Belege spielen in der Buchführung eine zentrale Rolle, denn sie dokumentieren die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Lohnabrechnungen liefern die Informationen, die für die Erfassung und Kontrolle einer Buchung benötigt werden. Je nachdem, wer einen Beleg erstellt hat, wird grundsätzlich zwischen Eigenbelegen und Fremdbelegen unterschieden. Ist ein erforderlicher Fremdbeleg nicht vorhanden, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Ersatzbeleg erstellt werden. Dabei handelt es sich um eine besondere Form des Eigenbelegs. Für deine Ausbildung solltest du die unterschiedlichen Belegarten erkennen, typische Beispiele zuordnen und die Bedeutung des Belegprinzips verstehen.
Inhalte:
- Was ist ein Beleg?
- Warum sind Belege für die Buchführung wichtig?
- Welche Belegarten gibt es?
- Was ist ein Eigenbeleg?
- Was ist ein Fremdbeleg?
- Beispiele für Fremdbelege
- Interne und externe Belege unterscheiden
- Beispiel: Ausgangsrechnung
- Beispiel: Eingangsrechnung
- Was ist ein Ersatzbeleg?
- Wann kann ein Ersatzbeleg verwendet werden?
- Kann ein Ersatzbeleg das Original vollständig ersetzen?
- Ersatzbeleg und Vorsteuer
- Was bedeutet „Keine Buchung ohne Beleg“?
- Welche Funktion hat ein Beleg?
- Was bedeutet Kontieren eines Belegs?
- Belege müssen geprüft werden
- Papierbelege und elektronische Belege
- Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?
- Belegarten auf einen Blick
- Typische Zuordnungen
- Belegarten und Buchungssätze
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Was ist ein Beleg?
Ein Beleg dokumentiert einen Geschäftsvorfall und liefert die Informationen, die für dessen buchhalterische Erfassung benötigt werden.
Ein Geschäftsvorfall kann beispielsweise der Einkauf von Waren, der Verkauf eines Produkts, die Bezahlung einer Lieferantenrechnung oder die Auszahlung von Löhnen und Gehältern sein.
Der Beleg stellt dabei die Verbindung zwischen dem tatsächlichen wirtschaftlichen Vorgang und der Buchung her. Anhand des Belegs muss nachvollziehbar sein, was passiert ist, wann der Geschäftsvorfall stattgefunden hat und welche Beträge betroffen sind.
Belege haben deshalb eine wichtige Nachweis- und Kontrollfunktion.
Warum sind Belege für die Buchführung wichtig?
Geschäftsvorfälle dürfen nicht einfach ohne nachvollziehbare Grundlage in die Buchführung aufgenommen werden.
Die GoBD verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen wird. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Der Beleg stellt den Zusammenhang zwischen dem tatsächlichen Geschäftsvorfall und der entsprechenden Aufzeichnung beziehungsweise Buchung her.
Belege helfen damit unter anderem dabei,
Geschäftsvorfälle nachzuweisen,
Buchungen nachvollziehbar zu machen,
Beträge und Buchungsdaten zu kontrollieren,
Fehler zu erkennen,
die Buchführung bei einer Prüfung nachzuweisen.
Nach § 238 HGB muss die Buchführung so beschaffen sein, dass die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgt werden können.
Welche Belegarten gibt es?
Für die grundlegende Einteilung ist entscheidend, woher der Beleg stammt.
Dabei unterscheidest du vor allem:
Eigenbelege beziehungsweise interne Belege
und
Fremdbelege beziehungsweise externe Belege
Daneben können dir Ersatzbelege begegnen. Ein Ersatzbeleg wird vom Unternehmen selbst erstellt, wenn für einen Geschäftsvorfall kein geeigneter Fremdbeleg vorhanden ist oder ein ursprünglicher Beleg nicht mehr beschafft werden kann.
Ein Ersatzbeleg ist deshalb streng genommen eine besondere Form des Eigenbelegs und keine vollständig unabhängige dritte Herkunftsgruppe.
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg wird im Unternehmen selbst erstellt.
Deshalb wird diese Belegart häufig auch als interner Beleg bezeichnet.
Eigenbelege entstehen beispielsweise, wenn das Unternehmen selbst eine Rechnung an einen Kunden ausstellt oder innerbetriebliche Vorgänge dokumentiert.
Dabei solltest du beachten: Nicht jedes intern erstellte Schriftstück ist automatisch ein Buchungsbeleg. Es muss einen für die Buchführung relevanten Geschäftsvorfall dokumentieren.
Beispiele für Eigenbelege
Typische Eigenbelege sind beispielsweise:
• Kopien beziehungsweise Wiedergaben von Ausgangsrechnungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Materialentnahmescheine
• Reisekostenabrechnungen
• Interne Umbuchungsbelege
• Belege über Abschreibungen
• Belege über bestimmte innerbetriebliche Verrechnungen
Beispiel:
Ein Unternehmen verkauft Waren auf Rechnung an einen Kunden und stellt dafür eine Rechnung aus.
Da die Rechnung vom eigenen Unternehmen erstellt wurde, handelt es sich aus Sicht dieses Unternehmens um einen Eigenbeleg.
Was ist ein Fremdbeleg?
Ein Fremdbeleg wird außerhalb des eigenen Unternehmens erstellt und gelangt von einem Geschäftspartner, Kreditinstitut, einer Behörde oder einer anderen externen Stelle in das Unternehmen.
Deshalb werden Fremdbelege häufig auch als externe Belege bezeichnet.
Ein typisches Beispiel ist eine Lieferantenrechnung.
Kauft ein Unternehmen Waren auf Rechnung ein, erhält es vom Lieferanten eine Rechnung. Diese Rechnung wurde nicht vom eigenen Unternehmen erstellt und ist daher ein Fremdbeleg.
Beispiele für Fremdbelege
Zu den typischen Fremdbelegen gehören beispielsweise:
• Eingangsrechnungen von Lieferanten
• Quittungen über betriebliche Einkäufe
• Kontoauszüge einer Bank
• Gebührenbescheide
• Rechnungen von Dienstleistern
• Bestimmte Gutschriften von Geschäftspartnern
• Zahlungsbelege externer Stellen
Ob ein Dokument tatsächlich als Buchungsbeleg dient, hängt davon ab, ob es einen buchungsrelevanten Geschäftsvorfall nachweist.
Die GoBD nennen beispielsweise Rechnungen, Verträge, Barquittungen, Zahlungsbelege, Kontoauszüge, Lieferscheine sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen als mögliche Belegarten.
Interne und externe Belege unterscheiden
Für viele Aufgaben kannst du Eigenbelege und Fremdbelege folgendermaßen unterscheiden:
Eigenbeleg
Begriff: interner Beleg
Erstellt von: eigenem Unternehmen
Herkunft: innerhalb des Unternehmens
Beispiel: Ausgangsrechnung
Weiteres Beispiel: Lohnabrechnung
Fremdbeleg
Begriff: externer Beleg
Erstellt von: externer Stelle
Herkunft: außerhalb des Unternehmens
Beispiel: Eingangsrechnung
Weiteres Beispiel: Bankkontoauszug
Besonders bei Rechnungen kannst du dir die Unterscheidung gut merken:
Ausgangsrechnung → Eigenbeleg
Eingangsrechnung → Fremdbeleg
Entscheidend ist dabei die Sichtweise des betrachteten Unternehmens.
Beispiel: Ausgangsrechnung
Die Schreibtisch GmbH verkauft Büromöbel an einen Kunden.
Anschließend stellt die Schreibtisch GmbH dem Kunden eine Rechnung aus.
Aus Sicht der Schreibtisch GmbH handelt es sich um eine Ausgangsrechnung. Sie wurde im eigenen Unternehmen erstellt und gehört damit zu den Eigenbelegen.
Der Kunde erhält dagegen eine Eingangsrechnung. Aus seiner Sicht handelt es sich um einen Fremdbeleg.
Derselbe Vorgang kann also abhängig vom betrachteten Unternehmen unterschiedlich eingeordnet werden.
Beispiel: Eingangsrechnung
Die Schreibtisch GmbH kauft Holz bei einem Lieferanten und erhält dafür eine Rechnung.
Die Rechnung wurde vom Lieferanten ausgestellt und gelangt von außen in die Schreibtisch GmbH.
Für die Schreibtisch GmbH handelt es sich deshalb um einen Fremdbeleg beziehungsweise externen Beleg.
Auf Grundlage dieser Rechnung kann beispielsweise der Wareneinkauf beziehungsweise Materialbezug gebucht werden.
Was ist ein Ersatzbeleg?
Ein Ersatzbeleg wird selbst erstellt, wenn für einen Geschäftsvorfall kein geeigneter Fremdbeleg vorhanden ist.
Das kann beispielsweise vorkommen, wenn ein ursprünglicher Beleg verloren gegangen ist und sich keine Kopie oder Ersatzrechnung mehr vom Aussteller beschaffen lässt.
Der Ersatzbeleg soll den Geschäftsvorfall so genau wie möglich dokumentieren.
Da das Unternehmen diesen Beleg selbst erstellt, handelt es sich um eine besondere Form des Eigenbelegs.
Die GoBD stellen grundsätzlich klar: Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.
Wann kann ein Ersatzbeleg verwendet werden?
Ein Ersatzbeleg sollte nicht zur normalen Vorgehensweise werden.
Fehlt beispielsweise eine Lieferantenrechnung, sollte zunächst geprüft werden, ob beim Lieferanten eine Kopie oder Ersatzrechnung angefordert werden kann.
Erst wenn ein anderer geeigneter Nachweis nicht beschafft werden kann, kommt ein selbst erstellter Ersatzbeleg in Betracht.
Ein typisches Beispiel könnte eine kleinere betriebliche Ausgabe sein, bei der eine Quittung verloren gegangen ist und nachträglich keine Kopie mehr erhältlich ist.
Wichtig: Es gibt keine allgemeine gesetzliche Regel, nach der Ersatzbelege ausschließlich bis zu einem bestimmten Eurobetrag zulässig wären. Allerdings muss der Geschäftsvorfall auch bei einem Ersatzbeleg glaubhaft und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Kann ein Ersatzbeleg das Original vollständig ersetzen?
Nicht in jeder Hinsicht.
Ein Ersatzbeleg kann dazu dienen, eine betriebliche Ausgabe beziehungsweise einen Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Er besitzt aber nicht automatisch dieselbe steuerliche Wirkung wie eine ordnungsgemäße Rechnung eines anderen Unternehmers.
Besonders wichtig ist dieser Unterschied beim Vorsteuerabzug.
Ersatzbeleg und Vorsteuer
Ein selbst ausgestellter Ersatzbeleg reicht grundsätzlich nicht aus, um aus einer normalen Eingangsleistung Vorsteuer abzuziehen.
Für den Vorsteuerabzug verlangt § 15 UStG grundsätzlich, dass der Unternehmer eine entsprechend ausgestellte Rechnung besitzt.
Geht eine Rechnung verloren, sollte deshalb möglichst eine Kopie beziehungsweise ein Ersatz der Rechnung beim ursprünglichen Aussteller angefordert werden.
Merke:
Ersatzbeleg kann einen Geschäftsvorfall dokumentieren.
Aber:
Ersatzbeleg ersetzt grundsätzlich nicht die erforderliche Rechnung für den Vorsteuerabzug.
Was bedeutet „Keine Buchung ohne Beleg“?
Der bekannte Grundsatz lautet:
Keine Buchung ohne Beleg.
Damit wird das Belegprinzip der ordnungsmäßigen Buchführung beschrieben.
Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Die GoBD formulieren ausdrücklich, dass Geschäftsvorfälle grundsätzlich durch Belege nachzuweisen sind und bei fehlendem Fremdbeleg ein Eigenbeleg erstellt werden muss.
Der häufig verwendete Satz „Keine Buchung ohne Beleg“ steht allerdings nicht wörtlich in § 238 HGB.
§ 238 HGB schreibt unter anderem vor, dass die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgt werden können müssen. § 239 HGB verlangt zudem vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und lässt eine geordnete Belegablage als Form der Buchführung zu.
Welche Funktion hat ein Beleg?
Ein Beleg erfüllt mehrere Funktionen.
Besonders wichtig sind:
Nachweisfunktion:
Der Beleg weist nach, dass ein Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat.
Buchungsfunktion:
Er liefert die Informationen, die für die buchhalterische Erfassung erforderlich sind.
Kontrollfunktion:
Die Angaben einer Buchung können anhand des zugrunde liegenden Belegs überprüft werden.
Dokumentationsfunktion:
Auch später lässt sich nachvollziehen, wie eine Buchung entstanden ist.
Die GoBD bezeichnen diese Verbindung zwischen dem realen Vorgang und dem aufgezeichneten beziehungsweise gebuchten Inhalt als Belegfunktion.
Welche Angaben benötigt ein Buchungsbeleg?
Welche Angaben auf beziehungsweise zu einem Beleg benötigt werden, hängt von der jeweiligen Belegart und dem Geschäftsvorfall ab.
Typische Informationen sind beispielsweise:
• Belegdatum
• Betrag
• Geschäftspartner
• Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Rechnungs- oder Belegnummer
• Gegebenenfalls Umsatzsteuer
• Gegebenenfalls Zahlungsbedingungen
Zusätzlich muss die Verbindung zwischen Beleg und Buchung eindeutig hergestellt werden können.
Angaben zur Kontierung, zum Buchungsdatum oder zur Ablage müssen dabei nicht zwangsläufig handschriftlich direkt auf einem Papierbeleg stehen. Bei elektronischen Buchführungssystemen können diese Informationen auch mit dem Beleg beziehungsweise dem entsprechenden Datensatz verknüpft werden.
Was bedeutet Kontieren eines Belegs?
Bevor ein Geschäftsvorfall gebucht wird, muss festgestellt werden, welche Konten von ihm betroffen sind.
Dieser Vorgang wird als Kontierung bezeichnet.
Beispiel:
Ein Unternehmen erhält eine Rechnung für eingekaufte Waren.
Dann muss unter anderem geprüft werden:
• Welches Aufwands- oder Bestandskonto ist betroffen?
• Entsteht eine Verbindlichkeit?
• Ist Vorsteuer zu berücksichtigen?
• Welche Kontonummern gelten laut Kontenplan?
Auf dieser Grundlage kann anschließend der Buchungssatz gebildet werden.
Belege müssen geprüft werden
Vor der Buchung sollte ein Beleg auf seine sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden.
Bei einer Rechnung können beispielsweise folgende Punkte relevant sein:
• Stimmt der Rechnungsempfänger?
• Wurde die Ware oder Leistung tatsächlich bezogen?
• Stimmen Mengen und Preise?
• Ist der Rechnungsbetrag richtig berechnet?
• Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen?
• Gibt es Skonto oder andere Zahlungsbedingungen?
Erst danach kann der Geschäftsvorfall korrekt kontiert und gebucht werden.
Papierbelege und elektronische Belege
Belege müssen heute nicht mehr ausschließlich auf Papier vorliegen.
Zu den elektronischen Belegen können beispielsweise gehören:
• Elektronische Rechnungen
• PDF-Rechnungen
• Elektronische Kontoauszüge
• Digitale Zahlungsbelege
• Elektronisch erzeugte Lohnabrechnungen
Ein elektronischer Beleg ist nicht nur eine technische Kopie eines Papierbelegs. Wird ein Beleg ursprünglich elektronisch erzeugt oder empfangen, handelt es sich um ein digitales Ausgangsdokument, für dessen Aufbewahrung die entsprechenden Anforderungen an elektronische Unterlagen gelten.
Auch elektronische Belege müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer verfügbar und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
Wie lange müssen Buchungsbelege aufbewahrt werden?
Buchungsbelege dürfen nach der Buchung nicht einfach vernichtet werden.
Nach § 257 HGB beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege derzeit acht Jahre. Dazu können beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie weitere Belege gehören, die einer Buchung zugrunde liegen.
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist.
Wichtig ist die Unterscheidung zu anderen Unterlagen: Nicht für sämtliche Unterlagen der Buchführung gilt dieselbe Aufbewahrungsdauer. Beispielsweise gelten für bestimmte Handelsbücher und Jahresabschlussunterlagen weiterhin längere Fristen.
Belegarten auf einen Blick
Eigenbeleg: wird im eigenen Unternehmen erstellt.
Fremdbeleg: wird von einer externen Stelle erstellt.
Ersatzbeleg: wird bei fehlendem Fremdbeleg selbst erstellt.
Dabei solltest du dir merken:
Eigenbeleg = im Unternehmen erstellt
Fremdbeleg = außerhalb des Unternehmens erstellt
Ersatzbeleg = besondere Form des Eigenbelegs bei fehlendem anderweitigem Beleg
Typische Zuordnungen
Für Aufgaben in deiner Ausbildung kannst du folgende Beispiele üben:
Eingangsrechnung eines Lieferanten → Fremdbeleg
Ausgangsrechnung an einen Kunden → Eigenbeleg
Kontoauszug der Bank → Fremdbeleg
Lohnabrechnung des eigenen Unternehmens → Eigenbeleg
Selbst erstellter Nachweis für eine verlorene Quittung → Ersatzbeleg
Entscheidend ist dabei immer, wer den Beleg aus Sicht des betrachteten Unternehmens erstellt hat.
Belegarten und Buchungssätze
Ein Beleg allein sagt noch nicht automatisch, wie ein Geschäftsvorfall zu buchen ist.
Dafür musst du zusätzlich prüfen:
1. Welcher Geschäftsvorfall liegt vor?
2. Welche Konten sind betroffen?
3. Handelt es sich um Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oder Ertragskonten?
4. Welche Beträge werden gebucht?
5. Ist Vorsteuer oder Umsatzsteuer zu berücksichtigen?
6. Welche Konten stehen im vorgegebenen Kontenplan zur Verfügung?
7. Der Beleg liefert dafür die notwendigen Ausgangsinformationen.
Der Beleg liefert dafür die notwendigen Ausgangsinformationen.
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Welche der folgenden Belege gehören zu den externen Belegen beziehungsweise Fremdbelegen?
A. Ausgangsrechnungen
B. Kontoauszüge
C. Von einem externen Transportunternehmen ausgestellte Frachtpapiere
D. Materialentnahmescheine
E. Belege über Privatentnahmen
Welche der folgenden Belege gehören zu den internen Belegen beziehungsweise Eigenbelegen?
A. Belege über Privatentnahmen bei einem Einzelunternehmen
B. Belege über Privateinlagen bei einem Einzelunternehmen
C. Lohn- und Gehaltslisten
D. Materialentnahmescheine
E. Kontoauszüge einer Bank
Worin liegt der Unterschied zwischen Eigenbelegen und Fremdbelegen?
A. Eigenbelege werden im eigenen Unternehmen erstellt, Fremdbelege von einer externen Stelle.
B. Eigenbelege werden immer vom Unternehmensinhaber persönlich erstellt, Fremdbelege von den Beschäftigten.
C. Eigenbelege betreffen ausschließlich Einnahmen, Fremdbelege ausschließlich Ausgaben.
D. Eigenbelege werden nur auf Papier erstellt, Fremdbelege ausschließlich elektronisch.
E. Zwischen Eigenbelegen und Fremdbelegen besteht kein Unterschied.
Worin liegt der Unterschied zwischen externen Belegen und Fremdbelegen?
A. Beide Begriffe werden synonym verwendet.
B. Externe Belege weisen grundsätzlich höhere Beträge auf als Fremdbelege.
C. Der Unterschied liegt im Empfänger des Belegs.
D. Der Unterschied liegt im Absender des Belegs.
E. Die Belege werden unterschiedlich gebucht.
Welche Aussage zu internen Belegen ist richtig?
A. Interne Belege dienen grundsätzlich als Ersatz für fehlende Originalbelege.
B. Interne Belege sind für die Buchführung nicht relevant, da sie nur innerhalb des Unternehmens verwendet werden.
C. Der Begriff „interner Beleg“ wird auch für Eigenbelege verwendet.
D. Interne Belege werden ausschließlich in der Kosten- und Leistungsrechnung verwendet.
E. Interne Belege werden in der Buchführung auch als Fremdbelege bezeichnet.
