Jeden Tag entstehen in einem Unternehmen zahlreiche Geschäftsvorfälle, die in der Buchführung erfasst werden müssen. Dabei reicht es nicht aus, nur festzuhalten, wann etwas passiert ist. Gleichzeitig muss nachvollziehbar sein, welche Konten durch einen Geschäftsvorfall verändert wurden. Deshalb unterscheidet die doppelte Buchführung zwischen einer zeitlichen und einer sachlichen Gliederung der Buchungen. Die zeitliche Darstellung erfolgt im Grundbuch beziehungsweise Journal, während das Hauptbuch die Geschäftsvorfälle systematisch nach Konten ordnet. In modernen Buchhaltungsprogrammen müssen die Daten dafür nicht zweimal eingegeben werden, sondern können aus einer Buchung sowohl chronologisch als auch kontenbezogen dargestellt werden.
Inhalte:
- Was ist ein Geschäftsvorfall?
- Warum müssen Geschäftsvorfälle geordnet erfasst werden?
- Was ist das Grundbuch?
- Warum wird das Grundbuch auch Journal genannt?
- Welche Angaben enthält das Grundbuch?
- Buchungen im Grundbuch
- Was ist das Hauptbuch?
- Wie ist das Hauptbuch aufgebaut?
- T-Konten im Hauptbuch
- Warum braucht man das Hauptbuch?
- Vom Beleg zum Buchungssatz
- Wie erscheint der Geschäftsvorfall im Grundbuch?
- Wie erscheint der Geschäftsvorfall im Hauptbuch?
- Warum steht eine Buchung auf mindestens zwei Konten?
- Grundbuch und Hauptbuch enthalten denselben Geschäftsvorfall
- Werden Buchungen zuerst im Grundbuch und danach im Hauptbuch vorgenommen?
- Grundbuch und Hauptbuch in der elektronischen Buchführung
- Was bedeutet Journalfunktion?
- Was sind Nebenbücher?
- Welche Bedeutung haben die GoB?
- Was bedeutet Klarheit und Übersichtlichkeit?
- Grundbuch, Hauptbuch und Belege
- Typische Fehler bei Grund- und Hauptbuch
- Was bedeutet „doppelte Buchführung“ wirklich?
- Das Wichtigste zusammengefasst
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Was ist ein Geschäftsvorfall?
Ein Geschäftsvorfall ist ein wirtschaftlicher Vorgang, der sich auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage eines Unternehmens auswirkt und deshalb buchhalterisch erfasst werden muss.
Typische Geschäftsvorfälle sind beispielsweise:
• Einkauf von Waren oder Materialien
• Verkauf von Produkten
• Zahlung einer Lieferantenrechnung
• Zahlungseingang eines Kunden
• Anschaffung einer Maschine
• Aufnahme eines Darlehens
• Überweisung von Löhnen und Gehältern
• Einzahlung oder Auszahlung von Bargeld
Jeder buchungsrelevante Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
Warum müssen Geschäftsvorfälle geordnet erfasst werden?
Eine Buchführung wäre kaum verständlich, wenn sämtliche Geschäftsvorfälle ungeordnet erfasst würden.
Deshalb müssen sie sowohl zeitlich als auch sachlich gegliedert werden.
Die zeitliche Ordnung beantwortet beispielsweise:
Was wurde am 5. Mai gebucht?
Die sachliche Ordnung beantwortet dagegen:
Welche Veränderungen gab es auf dem Bankkonto?
Genau dafür gibt es in der doppelten Buchführung die Grundbuch- beziehungsweise Journalfunktion und die Hauptbuch- beziehungsweise Kontenfunktion.
Grundbuch und Hauptbuch unterscheiden
Grundbuch und Hauptbuch enthalten Informationen zu denselben Geschäftsvorfällen, ordnen diese aber nach unterschiedlichen Gesichtspunkten.
Du kannst dir den Unterschied deshalb einfach merken:
Grundbuch = Wann wurde gebucht?
Hauptbuch = Wo wurde gebucht?
Was ist das Grundbuch?
Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in ihrer zeitlichen beziehungsweise chronologischen Reihenfolge erfasst.
Das bedeutet:
Ein Geschäftsvorfall vom 3. Mai wird grundsätzlich vor einem Geschäftsvorfall vom 4. Mai dargestellt.
Das Grundbuch wird deshalb auch als Journal bezeichnet.
Die Geschäftsvorfälle werden dort nicht nach einzelnen Konten gesammelt, sondern entsprechend ihrer zeitlichen Abfolge dokumentiert.
Warum wird das Grundbuch auch Journal genannt?
Der Begriff Journal beschreibt die chronologische Funktion des Grundbuchs.
Die Geschäftsvorfälle werden darin fortlaufend aufgezeichnet. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welche Buchungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vorgenommen wurden.
Das Journal kann deshalb beispielsweise zeigen:
02.05. → Warenrechnung erhalten
03.05. → Kundenrechnung bezahlt
04.05. → Bargeld vom Bankkonto abgehoben
Die zeitliche Reihenfolge steht im Mittelpunkt.
Welche Angaben enthält das Grundbuch?
Welche Felder ein Journal konkret enthält, hängt vom verwendeten Buchführungssystem ab.
Typische Angaben sind beispielsweise:
• Buchungsdatum
• Belegdatum
• Belegnummer oder Belegreferenz
• Buchungstext
• Sollkonto
• Habenkonto
• Buchungsbetrag
Bei einem Geschäftsvorfall wird außerdem der entsprechende Buchungssatz angegeben.
Die genaue technische Darstellung kann je nach Buchhaltungsprogramm unterschiedlich aussehen.
Buchungen im Grundbuch
In der doppelten Buchführung wird ein Geschäftsvorfall grundsätzlich auf mindestens zwei Konten erfasst.
Dabei gilt für die Formulierung des Buchungssatzes:
Soll an Haben
Das bedeutet:
Zuerst wird das Konto genannt, das im Soll angesprochen wird.
Danach folgt das Konto, das im Haben angesprochen wird.
Beispiel:
Kasse an Guthaben bei Kreditinstituten 1.000 €
Damit steht bereits fest, welche beiden Konten später im Hauptbuch verändert werden.
Was ist das Hauptbuch?
Das Hauptbuch ordnet die Geschäftsvorfälle nach ihrem sachlichen Zusammenhang.
Während das Grundbuch die Frage beantwortet, wann ein Geschäftsvorfall gebucht wurde, zeigt das Hauptbuch die Veränderungen auf den einzelnen Konten.
Dort werden beispielsweise sämtliche Buchungen auf den Konten:
• Kasse
• Bank
• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Maschinen
• Aufwendungen
• Umsatzerlöse
systematisch zusammengeführt.
Das Hauptbuch ermöglicht dadurch einen Überblick über die Entwicklung jedes einzelnen Kontos.
Wie ist das Hauptbuch aufgebaut?
Das Hauptbuch besteht aus den Sachkonten, die für die Buchführung des Unternehmens benötigt werden.
Für Lernaufgaben werden diese häufig als T-Konten dargestellt.
Ein T-Konto besitzt zwei Seiten:
Linke Seite = Soll
Rechte Seite = Haben
Ob ein Zugang oder Abgang im Soll oder Haben gebucht wird, hängt davon ab, um welche Kontoart es sich handelt.
T-Konten im Hauptbuch
Für ein Aktivkonto gilt beispielsweise:
Zugänge → Soll
Abgänge → Haben
Für ein Passivkonto gilt dagegen:
Abgänge → Soll
Zugänge → Haben
Bei Aufwands- und Ertragskonten gelten wiederum eigene Buchungsregeln.
Warum braucht man das Hauptbuch?
Das Hauptbuch ermöglicht die sachliche Auswertung der Buchführung.
Möchtest du beispielsweise wissen, wie sich der Kassenbestand verändert hat, kannst du das Konto Kasse betrachten.
Möchtest du wissen, welche Forderungen gegenüber Kunden bestehen, ist das entsprechende Forderungskonto relevant.
Auf diese Weise sammelt das Hauptbuch die einzelnen Geschäftsvorfälle nach ihren Konten.
Dadurch bildet es eine wichtige Grundlage für weitere Auswertungen und den späteren Abschluss der Konten.
Vom Beleg zum Buchungssatz
Bevor ein Geschäftsvorfall im Grund- und Hauptbuch erscheint, muss zunächst die Buchungsgrundlage vorhanden sein.
Der Ablauf lässt sich vereinfacht so darstellen:
Geschäftsvorfall → Beleg → Kontierung → Buchungssatz → Buchung
Zunächst wird festgestellt, welcher Geschäftsvorfall vorliegt.
Danach werden die betroffenen Konten bestimmt.
Anschließend wird geprüft:
• Welches Konto steht im Soll?
• Welches Konto steht im Haben?
Erst danach kann der Buchungssatz gebildet werden.
Beispiel: Bargeld vom Bankkonto abheben
Ein Unternehmen hebt 1.000 € vom betrieblichen Bankkonto ab und legt das Geld in die Geschäftskasse.
Betroffen sind zwei Aktivkonten:
Kasse
und
Guthaben bei Kreditinstituten (Bank)
Das Konto Kasse nimmt zu.
Bei einem Aktivkonto wird ein Zugang im Soll gebucht.
Das Bankguthaben nimmt dagegen ab.
Bei einem Aktivkonto wird ein Abgang im Haben gebucht.
Der Buchungssatz lautet deshalb:
Kasse an Guthaben bei Kreditinstituten 1.000 €
Es handelt sich um einen Aktivtausch: Ein Aktivkonto nimmt zu, während ein anderes Aktivkonto um denselben Betrag abnimmt.
Wie erscheint der Geschäftsvorfall im Grundbuch?
Im Grundbuch beziehungsweise Journal könnte der Geschäftsvorfall vereinfacht beispielsweise folgendermaßen erscheinen:
Datum: 10.05.
Buchungstext: Barabhebung vom Bankkonto
Sollkonto: Kasse
Habenkonto: Guthaben bei Kreditinstituten
Betrag: 1.000 €
Hier steht der Geschäftsvorfall entsprechend seiner zeitlichen Reihenfolge zwischen den anderen Buchungen des Unternehmens.
Das Grundbuch zeigt also:
Wann wurde gebucht und wie lautet die Buchung?
Wie erscheint der Geschäftsvorfall im Hauptbuch?
Im Hauptbuch wird derselbe Geschäftsvorfall auf die betroffenen Konten verteilt.
Beim Konto Kasse wird gebucht:
Soll: 1.000 €
Denn der Kassenbestand nimmt zu.
Beim Konto Guthaben bei Kreditinstituten wird gebucht:
Haben: 1.000 €
Denn das Bankguthaben nimmt ab.
Damit erscheint derselbe wirtschaftliche Vorgang sachlich auf zwei verschiedenen Konten.
Warum steht eine Buchung auf mindestens zwei Konten?
Das ist ein grundlegendes Merkmal der doppelten Buchführung.
Jeder Geschäftsvorfall verändert mindestens zwei Konten.
Beim Beispiel der Barabhebung passiert gleichzeitig:
Kasse +1.000 €
und
Bank −1.000 €
Der Betrag im Soll und der Betrag im Haben sind dabei gleich groß.
Deshalb gilt für einen einfachen Buchungssatz:
Sollbetrag = Habenbetrag
Bei zusammengesetzten Buchungssätzen können mehr als zwei Konten betroffen sein. Auch dann muss die Summe der Sollbuchungen der Summe der Habenbuchungen entsprechen.
Grundbuch und Hauptbuch enthalten denselben Geschäftsvorfall
Der wirtschaftliche Vorgang ist im Grund- und Hauptbuch derselbe.
Der Unterschied liegt in der Darstellung und Ordnung.
Im Grundbuch wird der Vorgang chronologisch eingeordnet.
Im Hauptbuch wird er nach den betroffenen Konten dargestellt.
Beispiel:
Grundbuch:
10.05. – Kasse an Guthaben bei Kreditinstituten – 1.000 €
Hauptbuch:
Kasse → 1.000 € im Soll
Guthaben bei Kreditinstituten → 1.000 € im Haben
Es handelt sich also nicht um zwei unterschiedliche Geschäftsvorfälle, sondern um zwei Sichtweisen auf dieselbe Buchung.
Werden Buchungen zuerst im Grundbuch und danach im Hauptbuch vorgenommen?
In der klassischen manuellen Buchführung kannst du dir den Ablauf so vorstellen:
Beleg → Grundbuch → Hauptbuch
Der Geschäftsvorfall wird zunächst zeitlich erfasst und anschließend auf die entsprechenden Hauptbuchkonten übertragen.
Dieses Schema eignet sich sehr gut, um das Prinzip der doppelten Buchführung zu verstehen. Historisch wurden Buchungen tatsächlich vom Grundbuch auf die Hauptbuchkonten übertragen.
Bei modernen elektronischen Buchführungssystemen funktioniert die technische Verarbeitung jedoch anders.
Grundbuch und Hauptbuch in der elektronischen Buchführung
Es wäre falsch zu sagen, dass ein Buchhalter heute grundsätzlich jeden Geschäftsvorfall zweimal manuell eingeben muss.
In einem modernen Buchhaltungsprogramm kann ein Geschäftsvorfall einmal erfasst werden.
Aus diesem Buchungsdatensatz kann das System anschließend sowohl:
die zeitliche Darstellung im Journal
als auch
die sachliche Darstellung auf den Konten
erzeugen.
Die Grundbuch- und Hauptbuchfunktion bleibt also bestehen, auch wenn technisch keine doppelte Dateneingabe erfolgt.
Entscheidend ist, dass die Buchführung eine zeitliche und sachliche Ordnung der Geschäftsvorfälle ermöglicht.
Was bedeutet Journalfunktion?
Die Journalfunktion entspricht im Wesentlichen der zeitlichen Sicht auf die Buchungen.
Damit können die Geschäftsvorfälle beispielsweise nach:
• Buchungsdatum,
• Belegdatum,
• Buchungsperiode,
• laufender Buchungsfolge
dargestellt werden.
Dadurch lässt sich nachvollziehen, wann die einzelnen Geschäftsvorfälle erfasst wurden.
Was sind Nebenbücher?
Neben dem Hauptbuch können sogenannte Nebenbücher geführt werden.
Sie enthalten zusätzliche Detailinformationen zu bestimmten Sachverhalten.
Typische Beispiele sind:
Debitorenbuchhaltung:
Detaillierte Forderungen gegenüber einzelnen Kunden.
Kreditorenbuchhaltung:
Detaillierte Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Lieferanten.
Anlagenbuchhaltung:
Detaillierte Informationen zu einzelnen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens.
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung:
Detaillierte Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die entsprechenden Informationen werden mit den zugehörigen Sachkonten des Hauptbuchs abgestimmt.
Welche Bedeutung haben die GoB?
Auch bei der Führung von Grund- und Hauptbuch müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) eingehalten werden.
§ 238 HGB verlangt bei buchführungspflichtigen Kaufleuten unter anderem, dass die Buchführung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens ermöglichen muss. Außerdem müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Für die Buchführung sind deshalb insbesondere wichtig:
• Klarheit,
• Übersichtlichkeit,
• Vollständigkeit,
• Richtigkeit,
• Nachvollziehbarkeit,
• geordnete Erfassung.
Die zeitliche und sachliche Darstellung der Geschäftsvorfälle trägt zu dieser Nachvollziehbarkeit bei.
Was bedeutet Klarheit und Übersichtlichkeit?
Die Buchführung muss so aufgebaut sein, dass Geschäftsvorfälle nachvollzogen werden können.
Das bedeutet beispielsweise:
Eine Buchung sollte nicht nur einen Betrag enthalten, ohne erkennen zu lassen, worauf sie sich bezieht.
Stattdessen müssen Buchung, Beleg und betroffene Konten eindeutig miteinander verbunden werden können.
Ein sachverständiger Dritter soll nachvollziehen können:
Welcher Geschäftsvorfall lag vor?
Wann fand er statt?
Auf welcher Grundlage wurde gebucht?
Welche Konten wurden verändert?
Wie wurde der Betrag gebucht?
§ 238 HGB stellt diese Nachvollziehbarkeit ausdrücklich in den Mittelpunkt.
Grundbuch, Hauptbuch und Belege
Belege, Grundbuch und Hauptbuch stehen in einem engen Zusammenhang.
Vereinfacht kannst du dir den Ablauf so merken:
1. Geschäftsvorfall
Ein wirtschaftlicher Vorgang findet statt.
2. Beleg
Der Vorgang wird dokumentiert.
3. Kontierung
Die betroffenen Konten werden bestimmt.
4. Buchung
Der Geschäftsvorfall wird zeitlich und sachlich erfasst.
5. Grundbuch beziehungsweise Journal
Die Buchung kann chronologisch nachvollzogen werden.
6. Hauptbuch beziehungsweise Konten
Die Auswirkungen auf die einzelnen Konten können nachvollzogen werden.
Typische Fehler bei Grund- und Hauptbuch
Bei Aufgaben solltest du besonders auf folgende Punkte achten:
Grundbuch und Hauptbuch vertauschen:
Das Grundbuch ordnet zeitlich, das Hauptbuch sachlich.
Soll und Haben verwechseln:
Vor jeder Buchung solltest du bestimmen, welche Kontoarten betroffen sind und ob ein Zu- oder Abgang vorliegt.
Buchung zweimal als zwei Geschäftsvorfälle verstehen:
Die Darstellung im Journal und auf den Konten betrifft denselben Geschäftsvorfall.
Hauptbuch mit Nebenbuch verwechseln:
Das Hauptbuch enthält die Sachkonten. Nebenbücher liefern detailliertere Informationen.
Manuelle Doppelbuchung mit doppelter Buchführung verwechseln:
„Doppelte Buchführung“ bedeutet nicht, dass dieselben Daten zwingend zweimal manuell eingegeben werden.
Was bedeutet „doppelte Buchführung“ wirklich?
Die Bezeichnung doppelte Buchführung lässt sich nicht einfach damit erklären, dass jeder Geschäftsvorfall einmal ins Grundbuch und einmal ins Hauptbuch geschrieben wird.
Ein wesentliches Merkmal besteht darin, dass jeder Geschäftsvorfall im Kontensystem mindestens eine Soll- und eine Habenbuchung auslöst.
Das bedeutet:
Mindestens ein Konto wird im Soll angesprochen.
Mindestens ein Konto wird im Haben angesprochen.
Die Soll- und Habenbeträge müssen insgesamt übereinstimmen.
Die zeitliche und sachliche Gliederung ist eine weitere wesentliche Organisationsform der doppelten Buchführung.
Das Wichtigste zusammengefasst
Für die grundlegende Unterscheidung kannst du dir merken:
Grundbuch beziehungsweise Journal = zeitliche Ordnung
Hauptbuch = sachliche Ordnung nach Konten
Ein Geschäftsvorfall muss in der doppelten Buchführung sowohl chronologisch als auch sachlich nachvollziehbar sein. Bei einer traditionellen manuellen Buchführung wird dies als Übertragung vom Grundbuch auf die Hauptbuchkonten dargestellt.
In modernen elektronischen Systemen wird der Geschäftsvorfall dagegen normalerweise nicht zweimal manuell erfasst. Das System erzeugt aus den Buchungsdaten sowohl die Journal- als auch die Kontendarstellung.
Und für den Buchungssatz gilt weiterhin:
Soll an Haben
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Nach welcher Regel wird ein Buchungssatz im Grundbuch beziehungsweise Journal gebildet?
A. Grundbuch an Haben
B. Haben an Haben
C. Grundbuch an Soll
D. Haben an Soll
E. Soll an Haben
Wie unterscheiden sich Grundbuch und Hauptbuch voneinander?
A. Im Hauptbuch werden Geschäftsvorfälle ausschließlich chronologisch erfasst, im Grundbuch nach Konten gegliedert.
B. Im Grundbuch werden nur Aufwendungen und Erträge erfasst, im Hauptbuch nur Bestandskonten.
C. Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle zeitlich beziehungsweise chronologisch erfasst, im Hauptbuch sachlich nach Konten gegliedert.
D. Im Grundbuch werden nur Belege gesammelt, während im Hauptbuch die Buchungssätze erstellt werden.
E. Grundbuch und Hauptbuch unterscheiden sich lediglich durch ihre Bezeichnung.
Wie lautet der Buchungssatz, wenn eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen per Banküberweisung beglichen wird?
A. Kasse an Bank
B. Bank an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
C. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen an Bank
D. Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
E. Aktiva an Passiva
Welche Aussage zur Erfassung von Geschäftsvorfällen im Grundbuch und Hauptbuch ist richtig?
A. Im Grundbuch und Hauptbuch werden für denselben Geschäftsvorfall unterschiedliche Beträge erfasst.
B. Geschäftsvorfälle über 500 € netto werden ausschließlich im Grundbuch erfasst.
C. Geschäftsvorfälle über 1.000 € netto werden ausschließlich im Hauptbuch erfasst.
D. Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle zeitlich beziehungsweise chronologisch dargestellt, im Hauptbuch sachlich nach Konten gegliedert.
E. Im Hauptbuch werden nur Geschäftsvorfälle erfasst, die nicht bereits im Grundbuch enthalten sind.
Warum ist es sinnvoll, Geschäftsvorfälle sowohl zeitlich im Grundbuch beziehungsweise Journal als auch sachlich im Hauptbuch darzustellen?
A. Geschäftsvorfälle können dadurch übersichtlicher dargestellt werden.
B. Das Handelsgesetzbuch schreibt ausdrücklich vor, dass jedes Unternehmen ein Buch mit der Bezeichnung „Grundbuch“ und ein Buch mit der Bezeichnung „Hauptbuch“ führen muss.
C. Unternehmen erhalten dafür besondere steuerliche Vergünstigungen.
D. Durch die doppelte Darstellung werden grundsätzlich Buchführungskosten eingespart.
E. Geschäftsvorfälle lassen sich dadurch besser nachvollziehen und überprüfen.
