Der Kontenrahmen stellt eine einheitliche Grundstruktur für die Konten der Buchführung bereit. Ein einzelnes Unternehmen benötigt jedoch normalerweise nur einen Teil dieser Konten. Deshalb wird aus dem Kontenrahmen ein betriebsindividueller Kontenplan entwickelt, der auf die tatsächlichen Geschäftsvorfälle und Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Nicht benötigte Konten können entfallen, während benötigte Konten weiter untergliedert oder ergänzt werden können. Dabei sollte die grundlegende Systematik des verwendeten Kontenrahmens erhalten bleiben. So entsteht eine übersichtliche Kontenstruktur, mit der die laufenden Geschäftsvorfälle eindeutig und nachvollziehbar gebucht werden können.
Inhalte:
- Was ist ein betrieblicher Kontenplan?
- Kontenrahmen und Kontenplan unterscheiden
- Warum benötigt ein Unternehmen einen eigenen Kontenplan?
- Wie wird ein betrieblicher Kontenplan erstellt?
- Welche Konten können weggelassen werden?
- Wie kann ein Kontenplan erweitert werden?
- Wie funktioniert die Gliederung im IKR?
- Warum sollte die Grundstruktur beibehalten werden?
- Kontonummer und Kontenbezeichnung
- Sachkonten und Personenkonten unterscheiden
- Kontenplan und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Kann ein Kontenplan später verändert werden?
- Warum ist ein guter Kontenplan wichtig?
- Kontenrahmen und Kontenplan auf einen Blick
- Kontenplan in der Abschlussprüfung
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Was ist ein betrieblicher Kontenplan?
Ein betrieblicher Kontenplan ist die Übersicht über die Konten, die ein bestimmtes Unternehmen tatsächlich für seine Buchführung verwendet.
Grundlage kann beispielsweise der Industriekontenrahmen (IKR) sein. Der Kontenrahmen enthält eine umfangreiche, systematisch gegliederte Auswahl möglicher Konten. Das einzelne Unternehmen wählt daraus die Konten aus, die es für seine eigenen Geschäftsvorfälle benötigt.
Der Kontenplan ist dadurch wesentlich stärker auf das konkrete Unternehmen zugeschnitten als der Kontenrahmen.
Kontenrahmen und Kontenplan unterscheiden
Die Begriffe Kontenrahmen und Kontenplan solltest du klar voneinander unterscheiden.
Kontenrahmen
• Allgemeine Grundstruktur
• Enthält zahlreiche mögliche Konten
• Dient als Vorlage
• Systematisiert die Konten
• Kann für eine Branche oder einen Anwendungsbereich ausgelegt sein
Kontenplan
• Individuelle Kontenauswahl
• Enthält die tatsächlich benötigten Konten
• Wird für ein bestimmtes Unternehmen erstellt
• Passt die Struktur an den Betrieb an
• Gilt für ein konkretes Unternehmen
Vereinfacht kannst du dir merken:
Kontenrahmen = Vorlage
Kontenplan = betriebliche Umsetzung
Warum benötigt ein Unternehmen einen eigenen Kontenplan?
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Konten.
Ein Industriebetrieb mit eigener Produktion braucht beispielsweise Konten für Rohstoffe, Hilfsstoffe, Maschinen und fertige Erzeugnisse. Ein Dienstleistungsunternehmen benötigt möglicherweise einen Teil dieser Konten überhaupt nicht.
Würde jedes Unternehmen sämtliche Konten eines umfangreichen Kontenrahmens übernehmen, würde der eigene Kontenplan unnötig groß und unübersichtlich.
Der betriebliche Kontenplan soll deshalb nur diejenigen Konten enthalten, die für die Buchführung des Unternehmens tatsächlich sinnvoll sind.
Wie wird ein betrieblicher Kontenplan erstellt?
Bei der Erstellung eines Kontenplans kannst du dir den Ablauf vereinfacht in mehreren Schritten vorstellen.
1. Geeigneten Kontenrahmen auswählen
Zunächst wird ein Kontenrahmen gewählt, der zum Unternehmen und zur eingesetzten Buchführung passt.
Für Industrieunternehmen kann beispielsweise der Industriekontenrahmen (IKR) verwendet werden. In der betrieblichen Praxis sind außerdem andere Kontenrahmen wie DATEV SKR 03 oder SKR 04 verbreitet.
2. Benötigte Konten auswählen
Anschließend wird geprüft, welche Konten das Unternehmen für seine Geschäftsvorfälle tatsächlich benötigt.
3. Nicht benötigte Konten weglassen
Konten für Vorgänge, die im Unternehmen nicht vorkommen, müssen nicht in den betrieblichen Kontenplan aufgenommen werden.
4. Konten bei Bedarf weiter untergliedern
Benötigt das Unternehmen genauere Auswertungen, können innerhalb der vorgesehenen Struktur zusätzliche Unterkonten eingerichtet werden.
5. Kontenplan dauerhaft und übersichtlich pflegen
Neue Konten sollten nur angelegt werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Gleichzeitig sollte die gewählte Kontenstruktur möglichst einheitlich und nachvollziehbar bleiben.
Welche Konten werden aus dem Kontenrahmen übernommen?
Das Unternehmen übernimmt diejenigen Konten, die es für seine laufenden Geschäftsvorfälle benötigt.
Ein Industriebetrieb könnte beispielsweise Konten für folgende Bereiche brauchen:
• Maschinen
• Betriebs- und Geschäftsausstattung
• Rohstoffe
• Fertige Erzeugnisse
• Forderungen
• Bankguthaben
• Kasse
• Eigenkapital
• Verbindlichkeiten
• Umsatzerlöse
• Materialaufwendungen
• Personalaufwendungen
Welche Konten tatsächlich benötigt werden, hängt von der Tätigkeit, Größe und Organisation des Unternehmens ab.
Welche Konten können weggelassen werden?
Ein Kontenrahmen enthält auch Konten für Geschäftsvorfälle, die in einem bestimmten Unternehmen möglicherweise überhaupt nicht auftreten.
Hat ein Unternehmen beispielsweise keine bestimmten Anlagegüter oder Geschäftsvorgänge, benötigt es auch die dafür vorgesehenen Konten nicht unbedingt in seinem betrieblichen Kontenplan.
Dadurch bleibt der Kontenplan übersichtlich.
Ein wichtiges Prinzip lautet deshalb:
Nur benötigte Konten werden in den betrieblichen Kontenplan aufgenommen.
Wie kann ein Kontenplan erweitert werden?
Der Kontenplan kann an die Informationsbedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Möchte ein Unternehmen bestimmte Vorgänge genauer unterscheiden, können zusätzliche Konten oder Unterkonten eingerichtet werden.
Beispielsweise könnte ein Unternehmen mehrere Bankverbindungen getrennt erfassen:
2800 Guthaben bei Kreditinstituten
und darunter betriebsintern beispielsweise:
2801 Bankkonto A
2802 Bankkonto B
So kann das Unternehmen auf einen Blick erkennen, wie hoch das Guthaben auf den verschiedenen Bankkonten ist.
Der dekadische Aufbau eines Kontenrahmens erlaubt eine immer genauere Gliederung von der Kontenklasse über Kontengruppe und Kontenart bis zum einzelnen Konto.
Wie funktioniert die Gliederung im IKR?
Der Industriekontenrahmen ist nach dem dekadischen System aufgebaut.
Die Struktur lautet:
1. Ziffer = Kontenklasse
2. Ziffer = Kontengruppe
3. Ziffer = Kontenart
4. Ziffer = Konto beziehungsweise weitere Untergliederung
Beispielsweise kann eine Kontenart weiter in einzelne Konten aufgegliedert werden. Dadurch kann ein Unternehmen eine vorhandene Struktur genauer an seine eigenen Bedürfnisse anpassen.
Warum sollte die Grundstruktur beibehalten werden?
Die Individualisierung eines Kontenplans bedeutet nicht, dass Kontonummern und Konten völlig ungeordnet vergeben werden sollten.
Der Sinn eines Kontenrahmens besteht gerade darin, eine systematische und nachvollziehbare Struktur zu schaffen. Deshalb sollte sich der betriebliche Kontenplan weiterhin an der Gliederungslogik des gewählten Kontenrahmens orientieren.
Dadurch können:
• Konten schneller gefunden werden,
• Buchungen leichter nachvollzogen werden,
• Auswertungen einfacher erstellt werden,
• Mitarbeitende sich schneller orientieren,
• Daten besser elektronisch verarbeitet werden.
Ein systematisch aufgebauter Kontenplan erleichtert außerdem Zeit- und Betriebsvergleiche.
Kontonummer und Kontenbezeichnung
Ein Konto besteht im Kontenplan normalerweise aus einer Kontonummer und einer Kontenbezeichnung.
Beispiel:
2800 Guthaben bei Kreditinstituten
Die Kontonummer ermöglicht eine schnelle und eindeutige Zuordnung. Die Kontenbezeichnung zeigt, welche Geschäftsvorfälle auf diesem Konto erfasst werden.
Besonders bei einer elektronischen Buchführung sind eindeutige Kontonummern wichtig, weil Buchhaltungsprogramme darüber die einzelnen Konten erkennen und verarbeiten können.
Sachkonten und Personenkonten unterscheiden
Bei der Individualisierung des Kontenplans solltest du zwischen Sachkonten und Personenkonten unterscheiden.
Sachkonten erfassen beispielsweise:
• Kasse
• Bank
• Maschinen
• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Aufwendungen
• Erträge
Daneben können für einzelne Kunden und Lieferanten Personenkonten geführt werden.
Kunden werden als Debitoren und Lieferanten als Kreditoren geführt.
Ein Unternehmen mit vielen Kunden muss deshalb nicht einfach beliebig neue Sachkonten wie „2401 Kunde A“ oder „2402 Kunde B“ innerhalb des IKR anlegen. In Buchhaltungssystemen werden einzelne Geschäftspartner häufig über eigene Personenkonten beziehungsweise Nebenbücher verwaltet.
Beispiel: Forderungen gegenüber Kunden
Im Hauptbuch gibt es das Sachkonto:
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Darüber wird der gesamte Forderungsbestand gegenüber Kunden abgebildet.
Zusätzlich können in der Debitorenbuchhaltung einzelne Kundenkonten geführt werden, beispielsweise:
Kunde Müller GmbH
Kunde Schmidt KG
Kunde Wagner GmbH
Dadurch lässt sich feststellen, welcher Kunde welchen Betrag noch bezahlen muss.
Die Summe der entsprechenden Kundenforderungen muss mit dem zugehörigen Forderungsbestand im Hauptbuch übereinstimmen.
Beispiel: Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
Dasselbe Prinzip gilt für Lieferanten.
Im Hauptbuch befindet sich das Sachkonto:
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
In der Kreditorenbuchhaltung können dagegen einzelne Lieferanten getrennt geführt werden.
Beispielsweise:
Lieferant A
Lieferant B
Lieferant C
Dadurch kann das Unternehmen nachvollziehen, welche Rechnungen gegenüber welchem Lieferanten noch offen sind.
Kontenplan und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Auch ein individuell aufgebauter Kontenplan muss eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Buchführung ermöglichen.
Nach dem Handelsgesetzbuch müssen die Handelsbücher so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann.
Deshalb darf die Individualisierung nicht dazu führen, dass Konten unverständlich, widersprüchlich oder ohne nachvollziehbares System eingerichtet werden.
Der Kontenplan sollte deshalb insbesondere:
• eindeutig,
• übersichtlich,
• nachvollziehbar,
• systematisch und
• dauerhaft verständlich
aufgebaut sein.
Kann ein Kontenplan später verändert werden?
Ein betrieblicher Kontenplan ist nicht für alle Zeiten unveränderlich.
Verändert sich das Unternehmen, können neue Konten erforderlich werden. Beispielsweise kann ein Unternehmen eine neue Bankverbindung eröffnen, eine neue Produktgruppe aufnehmen oder neue Geschäftsvorgänge durchführen.
Dann kann der Kontenplan entsprechend ergänzt werden.
Nicht mehr benötigte Konten können für zukünftige Buchungen gesperrt oder nach den Vorgaben des Buchführungssystems nicht weiter verwendet werden.
Wichtig ist dabei, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und die Kontenstruktur nicht unnötig häufig oder willkürlich verändert wird.
Warum ist ein guter Kontenplan wichtig?
Ein gut aufgebauter Kontenplan erleichtert die tägliche Arbeit in der Buchhaltung.
Geschäftsvorfälle können schneller den richtigen Konten zugeordnet werden. Gleichzeitig lassen sich Zahlen einfacher auswerten und kontrollieren.
Ein sinnvoll aufgebauter Kontenplan ermöglicht außerdem:
• eine übersichtliche Finanzbuchführung,
• eine schnelle Kontierung,
• eine klare Zuordnung von Geschäftsvorfällen,
• detaillierte betriebliche Auswertungen,
• eine bessere Kontrolle,
• eine effiziente elektronische Verarbeitung.
Je besser der Kontenplan an das Unternehmen angepasst ist, desto leichter lassen sich die benötigten Informationen aus der Buchführung gewinnen.
Kontenrahmen und Kontenplan auf einen Blick
Kontenrahmen
• Funktion: allgemeine Struktur
• Umfang: viele mögliche Konten
• Bezug: Branche oder allgemeiner Anwendungsbereich
• Anpassung: vorgegebene Grundstruktur
• Nutzung: Vorlage
• Erweiterung: allgemeines Kontensystem
Betrieblicher Kontenplan
• Funktion: konkrete Buchungsgrundlage
• Umfang: tatsächlich benötigte Konten
• Bezug: einzelnes Unternehmen
• Anpassung: individuell anpassbar
• Nutzung: tägliche Buchführung
• Erweiterung: zusätzliche betriebliche Unterkonten möglich
Der entscheidende Zusammenhang lautet:
Der Kontenrahmen liefert die Struktur. Der Kontenplan setzt diese Struktur für das einzelne Unternehmen konkret um.
Kontenplan in der Abschlussprüfung
In Buchführungsaufgaben kann dir ein Auszug aus einem Kontenplan vorgegeben werden. Dieser enthält die Konten und Kontonummern, die du für die jeweiligen Aufgaben benötigst.
Du musst deshalb nicht zwangsläufig sämtliche Kontonummern eines Kontenrahmens auswendig kennen. Wichtiger ist, dass du die Kontenbezeichnungen und Kontoarten verstehst und das für einen Geschäftsvorfall passende Konto im vorgegebenen Kontenplan findest.
Anschließend kannst du die entsprechende Kontonummer in den Buchungssatz beziehungsweise in die dafür vorgesehenen Lösungsfelder übertragen.
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Welche Aussagen zum Kontenrahmen sind richtig?
A. Der Kontenrahmen schreibt verbindlich vor, welche Konten ein Unternehmen führen muss.
B. Der Kontenrahmen legt verbindlich fest, welche Konten in den betrieblichen Kontenplan aufgenommen werden müssen.
C. Alle Wirtschaftsbranchen verwenden denselben Kontenrahmen.
D. Der Kontenrahmen schafft eine einheitliche und systematische Grundlage für die Gliederung der Konten.
E. Ein Kontenrahmen kann Unternehmen eines Wirtschaftszweigs als Grundlage für die Erstellung ihres eigenen Kontenplans dienen.
Welche Vorteile hat ein Kontenrahmen für Unternehmen innerhalb einer Wirtschaftsbranche?
A. Er schafft eine einheitliche und übersichtliche Grundstruktur für die Konten.
B. Er ermöglicht die Verwendung vergleichbarer Kontenbezeichnungen und Kontenstrukturen innerhalb einer Branche.
C. Er schreibt vor, dass alle Unternehmen einer Branche ihre Geschäftsvorfälle vollständig identisch buchen müssen.
D. Er erleichtert innerbetriebliche und zwischenbetriebliche Vergleiche.
E. Er ersetzt die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
Welche Vorteile bietet die Verwendung von Kontonummern beziehungsweise codierten Konten in der Buchführung?
A. Konten können schneller und eindeutiger zugeordnet werden.
B. Kontonummern erleichtern die elektronische Verarbeitung von Buchungsdaten.
C. Lange Kontenbezeichnungen können durch kurze Kontonummern ergänzt beziehungsweise in Buchungssystemen ersetzt werden.
D. Geschäftsvorfälle werden dadurch verschlüsselt und für Außenstehende grundsätzlich unverständlich.
E. Kontonummern sind nur sinnvoll, wenn spezielle Software sie entschlüsseln kann.
Welche Aussagen zum Aufbau von Konten und Kontenklassen sind richtig?
A. Die Kontenklassen des Industriekontenrahmens (IKR) werden durch eine einstellige Ziffer von 0 bis 9 gekennzeichnet.
B. Kontenklassen bilden eine grundlegende Gliederungsebene des Kontenrahmens.
C. Innerhalb einer Kontenklasse werden die Konten weiter in Kontengruppen gegliedert.
D. Ein Unternehmen kann seinen Kontenplan bei Bedarf um zusätzliche Konten oder Unterkonten erweitern.
E. Kontenklassen werden im IKR durch dreistellige Kontonummern gekennzeichnet.
Welche Aussagen über die Aufgaben und die Bedeutung eines Kontenrahmens sind richtig?
A. Ein Kontenrahmen legt für jedes Unternehmen gesetzlich verbindlich fest, welche Konten verwendet werden müssen.
B. Alle Unternehmen müssen unabhängig von ihrer Branche denselben Kontenrahmen verwenden.
C. Ein Kontenrahmen trägt dazu bei, die Kontenstruktur innerhalb einer Wirtschaftsbranche zu vereinheitlichen.
D. Einheitliche Kontenstrukturen erleichtern innerbetriebliche und zwischenbetriebliche Vergleiche.
E. Ein Kontenrahmen dient als Grundlage und Orientierung für die Erstellung eines betrieblichen Kontenplans.
