In diesem Abschnitt erfährst du, wie geleistete Anzahlungen richtig gebucht werden und was dabei zu beachten ist. Bei größeren Bestellungen oder besonderen Kaufverträgen wird häufig vereinbart, dass der Käufer bereits vor der eigentlichen Lieferung einen Teil des Kaufpreises bezahlt. Diese Zahlung wird als Anzahlung bezeichnet. Buchhalterisch handelt es sich zunächst nicht um einen Aufwand, sondern um einen Vermögenswert des Käufers. Zusätzlich kann bereits bei der Anzahlung Vorsteuer berücksichtigt werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Anhand eines Beispiels lernst du den vollständigen Ablauf von der Anzahlung über die Lieferung bis zur Restzahlung kennen.
Inhalte:
- Was ist eine geleistete Anzahlung?
- Warum werden Anzahlungen vereinbart?
- Ist eine geleistete Anzahlung ein Aufwand?
- Welche Konten gibt es für geleistete Anzahlungen?
- Geleistete Anzahlung auf Vorräte
- Geleistete Anzahlung auf Sachanlagen
- Wann darf Vorsteuer bei einer Anzahlung gebucht werden?
- Beispiel: Geleistete Anzahlung buchen
- Der gesamte Buchungsvorgang in drei Schritten
- Was passiert, wenn noch keine Anzahlungsrechnung vorliegt?
- Was passiert, wenn die Anzahlungsrechnung höher ist als die tatsächliche Zahlung?
- Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung
- Kein Wahlrecht bei der Vorsteuer
- Warum ist „Geleistete Anzahlungen“ ein Aktivkonto?
- Anzahlungen auf Vorräte und Sachanlagen unterscheiden
- Typisches Prüfungsschema
- Zusammenfassung
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Was ist eine geleistete Anzahlung?
Von einer geleisteten Anzahlung spricht man, wenn ein Käufer bereits einen Teil des vereinbarten Kaufpreises bezahlt, obwohl die Ware beziehungsweise Leistung noch nicht vollständig geliefert oder ausgeführt wurde.
Beispielsweise bestellt ein Unternehmen Rohstoffe im Wert von 1.000 € netto. Der Lieferant verlangt vor der Lieferung eine Anzahlung von 100 € netto.
Das Unternehmen zahlt damit bereits einen Teil des Kaufpreises, hat die bestellten Rohstoffe zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht erhalten.
Buchhalterisch wird diese Zahlung deshalb zunächst als geleistete Anzahlung erfasst.
Warum werden Anzahlungen vereinbart?
Für Anzahlungen kann es verschiedene Gründe geben.
Der Verkäufer kann durch eine Anzahlung sein wirtschaftliches Risiko reduzieren. Besonders bei größeren Bestellungen, Sonderanfertigungen oder neuen Kunden erhält er bereits vor der eigentlichen Lieferung einen Teil des vereinbarten Entgelts.
Auch für den Käufer kann eine Anzahlung Teil einer verbindlichen Bestellung sein. Beispielsweise kann vertraglich vereinbart werden, dass eine Ware nach Eingang der Anzahlung für ihn gefertigt oder reserviert wird.
Welche Rechte und Pflichten sich daraus ergeben, richtet sich allerdings nach dem jeweiligen Vertrag. Eine Anzahlung allein bedeutet deshalb nicht automatisch, dass für den Käufer sämtliche Risiken ausgeschlossen sind.
Ist eine geleistete Anzahlung ein Aufwand?
Nein.
Die geleistete Anzahlung ist zunächst kein Aufwand, weil das Unternehmen noch keinen entsprechenden Verbrauch von Rohstoffen, Waren oder anderen Gütern erfasst.
Stattdessen entsteht ein Anspruch darauf, dass der Lieferant später die vereinbarte Lieferung oder Leistung erbringt beziehungsweise die Anzahlung entsprechend verrechnet.
Die geleistete Anzahlung wird deshalb als Aktivposten behandelt.
Vereinfacht betrachtet findet zunächst ein Aktivtausch statt:
Bankguthaben sinkt
Geleistete Anzahlungen steigen
Kommt ein Vorsteuerabzug hinzu, wird zusätzlich das Konto Vorsteuer angesprochen.
Welche Konten gibt es für geleistete Anzahlungen?
Welches Konto verwendet wird, hängt davon ab, wofür die Anzahlung geleistet wurde.
Im hier verwendeten Industriekontenrahmen sind insbesondere zwei Konten wichtig:
0900 Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
und
2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte
Das Konto 0900 kommt beispielsweise infrage, wenn ein Unternehmen eine Maschine bestellt und vor deren Lieferung eine Anzahlung leistet.
Das Konto 2300 wird verwendet, wenn sich die Anzahlung auf Vorräte wie Rohstoffe oder Handelswaren bezieht.
Beide Konten sind Aktivkonten.
Geleistete Anzahlung auf Vorräte
Bestellt ein Unternehmen Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe oder Waren und leistet dafür vor der Lieferung eine Anzahlung, handelt es sich um eine Anzahlung auf Vorräte.
Im IKR kann dafür das Konto verwendet werden:
2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte
Beispiel:
Ein Unternehmen bestellt Rohstoffe für 1.000 € netto und leistet vor der Lieferung eine Anzahlung von 100 € netto.
Die Anzahlung betrifft Vorräte.
Deshalb wird das Konto 2300 verwendet.
Geleistete Anzahlung auf Sachanlagen
Eine andere Situation liegt vor, wenn beispielsweise eine Maschine bestellt wird.
Gehört die Maschine später zum Anlagevermögen, wird eine darauf geleistete Anzahlung nicht unter den Vorräten erfasst.
Im IKR steht hierfür beispielsweise das Konto:
0900 Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
Zur Unterscheidung kannst du dir merken:
Rohstoffe oder Waren → 2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte
Maschine → 0900 Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
Wann darf Vorsteuer bei einer Anzahlung gebucht werden?
Bei einer geleisteten Anzahlung ist die Vorsteuer besonders wichtig.
Vor der eigentlichen Lieferung darf ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen die auf die Anzahlung entfallende Vorsteuer grundsätzlich bereits abziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die entsprechende Zahlung geleistet wurde.
Es reicht also nicht aus, lediglich eine Anzahlungsrechnung erhalten zu haben.
Ebenso reicht die bloße Zahlung ohne die für den Vorsteuerabzug erforderliche Rechnung nicht aus.
Für Prüfungsaufgaben kannst du dir merken:
Rechnung + Zahlung → Vorsteuer aus der Anzahlung kann berücksichtigt werden
Beispiel: Geleistete Anzahlung buchen
Wir kaufen Rohstoffe für insgesamt:
1.000 € netto
Vor der Lieferung leisten wir eine Anzahlung von:
100 € netto
Bei 19 % Umsatzsteuer entfallen auf die Anzahlung:
19 € Vorsteuer
Der zu zahlender Betrag beträgt damit:
119 €
Der Buchungssatz lautet:
2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte 100 €
2600 Vorsteuer 19 €
an 2800 Bank 119 €
Die geleistete Anzahlung wird im Soll gebucht, weil das Aktivkonto zunimmt.
Auch die Vorsteuer steht im Soll.
Das Bankguthaben nimmt dagegen ab und wird deshalb im Haben gebucht.
Was passiert bei der Lieferung?
Später liefert der Lieferant die bestellten Rohstoffe und stellt die Schlussrechnung aus.
Der gesamte Nettowert der Rohstoffe beträgt:
1.000 €
Die gesamte Umsatzsteuer bei 19 % beträgt:
190 €
Der gesamte Bruttowert der Lieferung beträgt somit:
1.190 €
Davon wurden bereits bezahlt:
100 € netto + 19 € Umsatzsteuer = 119 €
Offen bleiben deshalb:
1.190 € − 119 € = 1.071 €
Warum wird nicht noch einmal die volle Vorsteuer gebucht?
Aus der Anzahlung wurden bereits 19 € Vorsteuer berücksichtigt.
Die gesamte Vorsteuer für den Einkauf beträgt jedoch nur:
190 €
Deshalb dürfen bei der Schlussabrechnung nicht zusätzlich noch einmal die vollen 190 € als Vorsteuer angesetzt werden.
Es verbleiben:
190 € − 19 € = 171 €
Vorsteuer.
Auch die Finanzverwaltung stellt klar, dass bei bereits geleisteten Anzahlungen aus der Endrechnung nur noch die Vorsteuer auf den verbleibenden Teil berücksichtigt werden darf.
Buchung bei Lieferung
Beim aufwandsorientierten Buchen der Rohstoffe kann der Vorgang im vereinfachten Prüfungsmodell folgendermaßen erfasst werden:
6000 Aufwendungen für Rohstoffe 1.000 €
2600 Vorsteuer 171 €
an 2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte 100 €
an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.071 €
Die geleistete Anzahlung wird dadurch aufgelöst.
Gleichzeitig wird nur noch die bislang nicht berücksichtigte Vorsteuer von 171 € gebucht.
Die verbleibende Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten beträgt 1.071 €.
Warum wird das Konto „Geleistete Anzahlungen“ im Haben gebucht?
Bei der ursprünglichen Zahlung ist das Konto „Geleistete Anzahlungen“ gestiegen.
Deshalb wurde die Anzahlung im Soll erfasst.
Nach der Lieferung wird die Anzahlung auf den tatsächlichen Einkauf angerechnet. Der bisherige Aktivposten wird damit nicht mehr benötigt.
Das Konto „Geleistete Anzahlungen“ nimmt ab und wird deshalb im Haben gebucht.
Vereinfacht:
Anzahlung leisten → Aktivkonto nimmt zu → Soll
Anzahlung verrechnen → Aktivkonto nimmt ab → Haben
Wie wird die Restzahlung gebucht?
Nach der Lieferung besteht noch eine Verbindlichkeit von:
1.071 €
Wird diese innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist per Bank bezahlt, lautet der Buchungssatz:
4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.071 €
an 2800 Bank 1.071 €
Die Verbindlichkeit nimmt ab und wird im Soll gebucht.
Das Bankguthaben nimmt ebenfalls ab und steht deshalb im Haben.
Damit ist der gesamte Geschäftsvorfall abgeschlossen.
Der gesamte Buchungsvorgang in drei Schritten
Das Beispiel lässt sich in drei Schritte unterteilen.
1. Anzahlung
2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte 100 €
2600 Vorsteuer 19 €
an 2800 Bank 119 €
2. Lieferung und Schlussrechnung
6000 Aufwendungen für Rohstoffe 1.000 €
2600 Vorsteuer 171 €
an 2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte 100 €
an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.071 €
3. Restzahlung
4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.071 €
an 2800 Bank 1.071 €
Am Ende wurden insgesamt gebucht:
Rohstoffaufwand: 1.000 €
Vorsteuer: 190 €
Gesamtzahlung: 1.190 €
Anzahlung und Vorsteuer kontrollieren
Bei Aufgaben mit Anzahlungen solltest du darauf achten, dass die Umsatzsteuer insgesamt nicht doppelt erfasst wird.
Im Beispiel gilt:
Vorsteuer bei Anzahlung:
19 €
Vorsteuer bei Schlussrechnung:
171 €
Zusammen:
19 € + 171 € = 190 €
Das entspricht genau 19 % des Nettowerts von 1.000 €.
Auch bei der Zahlung kannst du kontrollieren:
Anzahlung:
119 €
Restzahlung:
1.071 €
Zusammen:
1.190 €
Damit stimmt der gesamte Bruttorechnungsbetrag.
Was passiert, wenn noch keine Anzahlungsrechnung vorliegt?
Eine Anzahlung kann vertraglich und tatsächlich geleistet werden, obwohl dem Käufer noch keine für den Vorsteuerabzug geeignete Rechnung vorliegt.
Das bedeutet aber nicht, dass der Käufer die Vorsteuer sofort buchen beziehungsweise abziehen darf.
Für den Vorsteuerabzug vor Lieferung müssen Rechnung und Zahlung zusammen vorliegen. Fehlt die erforderliche Rechnung, darf die auf die Anzahlung entfallende Vorsteuer noch nicht abgezogen werden.
Die Zahlung selbst kann trotzdem als geleistete Anzahlung erfasst werden.
Sobald die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind, kann die entsprechende Vorsteuer berücksichtigt werden.
Was passiert, wenn die Anzahlungsrechnung höher ist als die tatsächliche Zahlung?
Auch hier darf nicht einfach die gesamte in einer Vorausrechnung ausgewiesene Vorsteuer abgezogen werden.
Wird beispielsweise bereits eine Rechnung über einen höheren Gesamtbetrag ausgestellt, tatsächlich aber zunächst nur ein Teilbetrag bezahlt, kann vor Leistungsausführung nur die Vorsteuer berücksichtigt werden, die auf die tatsächlich geleistete Zahlung entfällt.
Für Prüfungsaufgaben ist deshalb entscheidend:
Wie viel wurde tatsächlich angezahlt?
und
Wie viel Umsatzsteuer entfällt auf diesen Betrag?
Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung
Bei der Schlussrechnung muss die bereits geleistete Anzahlung berücksichtigt werden.
Andernfalls könnte die Umsatzsteuer rechnerisch doppelt berücksichtigt werden.
Im Beispiel beträgt der Gesamtbetrag:
1.000 € netto + 190 € Umsatzsteuer = 1.190 €
Bereits angezahlt wurden:
100 € netto + 19 € Umsatzsteuer = 119 €
Damit verbleiben:
900 € netto + 171 € Umsatzsteuer = 1.071 €
Die bereits berücksichtigte Vorsteuer aus der Anzahlung darf bei der Schlussabrechnung also nicht ein zweites Mal angesetzt werden.
Geleistete und erhaltene Anzahlungen unterscheiden
Du solltest geleistete Anzahlungen nicht mit erhaltenen Anzahlungen verwechseln.
Eine geleistete Anzahlung wird aus Sicht des Käufers gebucht.
Sie stellt einen Aktivposten dar.
Eine erhaltene Anzahlung wird dagegen aus Sicht des Verkäufers betrachtet.
Sie wird buchhalterisch anders behandelt und kann zugleich Auswirkungen auf die Umsatzsteuer haben.
Insbesondere ist die Annahme falsch, dass der Verkäufer die Umsatzsteuer einer erhaltenen Anzahlung grundsätzlich erst bei der späteren Lieferung berücksichtigen müsste. Wird vor Ausführung der Leistung bereits ein Teilentgelt vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits insoweit für diesen vereinnahmten Betrag.
Kein Wahlrecht bei der Vorsteuer
Die Behandlung der Vorsteuer bei geleisteten Anzahlungen ist kein beliebiges Wahlrecht.
Liegen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vor, richtet sich die steuerliche Behandlung nach den gesetzlichen Vorgaben.
Für eine Zahlung vor Ausführung der Lieferung sind insbesondere zwei Voraussetzungen wichtig:
Eine ordnungsgemäße Rechnung liegt vor.
Die Zahlung wurde geleistet.
Erst wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, kann der auf die Anzahlung entfallende Steuerbetrag vorzeitig als Vorsteuer abgezogen werden.
Warum ist „Geleistete Anzahlungen“ ein Aktivkonto?
Die geleistete Anzahlung stellt aus Sicht des Käufers einen wirtschaftlichen Wert dar.
Das Unternehmen hat zwar bereits Geld bezahlt, erhält dafür aber einen Anspruch auf die vereinbarte Lieferung beziehungsweise auf die Anrechnung der geleisteten Zahlung.
Deshalb steht eine geleistete Anzahlung auf der Aktivseite.
Das HGB weist geleistete Anzahlungen abhängig vom zugrunde liegenden Vermögensgegenstand unter anderem bei den Sachanlagen oder bei den Vorräten aus.
Für die Buchungslogik bedeutet das:
Zunahme geleistete Anzahlung → Soll
Abnahme geleistete Anzahlung → Haben
Anzahlungen auf Vorräte und Sachanlagen unterscheiden
Im IKR findest du für unterschiedliche Arten von Anzahlungen verschiedene Konten.
Für Vorräte:
2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte
Für Sachanlagen:
0900 Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
Diese Unterscheidung richtet sich danach, was später geliefert wird.
Beispiele:
Rohstoffe bestellt → 2300
Handelswaren bestellt → 2300
Maschine bestellt → 0900
Der aktuelle IKR führt beide Konten entsprechend getrennt.
Typisches Prüfungsschema
Bei einer Aufgabe zu geleisteten Anzahlungen solltest du Schritt für Schritt vorgehen.
Zuerst bestimmst du, was bestellt wurde. Dadurch erkennst du, welches Anzahlungs-Konto benötigt wird.
Danach prüfst du die Höhe der Anzahlung und ob Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer berücksichtigt werden muss.
Bei der späteren Lieferung ermittelst du den Gesamtbetrag und ziehst die bereits geleistete Anzahlung sowie die bereits berücksichtigte Vorsteuer ab.
Zum Schluss wird nur noch die verbleibende Verbindlichkeit bezahlt.
Das Grundschema lautet:
Anzahlung → geleistete Anzahlung + gegebenenfalls Vorsteuer an Bank
Lieferung → Aufwand/Bestand + restliche Vorsteuer an geleistete Anzahlung + Verbindlichkeiten
Restzahlung → Verbindlichkeiten an Bank
Zusammenfassung
Eine geleistete Anzahlung liegt vor, wenn ein Käufer bereits vor der Lieferung einen Teil des Kaufpreises bezahlt.
Sie ist zunächst kein Aufwand, sondern wird auf einem Aktivkonto erfasst.
Im IKR können beispielsweise verwendet werden:
0900 Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
und
2300 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte
Bei einer Anzahlung auf Vorräte lautet die Buchung unter den Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs beispielsweise:
Geleistete Anzahlungen auf Vorräte + Vorsteuer an Bank
Nach der Lieferung wird die Anzahlung mit dem tatsächlichen Einkauf verrechnet. Bereits aus der Anzahlung berücksichtigte Vorsteuer darf dabei nicht ein zweites Mal angesetzt werden.
Im Beispiel mit 1.000 € Nettowarenwert und einer Anzahlung von 100 € netto ergibt sich:
Anzahlung: 100 € + 19 € Vorsteuer
Restliche Vorsteuer: 171 €
Restverbindlichkeit: 1.071 €
Für die Vorsteuer solltest du dir besonders merken:
Rechnung + Zahlung müssen vorliegen, damit Vorsteuer aus einer Anzahlung vor der Lieferung abgezogen werden kann.
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Für einen neuen Firmenwagen überweisen wir eine Anzahlung. Die Vorsteuer soll in dieser Aufgabe nicht berücksichtigt werden. Wie lautet der richtige Buchungssatz?
A. Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen an Kasse
B. Kasse an Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
C. Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen an Bank
D. Bank an Geleistete Anzahlungen auf Sachanlagen
E. Geleistete Anzahlungen auf Vorräte an Bank
Wir erhalten eine Lieferung mit Schlussrechnung, für die wir bereits eine Anzahlung geleistet haben. Welche Aussagen sind richtig?
A. Es ist zu prüfen, ob bei der geleisteten Anzahlung bereits Vorsteuer berücksichtigt wurde.
B. Wurde aus der Anzahlung bereits Vorsteuer abgezogen, darf bei der Schlussrechnung nur noch die auf den Restbetrag entfallende Vorsteuer zusätzlich berücksichtigt werden.
C. Bei der Rechnungsbuchung ist unabhängig von der Anzahlung immer der volle Rechnungsbetrag als offene Verbindlichkeit zu buchen.
D. Bei der Schlussrechnung ist unabhängig von der Anzahlung immer der volle Vorsteuerbetrag erneut zu buchen.
E. Bei der Schlussrechnung kann die Vorsteuer grundsätzlich vernachlässigt werden.
Wir kaufen auf einer Fachmesse Waren im Wert von 1.000 € netto. Mit dem Verkäufer vereinbaren wir eine Anzahlung von 200 €. Wir erhalten lediglich eine Quittung mit dem Vermerk „200 € Anzahlung dankend erhalten“, die nicht die erforderlichen Rechnungsangaben für den Vorsteuerabzug enthält. Welche Aussage zur Buchung der geleisteten Anzahlung ist richtig?
A. Die „Geleisteten Anzahlungen auf Vorräte“ betragen 200 €. Die Vorsteuer wird separat gebucht.
B. Die „Geleisteten Anzahlungen auf Vorräte“ betragen 200 €. Vorsteuer wird zu diesem Zeitpunkt nicht separat gebucht.
C. Die „Geleisteten Anzahlungen auf Vorräte“ betragen 170 €. Zusätzlich werden 30 € Vorsteuer gebucht.
D. Die „Warenvorräte“ betragen 170 €. Zusätzlich werden 30 € Vorsteuer gebucht.
E. Die „Warenvorräte“ betragen 200 €. Zusätzlich wird Vorsteuer gebucht.
Welche Vorteile kann eine Anzahlung für den Verkäufer haben?
A. Die Anzahlung verbessert die Liquidität des Verkäufers und kann seinen Finanzierungsbedarf verringern.
B. Durch die Anzahlung spart der Verkäufer anteilig die Umsatzsteuer.
C. Durch die Anzahlung erhält der Verkäufer bereits vor der vollständigen Lieferung einen Teil des vereinbarten Kaufpreises.
D. Eine Anzahlung muss immer dem gesamten Vertragswert entsprechen.
E. Durch die Anzahlung sinkt das Risiko, dass der Käufer den gesamten Kaufpreis später nicht bezahlt.
Wir kaufen eine Maschine und leisten eine Anzahlung. Was könnte ein Grund für die Anzahlung sein?
A. Wir haben gerade einen finanziellen Engpass.
B. Der Verkäufer verlangt eine Anzahlung, da es sich bei der Maschine um eine Sonderanfertigung für uns handelt.
C. Durch die Anzahlung sparen wir einen Teil der Umsatzsteuer.
D. Durch die Anzahlung unterstreichen wir unsere verbindliche Kaufabsicht.
E. Durch die Anzahlung erhalten wir automatisch einen Rabatt bei Lieferung der Maschine.
