In diesem Abschnitt erfährst du, wie Wareneinkäufe gebucht werden und was du dabei beachten musst. Im Mittelpunkt steht das aufwandsorientierte Buchen, das dir bei Buchführungsaufgaben häufig begegnet. Du lernst zunächst die drei wichtigen Warenkonten kennen und erfährst, welche Aufgabe jedes dieser Konten erfüllt. Anschließend siehst du, warum ein Wareneinkauf auf dem Konto „Aufwendungen für Waren“ gebucht wird und welche Rolle die Vorsteuer spielt. Außerdem erfährst du, wie sich der Buchungssatz verändert, wenn Waren auf Ziel, bar oder per Bank gekauft werden. An einfachen Beispielen kannst du anschließend nachvollziehen, wie ein vollständiger Buchungssatz für den Wareneinkauf entsteht.
Inhalte:
- Warenverkehr in einem Handelsunternehmen
- Was sind Handelswaren?
- Wie werden Waren gebucht?
- Das aufwandsorientierte Buchen
- Das Warenbestandskonto
- Das Konto „Aufwendungen für Waren“
- Warum wird der Wareneinkauf als Aufwand gebucht?
- Das Konto „Umsatzerlöse für Waren“
- Warenbestand, AfW und UfW unterscheiden
- Wie wird ein Wareneinkauf gebucht?
- Vorsteuer beim Wareneinkauf
- Wareneinkauf auf Ziel
- Warum steht „Aufwendungen für Waren“ im Soll?
- Warum steht die Vorsteuer im Soll?
- Warum werden die Verbindlichkeiten im Haben gebucht?
- Wareneinkauf gegen Barzahlung
- Wareneinkauf per Bank
- Die Zahlungsart bestimmt das Gegenkonto
- Beispiel: Wareneinkauf auf Ziel Schritt für Schritt
- Was bedeutet netto und brutto beim Wareneinkauf?
- Nicht jede Ware hat 19 % Umsatzsteuer
- Was passiert mit dem Warenbestandskonto beim Einkauf?
- Warum ist die Inventur trotzdem wichtig?
- Aufwandsorientiert und bestandsorientiert nicht verwechseln
- Typischer Buchungssatz beim Wareneinkauf
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Warenverkehr in einem Handelsunternehmen
Das Kerngeschäft eines Handelsunternehmens besteht darin, Waren einzukaufen und anschließend wieder zu verkaufen.
Ein Händler kauft beispielsweise Fahrräder, Kleidung, Lebensmittel oder Elektrogeräte bei seinen Lieferanten ein. Diese Waren werden grundsätzlich nicht für den eigenen Verbrauch beschafft, sondern sollen an Kunden weiterverkauft werden.
Dabei entstehen zwei wesentliche Vorgänge:
Wareneinkauf
und
Warenverkauf
In der Buchführung müssen beide Vorgänge getrennt erfasst werden. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, wie hoch die Aufwendungen für die eingesetzten Waren waren und welche Umsatzerlöse durch den Verkauf erzielt wurden.
Was sind Handelswaren?
Als Handelswaren werden Waren bezeichnet, die ein Unternehmen einkauft und grundsätzlich ohne wesentliche eigene Bearbeitung weiterverkauft.
Ein Möbelhändler kauft beispielsweise einen Tisch vom Hersteller und verkauft diesen anschließend an seine Kunden weiter.
Für den Händler ist der Tisch eine Handelsware.
Davon zu unterscheiden sind beispielsweise Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe eines Industrieunternehmens. Diese werden in der Produktion eingesetzt und nicht unverändert weiterverkauft.
Wie werden Waren gebucht?
Für die Buchung von Waren gibt es unterschiedliche Verfahren.
Eine wichtige Unterscheidung besteht zwischen:
aufwandsorientierter Buchung
und
bestandsorientierter Buchung
Beim bestandsorientierten Verfahren werden die Wareneinkäufe zunächst auf einem Bestandskonto erfasst. Erst wenn Waren aus dem Lager entnommen beziehungsweise verbraucht werden, entsteht der entsprechende Aufwand.
Beim aufwandsorientierten Verfahren wird dagegen zunächst unterstellt, dass die eingekauften Waren unmittelbar als Aufwand anzusehen sind. Deshalb wird der Wareneinkauf direkt auf dem Konto „Aufwendungen für Waren“ gebucht.
Erst beim Jahresabschluss wird anhand der Inventur geprüft, wie sich der tatsächliche Warenbestand verändert hat. Eine Bestandsmehrung oder Bestandsminderung korrigiert anschließend den während des Jahres gebuchten Warenaufwand.
Das aufwandsorientierte Buchen
Beim aufwandsorientierten Buchen werden die Warenbewegungen nicht vollständig über ein einziges Warenkonto erfasst.
Stattdessen werden drei Konten voneinander getrennt:
1. Warenbestand
2. Aufwendungen für Waren
3. Umsatzerlöse für Waren
Diese Trennung ist wichtig, weil die drei Konten unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Das Warenbestandskonto ist ein Bestandskonto.
Die Konten „Aufwendungen für Waren“ und „Umsatzerlöse für Waren“ sind dagegen Erfolgskonten.
Die drei Warenkonten im Überblick:
Warenbestand: Aktives Bestandskonto (Erfasst Anfangs- und Schlussbestand der Waren)
Aufwendungen für Waren (AfW): Aufwandskonto (Erfasst insbesondere die Wareneinkäufe)
Umsatzerlöse für Waren (UfW): Ertragskonto (Erfasst die Nettoerlöse aus Warenverkäufen)
Diese drei Konten solltest du sicher auseinanderhalten können.
Das Warenbestandskonto
Das Konto „Warenbestand“ ist ein aktives Bestandskonto.
Zu Beginn des Geschäftsjahres wird darauf der Anfangsbestand der vorhandenen Waren übernommen.
Beim aufwandsorientierten Verfahren werden die laufenden Wareneinkäufe grundsätzlich nicht auf diesem Konto gebucht. Auch ein Warenverkauf führt während des Jahres nicht automatisch zu einer Buchung eines Warenabgangs auf dem Warenbestandskonto.
Der tatsächliche Schlussbestand wird am Ende des Geschäftsjahres durch die Inventur festgestellt.
Anschließend wird geprüft, ob gegenüber dem Anfangsbestand ein:
Mehrbestand
oder ein
Minderbestand
vorliegt.
Diese Bestandsveränderung wird bei der Ermittlung des tatsächlichen Wareneinsatzes berücksichtigt.
Das Konto „Aufwendungen für Waren“
Das Konto „Aufwendungen für Waren“, kurz AfW, ist ein Aufwandskonto.
Beim aufwandsorientierten Verfahren werden die Wareneinkäufe während des Geschäftsjahres auf diesem Konto erfasst.
Ein Wareneinkauf führt deshalb grundsätzlich zu einer Buchung auf der Sollseite des Kontos „Aufwendungen für Waren“.
Beispiel:
Ein Unternehmen kauft Waren für netto 1.000 €.
Dann erhöht sich der Warenaufwand um:
1.000 €
Der Wareneinkauf wird daher im Soll des Kontos „Aufwendungen für Waren“ gebucht.
Warum wird der Wareneinkauf als Aufwand gebucht?
Beim aufwandsorientierten Verfahren wird zunächst vereinfacht davon ausgegangen, dass die eingekauften Waren im selben Geschäftsjahr eingesetzt beziehungsweise verkauft werden.
Deshalb wird der gesamte Wareneinkauf zunächst als Aufwand behandelt.
Das bedeutet allerdings nicht, dass tatsächlich jede eingekaufte Ware sofort verkauft wurde.
Befinden sich am Jahresende noch Waren im Lager, wird dies über die Bestandsveränderung korrigiert.
Dadurch wird letztlich nur der Warenwert als Aufwand berücksichtigt, der dem tatsächlichen Wareneinsatz entspricht.
Das Konto „Umsatzerlöse für Waren“
Das Konto „Umsatzerlöse für Waren“, kurz UfW, ist ein Ertragskonto.
Darauf werden die Erlöse aus dem Verkauf von Waren gebucht.
Die Umsatzerlöse werden grundsätzlich mit ihrem Nettobetrag im Haben erfasst. Die gegebenenfalls berechnete Umsatzsteuer wird getrennt auf dem Konto Umsatzsteuer gebucht.
Dieses Konto wird vor allem beim Warenverkauf benötigt und deshalb im nächsten Themenbereich genauer behandelt.
Für den Wareneinkauf solltest du zunächst vor allem unterscheiden:
Einkauf → Aufwendungen für Waren
Verkauf → Umsatzerlöse für Waren
Warenbestand, AfW und UfW unterscheiden
Die drei Konten haben unterschiedliche Funktionen:
Warenbestand zeigt, welcher Warenwert im Unternehmen vorhanden ist.
Aufwendungen für Waren erfasst zunächst die Warenbeschaffung und nach Berücksichtigung der Bestandsveränderung den Warenaufwand beziehungsweise Wareneinsatz.
Umsatzerlöse für Waren zeigt, welche Nettoerlöse durch den Warenverkauf erzielt wurden.
Beim Jahresabschluss werden das Aufwands- und das Ertragskonto über die GuV abgeschlossen.
Wie wird ein Wareneinkauf gebucht?
Beim Wareneinkauf musst du zunächst feststellen:
Wie hoch ist der Nettowarenwert?
Fällt Umsatzsteuer an?
Wie wird die Rechnung bezahlt?
Diese drei Informationen bestimmen den Buchungssatz.
Beim aufwandsorientierten Verfahren steht das Konto „Aufwendungen für Waren“ im Soll.
Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt und weist die Eingangsrechnung Umsatzsteuer aus, wird zusätzlich die Vorsteuer im Soll gebucht.
Das Konto auf der Habenseite hängt anschließend davon ab, wie der Einkauf bezahlt wird.
Vorsteuer beim Wareneinkauf
Beim Einkauf von Waren kann dem Unternehmen Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden.
Für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen wird diese Steuer grundsätzlich als Vorsteuer erfasst.
Die Vorsteuer ist nicht Bestandteil des Warenaufwands.
Deshalb werden Nettowarenwert und Vorsteuer getrennt gebucht.
Bei einem Warenwert von 100 € netto und einem angenommenen Umsatzsteuersatz von 19 % ergeben sich:
Nettowarenwert: 100 €
Vorsteuer: 19 €
Rechnungsbetrag: 119 €
Das Konto „Aufwendungen für Waren“ wird nur mit den 100 € netto belastet.
Wareneinkauf auf Ziel
„Auf Ziel kaufen“ bedeutet, dass das Unternehmen die Ware erhält, die Rechnung aber erst später bezahlen muss.
Dadurch entsteht gegenüber dem Lieferanten eine Verbindlichkeit.
Das betroffene Passivkonto lautet:
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Beispiel:
Ein Handelsunternehmen kauft Waren im Wert von 100 € netto auf Ziel. Es gelten in diesem Beispiel 19 % Umsatzsteuer.
Der Buchungssatz lautet:
Aufwendungen für Waren 100 €
Vorsteuer 19 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119 €
Warum steht „Aufwendungen für Waren“ im Soll?
„Aufwendungen für Waren“ ist ein Aufwandskonto.
Für Aufwandskonten gilt:
Aufwendungen nehmen im Soll zu.
Durch den Einkauf erhöht sich der auf diesem Konto erfasste Warenaufwand.
Deshalb werden die 100 € auf der Sollseite gebucht.
Warum steht die Vorsteuer im Soll?
Beim Einkauf kann für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen eine Forderung beziehungsweise ein Verrechnungsanspruch gegenüber dem Finanzamt entstehen.
Deshalb wird die Vorsteuer ebenfalls im Soll erfasst.
Im Beispiel beträgt sie:
100 € × 19 % = 19 €
Zusammen ergeben Nettowarenwert und Vorsteuer den Rechnungsbetrag von:
119 €
Warum werden die Verbindlichkeiten im Haben gebucht?
Das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ ist ein Passivkonto.
Durch den Kauf auf Ziel entsteht eine neue Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Passivkonten nehmen im Haben zu.
Deshalb stehen die 119 € auf der Habenseite des Buchungssatzes:
Aufwendungen für Waren 100 €
Vorsteuer 19 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119 €
Wareneinkauf gegen Barzahlung
Werden die Waren sofort bar bezahlt, entsteht keine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Stattdessen nimmt der Kassenbestand ab.
Beispiel:
Wareneinkauf: 100 € netto
Vorsteuer: 19 €
Barzahlung: 119 €
Der Buchungssatz lautet:
Aufwendungen für Waren 100 €
Vorsteuer 19 €
an Kasse 119 €
Das Konto Kasse ist ein Aktivkonto. Da der Kassenbestand abnimmt, erfolgt die Buchung im Haben.
Wareneinkauf per Bank
Wird die Ware unmittelbar per Bank bezahlt, wird anstelle des Kontos Kasse das Bankkonto angesprochen.
Beispiel:
Wareneinkauf: 100 € netto
Vorsteuer: 19 €
Banküberweisung: 119 €
Der Buchungssatz lautet:
Aufwendungen für Waren 100 €
Vorsteuer 19 €
an Bank 119 €
Auch das Bankguthaben ist ein Aktivposten. Durch die Zahlung nimmt es ab und wird deshalb im Haben gebucht.
Die Zahlungsart bestimmt das Gegenkonto
Das Grundschema beim Wareneinkauf bleibt zunächst gleich:
Aufwendungen für Waren
gegebenenfalls plus
Vorsteuer
an
Gegenkonto
Welches Gegenkonto verwendet wird, hängt von der Zahlungsweise ab:
Zahlungsweise „auf Ziel“: Gegenkonto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“.
Zahlungsweise „bar“: Gegenkonto „Kasse“.
Zahlungsweise „unmittelbar per Bank“: Gegenkonto „Bank“.
Du solltest deshalb bei einer Aufgabe immer genau auf Formulierungen wie „auf Ziel“, „bar“ oder „per Bank“ achten.
Beispiel: Wareneinkauf auf Ziel Schritt für Schritt
Ein Unternehmen kauft Handelswaren für 2.000 € netto auf Ziel. Der Umsatzsteuersatz beträgt im Beispiel 19 %.
Zuerst berechnest du die Vorsteuer:
2.000 € × 19 % = 380 €
Der Rechnungsbetrag beträgt:
2.000 € + 380 € = 2.380 €
Anschließend bestimmst du die Konten:
Aufwendungen für Waren nimmt zu → Soll
Vorsteuer nimmt zu → Soll
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nehmen zu → Haben
Der Buchungssatz lautet:
Aufwendungen für Waren 2.000 €
Vorsteuer 380 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2.380 €
Was bedeutet netto und brutto beim Wareneinkauf?
Bei Buchungsaufgaben musst du genau darauf achten, ob ein Betrag netto oder brutto angegeben ist.
Netto bedeutet:
Der Betrag enthält noch keine Umsatzsteuer.
Brutto bedeutet:
Die Umsatzsteuer ist bereits enthalten.
Ist der Nettobetrag angegeben, wird die Umsatzsteuer hinzugerechnet.
Bei:
100 € netto + 19 % Umsatzsteuer
ergibt sich:
119 € brutto
Ist dagegen ein Bruttobetrag vorgegeben, musst du gegebenenfalls zunächst den darin enthaltenen Nettobetrag und die Steuer bestimmen.
Nicht jede Ware hat 19 % Umsatzsteuer
Der Umsatzsteuersatz von 19 % in den Beispielen ist nicht auf jede Ware übertragbar.
Für bestimmte Umsätze kann beispielsweise der ermäßigte Umsatzsteuersatz gelten. In einer Buchungsaufgabe musst du deshalb immer den angegebenen beziehungsweise für den Geschäftsvorfall geltenden Umsatzsteuersatz verwenden.
Für das Buchungsprinzip macht das keinen Unterschied:
Nettowarenwert → Aufwendungen für Waren
Steuerbetrag → Vorsteuer
Bruttobetrag → Gegenkonto
Was passiert mit dem Warenbestandskonto beim Einkauf?
Beim aufwandsorientierten Buchen wird der laufende Wareneinkauf grundsätzlich nicht auf dem Warenbestandskonto erfasst.
Das unterscheidet dieses Verfahren vom bestandsorientierten Buchen.
Der Buchungssatz lautet beim aufwandsorientierten Wareneinkauf also beispielsweise nicht:
Warenbestand an Verbindlichkeiten
sondern:
Aufwendungen für Waren und Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Das Warenbestandskonto wird erst im Zusammenhang mit der Bestandsfeststellung und dem Jahresabschluss wieder wichtig.
Warum ist die Inventur trotzdem wichtig?
Da die laufenden Wareneinkäufe zunächst vollständig als Aufwand gebucht werden, muss am Ende des Geschäftsjahres festgestellt werden, wie viele Waren tatsächlich noch vorhanden sind.
Dazu dient die Inventur.
Ist der Schlussbestand höher als der Anfangsbestand, liegt ein Mehrbestand vor. Ein Teil der zunächst als Aufwand erfassten Waren ist also noch vorhanden. Der Warenaufwand muss entsprechend vermindert werden.
Ist der Schlussbestand niedriger als der Anfangsbestand, liegt ein Minderbestand vor. Dann wurde zusätzlich Ware aus dem vorhandenen Bestand eingesetzt und der Warenaufwand muss erhöht werden.
Diese Korrektur sorgt dafür, dass am Ende der tatsächliche Wareneinsatz ermittelt werden kann.
Aufwandsorientiert und bestandsorientiert nicht verwechseln
Die beiden Verfahren unterscheiden sich vor allem darin, wann der Warenaufwand erfasst wird.
Beim aufwandsorientierten Verfahren:
Einkauf → sofort Aufwendungen für Waren
Beim bestandsorientierten Verfahren:
Einkauf → zunächst Warenbestand
und erst bei Verbrauch beziehungsweise Warenabgang:
Aufwand wird erfasst
Für deine Buchungsaufgabe musst du deshalb wissen, welches Verfahren vorausgesetzt wird.
Wenn mit dem Konto „Aufwendungen für Waren“ gearbeitet wird und die Einkäufe unmittelbar dort gebucht werden, handelt es sich um das aufwandsorientierte Verfahren.
Typischer Buchungssatz beim Wareneinkauf
Für einen Warenkauf auf Ziel kannst du dir folgendes Schema merken:
Aufwendungen für Waren
Vorsteuer
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Beispiel:
Nettoeinkauf: 500 €
19 % Vorsteuer: 95 €
Rechnungsbetrag: 595 €
Buchung:
Aufwendungen für Waren 500 €
Vorsteuer 95 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 595 €
Die drei Warenkonten zusammengefasst
Beim aufwandsorientierten Verfahren werden drei wichtige Konten unterschieden:
Warenbestand
→ aktives Bestandskonto
→ Anfangs- und Schlussbestand
Aufwendungen für Waren
→ Aufwandskonto
→ Wareneinkäufe
Umsatzerlöse für Waren
→ Ertragskonto
→ Warenverkäufe zum Nettowert
Die beiden Erfolgskonten werden am Ende des Geschäftsjahres über das GuV-Konto abgeschlossen. Beim Warenbestandskonto wird der durch Inventur ermittelte Bestand berücksichtigt.
Für den Wareneinkauf ist vor allem dieser Zusammenhang wichtig:
Wareneinkauf → Aufwendungen für Waren
Vorsteuer → getrennt buchen
Zahlungsweise → bestimmt das Gegenkonto
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Welchen Vorteil bietet das aufwandsorientierte Buchen im Warenverkehr?
A. Es ist für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben.
B. Wareneinkäufe und Warenverkäufe werden auf getrennten Erfolgskonten erfasst.
C. Der Warenbestand muss nach jedem Wareneinkauf unmittelbar verändert werden.
D. Warenaufwand und Umsatzerlöse lassen sich getrennt nachvollziehen.
E. Auf eine Inventur am Geschäftsjahresende kann verzichtet werden.
Wie heißt die Buchungsmethode, bei der beim Einkauf und Verkauf von Waren mit drei Warenkonten gearbeitet wird?
A. Einfache Buchungsmethode
B. Aufwandsorientiertes Buchen
C. Warenorientiertes Buchen
D. Bestandsorientiertes Buchen
E. Dreifach-Buchungsmethode
Welche Aussagen zum Konto „Aufwendungen für Waren (AfW)“ sind richtig?
A. Es ist ein Bestandskonto.
B. Es ist ein Erfolgskonto.
C. Es ist ein Aufwandskonto.
D. Es wird über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen.
E. Es wird über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen.
Welche Aussagen zum Konto „Umsatzerlöse für Waren (UfW)“ sind richtig?
A. Es ist ein Ertragskonto.
B. Es ist ein Bestandskonto.
C. Es ist ein Erfolgskonto.
D. Es ist ein Aufwandskonto.
E. Es wird über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen.
Was wird beim aufwandsorientierten Buchen auf dem Warenbestandskonto erfasst?
A. Der Anfangsbestand
B. Die Wareneinkäufe
C. Der Endbestand
D. Die Warenumsätze
E. Die Warenbezugskosten
