mehrung
C. Aktiv-Passiv-Tausch
D. Passivtausch
E. Aktivtausch
Welche Art der Bilanzveränderung liegt in diesem Fall vor?
Eine Lieferantenrechnung wird in bar beglichen.
A. Aktiv-Passiv-Mehrung
B. Aktiv-Passiv-Minderung
C. Aktivtausch
D. Passivtausch
E. Aktivmehrung
Welche Art der Bilanzveränderung liegt in diesem Fall vor?
Neue Büromöbel werden auf Ziel gekauft.
A. Aktiv-Passiv-Mehrung
B. Aktiv-Passiv-Minderung
C. Aktivtausch
D. Passivtausch
E. Aktivmehrung
Welche Art der Bilanzveränderung liegt in diesem Fall vor?
Ein neuer Firmenwagen wird gekauft und sofort per Banküberweisung bezahlt.
A. Aktiv-Passiv-Mehrung
B. Aktiv-Passiv-Minderung
C. Aktivtausch
D. Passivtausch
E. Aktivmehrung
Welche Art der Bilanzveränderung liegt in diesem Fall vor?
Eine kurzfristige Verbindlichkeit gegenüber einem Lieferanten wird in ein langfristiges Darlehen umgewandelt.
A. Aktiv-Passiv-Mehrung
B. Aktiv-Passiv-Minderung
C. Aktivtausch
D. Passivtausch
E. Passivmehrung
