In diesem Abschnitt erfährst du, was ein Lohnvorschuss ist und wie er in der Buchführung behandelt wird. Bei einem Lohnvorschuss erhält ein Arbeitnehmer einen Teil seines Arbeitsentgelts, bevor der entsprechende Vergütungsanspruch fällig ist. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren dabei, dass der ausgezahlte Betrag später mit dem Arbeitsentgelt verrechnet wird. Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf einen solchen Vorschuss besteht grundsätzlich nicht. Ein Anspruch kann sich jedoch beispielsweise aus einem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer anderen Vereinbarung ergeben. Für die Buchhaltung ist besonders wichtig, dass die Auszahlung des Vorschusses zunächst noch keinen zusätzlichen Personalaufwand verursacht.
Inhalte:
- Was ist ein Lohnvorschuss?
- Besteht ein Anspruch auf einen Lohnvorschuss?
- Wie hoch darf ein Lohnvorschuss sein?
- Lohnvorschuss und Abschlag unterscheiden
- Lohnvorschuss und Arbeitgeberdarlehen
- Steuern und Sozialversicherung beim Lohnvorschuss
- Warum ist „Bruttovorschuss minus Abzüge“ als Erklärung problematisch?
- Wie wird ein Lohnvorschuss gebucht?
- Beispiel: Vorschuss wird bar ausgezahlt
- Welche Auswirkung hat die Vorschusszahlung auf den Erfolg?
- Vorschuss per Banküberweisung
- Verrechnung mit der späteren Gehaltsabrechnung
- Gehaltsabrechnung mit Vorschuss buchen
- Warum steht 2650 im Haben?
- Der Vorschuss reduziert den späteren Auszahlungsbetrag
- Muss der Vorschuss immer mit dem nächsten Gehalt vollständig verrechnet werden?
- Was passiert, wenn der Vergütungsanspruch nicht entsteht?
- Vorschüsse in der Entgeltabrechnung
- Typische Buchungsfehler
- Lohnvorschuss zusammengefasst
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Was ist ein Lohnvorschuss?
Ein Lohnvorschuss ist eine Vorauszahlung auf Arbeitsentgelt, das noch nicht oder noch nicht vollständig fällig ist.
Das Bundesarbeitsgericht beschreibt einen Vorschuss als Vorauszahlung auf noch nicht verdienten Lohn. Entscheidend ist, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich darüber einig sind, dass die Zahlung später mit dem entsprechenden Vergütungsanspruch verrechnet wird.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält normalerweise am Monatsende sein Gehalt.
Zur Monatsmitte benötigt er kurzfristig:
500 €
Der Arbeitgeber zahlt ihm diese 500 € bereits vorab.
Bei der späteren Gehaltsabrechnung werden die 500 € berücksichtigt, sodass nur noch der verbleibende Auszahlungsbetrag überwiesen wird.
Besteht ein Anspruch auf einen Lohnvorschuss?
Grundsätzlich ist Arbeitsentgelt nach der erbrachten Arbeitsleistung zu zahlen. Ist die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen, wird sie grundsätzlich nach Ablauf des jeweiligen Zeitabschnitts fällig. Das ergibt sich aus § 614 BGB.
Daraus ergibt sich kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch, nach dem ein Arbeitgeber auf Wunsch immer einen Lohnvorschuss zahlen müsste.
Ein entsprechender Anspruch kann allerdings beispielsweise aufgrund eines:
Arbeitsvertrags
Tarifvertrags
oder einer anderen verbindlichen Regelung
bestehen.
Fehlt eine solche Regelung, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Vorschuss individuell vereinbaren.
Die Formulierung:
„Der Arbeitgeber darf immer frei entscheiden, ob er einen Vorschuss gewährt“
wäre daher ebenfalls zu pauschal. Besteht bereits ein vertraglicher oder tariflicher Anspruch, muss dieser berücksichtigt werden.
Wie hoch darf ein Lohnvorschuss sein?
Für einen normalen Lohnvorschuss gibt es keine allgemeine gesetzliche Vorschrift, nach der höchstens ein bestimmter Prozentsatz oder Betrag des Monatslohns ausgezahlt werden darf.
Deshalb ist die Aussage:
„Ein ganzer Monatslohn darf niemals als Vorschuss ausgezahlt werden“
nicht richtig.
Wie hoch der Vorschuss ausfällt, richtet sich nach der jeweiligen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie den Umständen des Einzelfalls.
In der betrieblichen Praxis werden häufig nur Teilbeträge des zu erwartenden Arbeitsentgelts vorab ausgezahlt.
Lohnvorschuss und Abschlag unterscheiden
Ein Vorschuss und eine Abschlagszahlung sind nicht dasselbe.
Beim Vorschuss wird Arbeitsentgelt vorweggenommen, obwohl der zugrunde liegende Vergütungsanspruch noch nicht oder noch nicht vollständig fällig ist.
Bei einem Abschlag wird dagegen ein Teilbetrag auf bereits erarbeitetes Arbeitsentgelt gezahlt, bevor die endgültige Abrechnung erfolgt.
Vereinfacht gilt:
Vorschuss → Arbeitsentgelt wird vorweggenommen
Abschlag → bereits erarbeitetes Arbeitsentgelt wird teilweise ausgezahlt
Auch die Gewerbeordnung unterscheidet in § 108 ausdrücklich zwischen Abschlagszahlungen und Vorschüssen. Beide sind gegebenenfalls in der Entgeltabrechnung auszuweisen.
Lohnvorschuss und Arbeitgeberdarlehen
Ein Lohnvorschuss sollte auch nicht pauschal als Kredit des Arbeitgebers bezeichnet werden.
Bei einem typischen Lohnvorschuss wird lediglich die Zahlung des Arbeitslohns zeitlich vorgezogen und später mit dem Entgelt verrechnet.
Ein Arbeitgeberdarlehen ist dagegen ein eigenständiges Darlehensverhältnis. Dabei kann beispielsweise auch die Frage nach Zinsen beziehungsweise einem steuerpflichtigen Zinsvorteil eine Rolle spielen.
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet ausdrücklich zwischen Arbeitgeberdarlehen und Lohnvorschüssen, wenn Letztere lediglich eine abweichende Vereinbarung über die Zahlungsbedingungen des Arbeitslohns darstellen.
Deshalb sollte die Aussage:
„Ein Lohnvorschuss ist ein zinsloser Kredit des Arbeitgebers“
nicht allgemein verwendet werden.
Steuern und Sozialversicherung beim Lohnvorschuss
Auch die steuerliche Behandlung muss genauer betrachtet werden.
Ein Vorschuss auf laufenden Arbeitslohn ist nicht plötzlich ein zusätzlicher Arbeitslohn neben dem späteren Monatsgehalt. Er ist eine vorzeitige Auszahlung eines Teils des Arbeitsentgelts.
Bei der Lohnabrechnung werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nach den dafür geltenden Regeln für das Arbeitsentgelt berechnet.
Das Bundesfinanzministerium ordnet Vorauszahlungen von laufendem Arbeitslohn grundsätzlich den Lohnzahlungszeiträumen zu, für die sie geleistet werden.
Für die Sozialversicherung gilt grundsätzlich, dass Beiträge an das beitragspflichtige Arbeitsentgelt anknüpfen. Arbeitsentgelt umfasst die laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung.
Für einfache Buchführungsaufgaben bedeutet das:
Der Vorschuss wird nicht als zusätzlicher Bruttolohn behandelt.
Er wird bei der späteren Abrechnung auf den noch auszuzahlenden Betrag angerechnet.
Warum ist „Bruttovorschuss minus Abzüge“ als Erklärung problematisch?
Die ursprüngliche Aussage:
„Vom Vorschuss werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen und später muss der Bruttobetrag zurückgezahlt werden“
ist für eine grundlegende Buchführungsaufgabe irreführend.
Angenommen, der Arbeitnehmer erhält:
500 € Vorschuss in bar
Dann werden in der Buchführung zunächst tatsächlich:
500 €
an ihn ausgezahlt.
Dieser Betrag wird als Forderung gegenüber dem Mitarbeiter erfasst.
Bei der späteren regulären Gehaltsabrechnung werden das gesamte Arbeitsentgelt sowie die entsprechenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet. Der bereits ausgezahlte Vorschuss vermindert anschließend den Betrag, der noch an den Arbeitnehmer auszuzahlen ist.
Der Arbeitnehmer muss also nicht erst einen fiktiven höheren Bruttovorschuss „zurückzahlen“.
Wie wird ein Lohnvorschuss gebucht?
Zahlt das Unternehmen einen Vorschuss aus, entsteht zunächst eine Forderung gegenüber dem Mitarbeiter.
Der Vorschuss ist zu diesem Zeitpunkt noch kein zusätzlicher Gehaltsaufwand.
Im IKR verwenden wir dafür:
2650 Forderungen an Mitarbeiter
Wird das Geld bar ausgezahlt, vermindert sich:
2880 Kasse
Bei einer Überweisung vermindert sich:
2800 Bank
Beispiel: Vorschuss wird bar ausgezahlt
Ein Mitarbeiter erhält:
500 € Lohnvorschuss in bar
Der Buchungssatz lautet:
2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
an 2880 Kasse 500 €
Das Konto 2650 Forderungen an Mitarbeiter ist ein Aktivkonto.
Durch die Vorschusszahlung entsteht beziehungsweise erhöht sich die Forderung gegenüber dem Arbeitnehmer. Deshalb erfolgt die Buchung im Soll.
Das Konto 2880 Kasse ist ebenfalls ein Aktivkonto.
Da der Kassenbestand um 500 € sinkt, wird die Abnahme im Haben gebucht.
Welche Auswirkung hat die Vorschusszahlung auf den Erfolg?
Die reine Auszahlung des Vorschusses verursacht zunächst keinen zusätzlichen Aufwand.
Es handelt sich um einen Aktivtausch:
Die Forderungen gegenüber Mitarbeitern steigen um:
500 €
und der Kassenbestand sinkt um:
500 €
Das Eigenkapital und der Unternehmenserfolg verändern sich durch diese Buchung zunächst nicht.
Erst bei der regulären Gehaltsabrechnung wird der Gehaltsaufwand erfasst.
Vorschuss per Banküberweisung
Wird der Vorschuss nicht bar, sondern per Banküberweisung ausgezahlt, lautet der Buchungssatz:
2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
an 2800 Bank 500 €
Die Buchungslogik bleibt gleich.
Lediglich das verwendete Zahlungsmittelkonto ändert sich.
Verrechnung mit der späteren Gehaltsabrechnung
Bei der nächsten Gehaltsabrechnung wird der bereits ausgezahlte Vorschuss berücksichtigt.
Beispiel:
Bruttogehalt:
1.900 €
Steuerabzüge laut Aufgabe:
200 €
Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung:
400 €
bereits gezahlter Vorschuss:
500 €
Ohne Vorschuss würde dem Arbeitnehmer nach den vereinfachten Vorgaben ausgezahlt:
1.900 € − 200 € − 400 € = 1.300 €
Da er bereits:
500 €
erhalten hat, verbleiben zur Auszahlung:
800 €
Gehaltsabrechnung mit Vorschuss buchen
In unserem Lernmodell wurde der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung bereits über die SV-Vorauszahlung berücksichtigt.
Der Buchungssatz lautet deshalb:
6300 Gehälter 1.900 €
an 2800 Bank 800 €
an 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 200 €
an 2640 Im Voraus gezahlte Sozialversicherungsbeiträge 400 €
an 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
Kontrolle:
800 € + 200 € + 400 € + 500 € = 1.900 €
Die Buchung ist damit ausgeglichen.
Warum steht 2650 im Haben?
Bei der Auszahlung des Vorschusses wurde gebucht:
2650 Forderungen an Mitarbeiter an Kasse
Dadurch entstand eine Forderung in Höhe von:
500 €
Bei der späteren Gehaltsabrechnung wird diese Forderung wieder ausgeglichen.
Da das Aktivkonto:
2650 Forderungen an Mitarbeiter
abnimmt, wird es im Haben gebucht.
Nach der vollständigen Verrechnung beträgt der Saldo aus diesem Vorschuss:
0 €
Der Vorschuss reduziert den späteren Auszahlungsbetrag
Aktivkonten:
Besonders wichtig ist:
Der Lohnvorschuss vermindert nicht das vereinbarte Bruttogehalt.
Im Beispiel bleibt der Gehaltsaufwand:
1.900 €
Der Arbeitnehmer hat lediglich bereits vorher:
500 €
davon erhalten.
Deshalb vermindert der Vorschuss nur den Betrag, der bei der späteren Gehaltsabrechnung noch an ihn ausgezahlt werden muss.
Es wäre falsch zu buchen:
6300 Gehälter nur 1.400 €
weil 500 € bereits als Vorschuss ausgezahlt wurden.
Der gesamte Gehaltsaufwand beträgt weiterhin:
1.900 €.
Muss der Vorschuss immer mit dem nächsten Gehalt vollständig verrechnet werden?
Nicht zwingend.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können beispielsweise vereinbaren, dass ein größerer Vorschuss in mehreren Teilbeträgen verrechnet wird.
Dann bleibt ein Teil der Forderung auf:
2650 Forderungen an Mitarbeiter
bestehen und wird erst bei späteren Abrechnungen ausgeglichen.
Die konkrete Verrechnung richtet sich nach der getroffenen Vereinbarung und den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen.
Was passiert, wenn der Vergütungsanspruch nicht entsteht?
Ein Vorschuss setzt voraus, dass später ein entsprechender Vergütungsanspruch entsteht und mit der Vorauszahlung verrechnet werden kann.
Entsteht dieser Anspruch ganz oder teilweise nicht, kann eine Rückzahlungsverpflichtung bestehen.
Das Bundesarbeitsgericht stellt hierzu fest, dass sich aus einer Vorschussvereinbarung grundsätzlich auch die Verpflichtung ergibt, den Vorschuss zurückzuzahlen, soweit die bevorschusste Forderung nicht entsteht.
Damit unterscheidet sich der Vorschuss von einer endgültigen zusätzlichen Zahlung des Arbeitgebers.
Vorschüsse in der Entgeltabrechnung
Vorschüsse müssen bei der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden.
§ 108 GewO verlangt bei der Abrechnung des Arbeitsentgelts unter anderem Angaben über Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse.
Der Arbeitnehmer kann dadurch nachvollziehen:
welcher Arbeitslohn abgerechnet wurde
welche gesetzlichen Abzüge vorgenommen wurden
welcher Vorschuss bereits ausgezahlt wurde
und
welcher Betrag noch ausgezahlt wird.
Typische Buchungsfehler
Ein häufiger Fehler ist es, die Auszahlung eines Vorschusses sofort auf:
6300 Gehälter
zu buchen.
In unserem Buchungsmodell ist das falsch.
Bei der Vorschusszahlung lautet die Buchung zunächst:
2650 Forderungen an Mitarbeiter an Bank beziehungsweise Kasse
Ein weiterer Fehler besteht darin, das spätere Bruttogehalt um den Vorschuss zu kürzen.
Auch das ist falsch.
Der Vorschuss vermindert lediglich den noch auszuzahlenden Betrag.
Lohnvorschuss zusammengefasst
Ein Lohnvorschuss ist eine vorzeitige Zahlung auf einen später fälligen Vergütungsanspruch.
Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf einen Vorschuss besteht grundsätzlich nicht. Die gesetzliche Grundregel sieht vielmehr vor, dass Arbeitsentgelt nach der Arbeitsleistung beziehungsweise nach Ablauf des vereinbarten Zeitabschnitts fällig wird.
Eine allgemeine gesetzliche Regel:
„höchstens ein Teil des Monatslohns darf als Vorschuss gezahlt werden“
gibt es nicht.
Für die Buchhaltung gilt in unserem IKR-Modell:
Vorschuss bar:
2650 Forderungen an Mitarbeiter
an 2880 Kasse
Vorschuss per Überweisung:
2650 Forderungen an Mitarbeiter
an 2800 Bank
Bei der späteren Gehaltsabrechnung wird die Forderung auf 2650 wieder ausgeglichen.
Der Vorschuss:
ist kein zusätzlicher Personalaufwand
reduziert nicht das Bruttogehalt
vermindert den später noch auszuzahlenden Betrag
und
wird mit dem regulären Arbeitsentgelt verrechnet.
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Welche Aussagen zum Lohnvorschuss sind richtig?
A. Ein Lohnvorschuss vermindert das vereinbarte Bruttogehalt des Arbeitnehmers.
B. Ein Lohnvorschuss ist eine Vorauszahlung auf Arbeitsentgelt, das noch nicht oder noch nicht vollständig fällig ist.
C. Lohnvorschuss und Lohnabschlag bedeuten dasselbe.
D. Der bereits ausgezahlte Vorschuss wird bei der späteren Gehaltsabrechnung berücksichtigt und vermindert den noch auszuzahlenden Betrag.
E. Der Arbeitnehmer muss bei jeder Vorschusszahlung später einen gesondert berechneten Bruttobetrag an den Arbeitgeber zurückzahlen.
Bei wem wird ein Lohnvorschuss für gewöhnlich beantragt beziehungsweise wer entscheidet über die Gewährung?
A. Der Arbeitnehmer entscheidet selbst über die Auszahlung des Vorschusses.
B. Ausschließlich der Abteilungsleiter entscheidet über jeden Lohnvorschuss.
C. Der Antrag wird je nach betrieblicher Regelung beispielsweise beim Vorgesetzten oder bei der Personalabteilung gestellt und dort bearbeitet beziehungsweise entschieden.
D. Der Arbeitgeber muss jeden beantragten Lohnvorschuss automatisch genehmigen.
E. Ausschließlich die Personalabteilung darf über einen Lohnvorschuss entscheiden.
Wie wird ein Lohnvorschuss in der Regel verrechnet?
A. Der Lohnvorschuss muss immer vollständig mit dem unmittelbar nächsten Arbeitslohn verrechnet werden.
B. Der Lohnvorschuss wird durch zusätzliche Überstunden ausgeglichen.
C. Der bereits ausgezahlte Vorschuss wird bei der späteren Gehaltsabrechnung vom noch auszuzahlenden Betrag abgezogen.
D. Der Lohnvorschuss wird durch eine entsprechende Kürzung der Urlaubstage ausgeglichen.
E. Je nach Vereinbarung kann ein Vorschuss auch in mehreren Teilbeträgen über mehrere Gehaltsabrechnungen verrechnet werden.
Welche möglichen Vorteile kann ein Lohnvorschuss haben?
A. Der Arbeitnehmer kann einen kurzfristigen finanziellen Engpass überbrücken.
B. Durch den Vorschuss sinken automatisch die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers.
C. Der Arbeitnehmer kann unter Umständen vermeiden, für einen kurzfristigen Geldbedarf einen Bankkredit aufzunehmen.
D. Ein unkompliziert gewährter Vorschuss kann sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung auswirken.
E. Durch einen Vorschuss erhöht sich dauerhaft das Nettoeinkommen des Arbeitnehmers.
Wie ist der Anspruch auf einen Lohnvorschuss in der Praxis geregelt?
A. Nach dem Handelsgesetzbuch muss jeder Vorschuss bis 1.000 € vom Arbeitgeber genehmigt werden.
B. Ein Arbeitnehmer darf höchstens zweimal pro Jahr einen Lohnvorschuss erhalten.
C. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf einen Lohnvorschuss gibt es grundsätzlich nicht.
D. Ein Anspruch auf einen Lohnvorschuss kann sich beispielsweise aus einem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer betrieblichen Regelung ergeben.
E. Hat ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einmal einen Vorschuss gewährt, besteht automatisch auch für alle zukünftigen Anträge ein Anspruch.
