Die Buchführung gehört in vielen kaufmännischen Ausbildungsberufen zu den wichtigen Themen der Abschlussprüfung. Dabei musst du Geschäftsvorfälle verstehen, die richtigen Konten auswählen und daraus einen korrekten Buchungssatz bilden. Häufig arbeitest du in der Prüfung mit einem vorgegebenen Kontenplan, aus dem du die benötigten Kontonummern entnimmst. Deshalb musst du nicht jedes Konto auswendig kennen, solltest aber die wichtigsten Konten und Kontoarten sicher unterscheiden können. Besonders wichtig sind außerdem Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie deren spätere Bezahlung. Bevor wir uns ausführlicher mit einzelnen Buchungsthemen beschäftigen, schauen wir uns deshalb zunächst die wichtigsten Grundlagen an.
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Buchführung in der Abschlussprüfung
In Buchführungsaufgaben musst du einen wirtschaftlichen Vorgang zunächst richtig einordnen. Anschließend bestimmst du, welche Konten angesprochen werden und auf welcher Seite des Buchungssatzes sie stehen.
Je nach Ausbildungsberuf und Prüfungsaufgabe kann die Kontierung unterschiedlich abgefragt werden. Bei entsprechenden Kontierungsaufgaben werden beispielsweise die Kontonummern der benötigten Konten in die vorgesehenen Felder für Soll und Haben eingetragen. Andere Aufgaben geben mehrere Buchungssätze vor, aus denen du die richtige Lösung auswählen musst.
Entscheidend ist deshalb nicht nur, dass du einzelne Buchungssätze kennst. Du solltest verstehen, warum ein Konto im Soll oder im Haben angesprochen wird.
Buchungssätze nach dem Prinzip „Soll an Haben“
Die doppelte Buchführung folgt einem festen Grundprinzip:
Soll an Haben
Jeder Geschäftsvorfall betrifft mindestens zwei Konten. Mindestens ein Konto wird im Soll und mindestens ein anderes Konto im Haben gebucht. Die Summe der Sollbuchungen und die Summe der Habenbuchungen müssen dabei übereinstimmen.
Welches Konto auf welcher Seite steht, hängt von der jeweiligen Kontoart und der Veränderung des Kontos ab.
Für die wichtigsten Kontoarten kannst du dir merken:
Aktivkonten:
Zugang im Soll
Abgang im Haben
Passivkonten:
Zugang im Haben
Abgang im Soll
Aufwandskonten:
Zugang im Soll
Abgang im Haben
Ertragskonten:
Zugang im Haben
Abgang im Soll
Du solltest deshalb bei einem Geschäftsvorfall nicht sofort versuchen, den vollständigen Buchungssatz zu bilden. Bestimme zuerst die angesprochenen Konten und deren Kontoarten.
Der Kontenplan in der Prüfung
In Kontierungsaufgaben wird in der Regel ein Auszug aus einem Kontenplan zur Verfügung gestellt. Darin findest du die Konten, die für die jeweiligen Aufgaben benötigt werden.
Die Konten besitzen eindeutige Kontonummern. Im Industriekontenrahmen (IKR) werden beispielsweise folgende Konten verwendet:
2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
2600 Vorsteuer
2800 Guthaben bei Kreditinstituten (Bank)
2880 Kasse
4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Du musst deshalb nicht sämtliche Kontonummern auswendig lernen. Hilfreich ist es aber, häufig verwendete Konten wiederzuerkennen und zu wissen, zu welcher Kontoart sie gehören.
So kannst du einen Geschäftsvorfall deutlich schneller einordnen.
Kontoarten richtig unterscheiden
Eine wichtige Grundlage für Buchungssätze ist die Unterscheidung zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten.
Bestandskonten
Bestandskonten stammen aus der Bilanz und werden in Aktiv- und Passivkonten unterteilt.
Aktivkonten erfassen Vermögenswerte des Unternehmens.
Dazu gehören beispielsweise:
• Kasse
• Guthaben bei Kreditinstituten
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Maschinen
• Fuhrpark
Passivkonten erfassen das Eigenkapital sowie Verpflichtungen des Unternehmens.
Dazu gehören beispielsweise:
• Eigenkapital
• Rückstellungen
• Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Erfolgskonten
Erfolgskonten erfassen Aufwendungen und Erträge. Sie beeinflussen damit den Gewinn oder Verlust des Unternehmens.
Zu den Aufwandskonten gehören beispielsweise Aufwendungen für Waren, Löhne, Gehälter, Mietaufwendungen oder Zinsaufwendungen.
Zu den Ertragskonten gehören beispielsweise Umsatzerlöse, Mieterträge oder Zinserträge.
Diese Unterscheidung hilft dir dabei festzustellen, ob eine Veränderung im Soll oder Haben gebucht werden muss.
Aufwandsorientierte und bestandsorientierte Buchung
Beim Einkauf von Waren oder Werkstoffen können grundsätzlich unterschiedliche Buchungsverfahren zum Einsatz kommen. Wichtig sind vor allem die aufwandsorientierte und die bestandsorientierte Buchung.
Aufwandsorientierte Buchung
Bei der aufwandsorientierten Buchung werden eingekaufte Waren oder Werkstoffe zunächst direkt auf einem Aufwandskonto erfasst.
Beim Einkauf von Handelswaren kann beispielsweise das Konto Aufwendungen für Waren angesprochen werden.
Das Verfahren unterstellt für die laufende Buchführung vereinfacht, dass die eingekauften Waren beziehungsweise Werkstoffe verbraucht oder weiterverkauft werden. Die tatsächlichen Bestände werden später anhand der Inventur berücksichtigt.
Bestandsorientierte Buchung
Bei der bestandsorientierten Buchung wird ein Einkauf zunächst auf dem entsprechenden Bestandskonto erfasst. Erst wenn Waren oder Werkstoffe das Lager verlassen, wird der entsprechende Aufwand gebucht.
Welches Verfahren in einer Aufgabe anzuwenden ist, ergibt sich aus der Aufgabenstellung, dem zugrunde gelegten Buchungsverfahren und dem bereitgestellten Kontenplan.
Für deine Prüfung ist deshalb wichtig, genau auf entsprechende Hinweise zu achten. Wird ausdrücklich eine bestandsorientierte Buchung verlangt, musst du die dafür vorgesehenen Bestandskonten verwenden.
