In diesem Abschnitt erfährst du, wie Personalkosten in der Buchführung erfasst werden. Neben dem Bruttolohn oder Bruttogehalt müssen dabei Steuerabzüge, Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und zusätzliche Arbeitgeberanteile berücksichtigt werden. Ein Teil des Bruttogehalts wird nicht an den Beschäftigten ausgezahlt, sondern an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Auch Vorschüsse oder vermögenswirksame Leistungen können den tatsächlichen Auszahlungsbetrag verändern. Für die Buchhaltung entstehen deshalb neben Personalaufwendungen verschiedene Forderungen und Verbindlichkeiten. Anhand eines zusammenhängenden Beispiels lernst du die wichtigsten Buchungsschritte kennen.
Inhalte:
- Welche Personalkosten entstehen?
- Löhne und Gehälter unterscheiden
- Vom Bruttogehalt zum Auszahlungsbetrag
- Steuern des Arbeitnehmers
- Sozialversicherungsbeiträge
- Warum werden Sozialversicherungsbeiträge vorausgezahlt?
- Gehaltsvorschuss
- Beispiel 1: Gehaltsvorschuss
- Alternative Buchung über Sozialversicherungsverbindlichkeiten
- Lohn oder Gehalt?
- Keine feste 40-%-Regel
- Wichtige IKR-Konten
- Gesamtes Beispiel im Überblick
- Personalkosten zusammengefasst
- Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Welche Personalkosten entstehen?
Beschäftigt ein Unternehmen Arbeitnehmer, entstehen unterschiedliche Personalkosten.
Dazu gehören insbesondere:
Löhne und Gehälter
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
und gegebenenfalls weitere soziale oder freiwillige Leistungen.
Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sind dagegen grundsätzlich keine zusätzlichen Personalaufwendungen des Arbeitgebers. Sie werden vom Arbeitslohn des Beschäftigten einbehalten und für diesen an das Finanzamt abgeführt.
Auch der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung gehört zum Bruttoarbeitsentgelt des Beschäftigten. Der Arbeitgeber behält diesen Betrag ein und leitet ihn an die Sozialversicherungsträger weiter.
Löhne und Gehälter unterscheiden
Im IKR werden Löhne und Gehälter getrennt erfasst.
Für Lohnempfänger kann beispielsweise verwendet werden:
6200 Löhne
Für Gehaltsempfänger:
6300 Gehälter
Auch bei den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung wird unterschieden.
Für den Lohnbereich:
6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Für den Gehaltsbereich:
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Da wir in den folgenden Beispielen mit einem Gehalt arbeiten, verwenden wir:
6300 Gehälter
und
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Vom Bruttogehalt zum Auszahlungsbetrag
Das Bruttogehalt wird nicht vollständig an den Arbeitnehmer überwiesen.
Vom Brutto werden beispielsweise abgezogen:
Lohnsteuer
gegebenenfalls Kirchensteuer
gegebenenfalls Solidaritätszuschlag
Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung
und möglicherweise weitere persönliche Abzüge.
Dadurch ergibt sich das Nettoentgelt beziehungsweise nach weiteren Verrechnungen der tatsächliche Auszahlungsbetrag.
Wichtig ist:
Der gesamte Bruttobetrag ist Gehaltsaufwand.
Die Abzüge vermindern nicht den Gehaltsaufwand des Unternehmens. Sie führen vielmehr dazu, dass Teile des Gehalts an andere Empfänger ausgezahlt werden.
Steuern des Arbeitnehmers
Zu den steuerlichen Abzügen können gehören:
Lohnsteuer
Kirchensteuer
und gegebenenfalls:
Solidaritätszuschlag
Diese Beträge werden vom Arbeitgeber einbehalten.
In der Buchhaltung entsteht zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt.
Im IKR wird dafür beispielsweise verwendet:
4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
Die einbehaltene Lohnsteuer ist damit kein Steueraufwand des Unternehmens.
Sozialversicherungsbeiträge
Zu den gesetzlichen Sozialversicherungszweigen gehören:
• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
Bei regulären Beschäftigungsverhältnissen tragen Arbeitnehmer und Arbeitgeber grundsätzlich jeweils Teile der Sozialversicherungsbeiträge.
Die genaue Aufteilung ist jedoch nicht in jedem Versicherungszweig und bei jedem Beschäftigten identisch.
Deshalb sollte in Übungsaufgaben nicht pauschal mit:
„40 % Sozialversicherung, davon 20 % Arbeitnehmer und 20 % Arbeitgeber“
gerechnet werden.
Wenn eine Aufgabe die Buchung und nicht die Beitragsberechnung prüft, sollten die benötigten Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile direkt angegeben werden.
Warum werden Sozialversicherungsbeiträge vorausgezahlt?
Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge werden bereits vor dem vollständigen Abschluss des laufenden Monats fällig.
Deshalb kann es vorkommen, dass der Arbeitgeber die voraussichtlichen Sozialversicherungsbeiträge bereits überweist, bevor die endgültige Gehaltsabrechnung durchgeführt wird.
Im hier verwendeten Buchungsverfahren werden diese Zahlungen zunächst auf:
2640 SV-Vorauszahlung
erfasst.
Das Konto ist ein aktives Bestandskonto.
Später werden darauf sowohl der Arbeitnehmeranteil als auch der Arbeitgeberanteil verrechnet.
Gehaltsvorschuss
Ein Arbeitgeber kann einem Mitarbeiter bereits vor der regulären Gehaltsabrechnung einen Vorschuss zahlen.
Dieser Vorschuss ist zunächst kein zusätzlicher Gehaltsaufwand.
Vielmehr entsteht eine Forderung gegenüber dem Mitarbeiter, die bei der späteren Gehaltsabrechnung verrechnet wird.
Dafür kann verwendet werden:
2650 Forderungen an Mitarbeiter
Beispiel 1: Gehaltsvorschuss
Ein Mitarbeiter erhält vor der Gehaltsabrechnung:
500 €
in bar.
Der Buchungssatz lautet:
2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
an 2880 Kasse 500 €
Das Unternehmen besitzt nun eine Forderung von 500 € gegenüber dem Mitarbeiter.
Bei der späteren Gehaltsabrechnung wird diese Forderung mit dessen Gehaltsanspruch verrechnet.
Beispiel für die vollständige Gehaltsbuchung
Für das folgende Beispiel werden die Abzugsbeträge vorgegeben. Es geht ausschließlich darum, die Buchungslogik zu verstehen.
Bruttogehalt:
1.900 €
Steuerliche Abzüge:
200 €
Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung:
400 €
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung:
400 €
bereits gezahlter Vorschuss:
500 €
Damit beträgt der noch an den Arbeitnehmer zu überweisende Betrag:
1.900 € − 200 € − 400 € − 500 € = 800 €
Schritt 1: Sozialversicherungsbeiträge vorauszahlen
Vor der endgültigen Gehaltsabrechnung werden Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung vorausgezahlt.
Arbeitnehmeranteil:
400 €
Arbeitgeberanteil:
400 €
Gesamtbetrag:
800 €
Der Buchungssatz lautet:
2640 SV-Vorauszahlung 800 €
an 2800 Bank 800 €
Wichtig:
Das Konto für Bank lautet:
2800 Bank
Das Konto:
2880
ist dagegen das Kassenkonto.
Die Vorlage sollte an dieser Stelle entsprechend korrigiert werden.
Was passiert auf dem Konto 2640?
Durch die Zahlung stehen zunächst:
800 €
im Soll des Kontos 2640 SV-Vorauszahlung.
Dieser Betrag besteht aus:
400 € Arbeitnehmeranteil
und
400 € Arbeitgeberanteil
Beide Beträge werden bei den folgenden Buchungen wieder verrechnet.
Das Konto 2640 wird dadurch im Beispiel vollständig ausgeglichen.
Schritt 2: Gehaltsabrechnung buchen
Das Bruttogehalt beträgt:
1.900 €
Davon werden berücksichtigt:
200 € Steuerabzüge
400 € Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung
500 € bereits gezahlter Vorschuss
Damit verbleiben zur Auszahlung:
800 €
Der Buchungssatz lautet:
6300 Gehälter 1.900 €
an 2800 Bank 800 €
an 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 200 €
an 2640 SV-Vorauszahlung 400 €
an 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
Soll und Haben betragen jeweils:
1.900 €
Warum werden 1.900 € als Aufwand gebucht?
Der Personalaufwand beträgt nicht nur die:
800 €
die tatsächlich noch an den Arbeitnehmer überwiesen werden.
Der Mitarbeiter hat insgesamt ein Bruttogehalt von:
1.900 €
erarbeitet.
Davon werden lediglich verschiedene Beträge für ihn weitergeleitet oder verrechnet.
Deshalb steht im Soll:
6300 Gehälter 1.900 €
Warum steht das Finanzamt im Haben?
Die steuerlichen Abzüge von:
200 €
behält der Arbeitgeber zunächst ein.
Er schuldet diesen Betrag anschließend dem Finanzamt.
Deshalb entsteht eine Verbindlichkeit:
4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 200 €
Diese wird später durch die Zahlung an das Finanzamt aufgelöst.
Warum steht die SV-Vorauszahlung im Haben?
Die Sozialversicherungsbeiträge wurden bereits in Schritt 1 bezahlt.
Auf:
2640 SV-Vorauszahlung
wurden insgesamt:
800 €
im Soll gebucht.
Nun wird zunächst der Arbeitnehmeranteil von:
400 €
im Haben gegengebucht.
Dadurch verbleiben auf dem Konto noch:
400 €
Diese entsprechen dem Arbeitgeberanteil.
Warum wird der Vorschuss verrechnet?
Der Mitarbeiter hat bereits:
500 €
erhalten.
Bei der Auszahlung des Vorschusses entstand die Forderung:
2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
Bei der Gehaltsabrechnung wird diese Forderung im Haben ausgeglichen:
an 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
Der Vorschuss vermindert damit den Betrag, der am Monatsende noch an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden muss.
Schritt 3: Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung buchen
Der Arbeitgeberanteil ist ein zusätzlicher Personalaufwand.
In unserem Beispiel beträgt er:
400 €
Da wir einen Gehaltsempfänger betrachten, verwenden wir:
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Der Buchungssatz lautet:
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 400 €
an 2640 SV-Vorauszahlung 400 €
Damit ist die verbleibende SV-Vorauszahlung vollständig verrechnet.
Warum nicht 6400?
Das Konto:
6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
gehört im IKR zum Lohnbereich.
Beim Konto:
6300 Gehälter
passt dagegen:
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung im Gehaltsbereich
Für eine Aufgabe mit einem Gehaltsempfänger sollte deshalb die Kombination:
6300 Gehälter
und
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
verwendet werden.
Kontrolle des Kontos SV-Vorauszahlung
Auf dem Konto 2640 wurden zunächst gebucht:
Soll:
800 € Vorauszahlung
Danach im Haben:
400 € Arbeitnehmeranteil
400 € Arbeitgeberanteil
Damit ergibt sich:
800 € Soll = 800 € Haben
Das Konto ist ausgeglichen.
Schritt 4: Steuerverbindlichkeit bezahlen
Die einbehaltenen Steuerbeträge wurden zunächst auf:
4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
gebucht.
Im Beispiel beträgt die Verbindlichkeit:
200 €
Wird dieser Betrag an das Finanzamt überwiesen, lautet der Buchungssatz:
4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 200 €
an 2800 Bank 200 €
Die Verbindlichkeit ist anschließend ausgeglichen.
Wann wird die Lohnsteuer abgeführt?
Die einbehaltene Lohnsteuer wird nicht zwingend am selben Tag an das Finanzamt überwiesen, an dem das Gehalt gezahlt wird.
Der Arbeitgeber muss sie im Rahmen der Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt melden und abführen.
Der gesetzliche Fälligkeitstermin richtet sich nach dem jeweiligen Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum.
Für das Verständnis der Buchführung ist vor allem wichtig:
Gehaltsabrechnung → Verbindlichkeit gegenüber Finanzamt entsteht
Zahlung → Verbindlichkeit wird aufgelöst
Arbeitgeberanteil ist zusätzlicher Aufwand
Neben dem Bruttogehalt von:
1.900 €
entsteht in unserem Beispiel ein weiterer Personalaufwand von:
400 €
für den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
Die in diesem Beispiel erfassten Personalaufwendungen betragen damit insgesamt:
1.900 € + 400 € = 2.300 €
Nicht enthalten sind dabei mögliche weitere Personalnebenkosten.
Arbeitnehmeranteil ist kein zusätzlicher Arbeitgeberaufwand
Der Arbeitnehmeranteil von:
400 €
darf nicht noch einmal zusätzlich als Aufwand gebucht werden.
Er ist bereits Bestandteil des Bruttogehalts von:
1.900 €
Der Arbeitgeber behält ihn lediglich vom Gehaltsanspruch des Arbeitnehmers ein.
Damit gilt:
Arbeitnehmeranteil → Bestandteil des Bruttogehalts
Arbeitgeberanteil → zusätzlicher Personalaufwand
Vorschuss ist ebenfalls kein zusätzlicher Aufwand
Auch der Vorschuss von:
500 €
ist kein zusätzlicher Gehaltsaufwand.
Er stellt nur eine vorgezogene Zahlung an den Mitarbeiter dar.
Deshalb wird bei der Vorschusszahlung zunächst:
Forderungen an Mitarbeiter an Kasse oder Bank
gebucht.
Erst bei der späteren Gehaltsabrechnung wird diese Forderung mit dem Gehaltsanspruch verrechnet.
Alternative Buchung über Sozialversicherungsverbindlichkeiten
Je nach Zeitpunkt und Aufbau einer Aufgabe kann die Sozialversicherung auch zunächst über eine:
Verbindlichkeit gegenüber Sozialversicherungsträgern
erfasst werden.
Im hier verwendeten Lernmodell arbeiten wir jedoch mit:
2640 SV-Vorauszahlung
weil die Beiträge bereits vor Abschluss der endgültigen Gehaltsabrechnung gezahlt wurden.
Beide Fälle dürfen nicht miteinander vermischt werden.
Entscheidend ist immer, ob der Sozialversicherungsbetrag zu diesem Zeitpunkt:
bereits bezahlt wurde
oder
noch als Verbindlichkeit besteht.
Lohn oder Gehalt?
Auch bei den Arbeitgeberanteilen solltest du auf die Art des Personalaufwands achten.
Bei Löhnen:
6200 Löhne
6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Bei Gehältern:
6300 Gehälter
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Damit werden Lohn- und Gehaltsbereich im IKR getrennt dargestellt.
Keine feste 40-%-Regel
Die Sozialversicherungsbeiträge sollten nicht pauschal als:
40 % des Bruttoentgelts
angesetzt werden.
Die tatsächliche Beitragshöhe hängt von den geltenden Beitragssätzen, den Beitragsbemessungsgrenzen und teilweise von persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers ab.
Auch Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil müssen nicht in jedem Fall exakt gleich hoch sein.
Für reine Buchungsaufgaben ist es deshalb sinnvoll, die benötigten Beträge bereits vorzugeben.
Wichtige IKR-Konten
Für Aufgaben zur Buchung von Personalkosten sind insbesondere folgende Konten wichtig:
2640 SV-Vorauszahlung
2650 Forderungen an Mitarbeiter
2800 Bank
2880 Kasse
4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
6200 Löhne
6300 Gehälter
6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung – Lohnbereich
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung – Gehaltsbereich
Gesamtes Beispiel im Überblick
1. Vorschuss auszahlen
2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
an 2880 Kasse 500 €
2. Sozialversicherung vorauszahlen
2640 SV-Vorauszahlung 800 €
an 2800 Bank 800 €
3. Gehaltsabrechnung buchen
6300 Gehälter 1.900 €
an 2800 Bank 800 €
an 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 200 €
an 2640 SV-Vorauszahlung 400 €
an 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
4. Arbeitgeberanteil buchen
6410 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 400 €
an 2640 SV-Vorauszahlung 400 €
5. Steuerverbindlichkeit bezahlen
4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 200 €
an 2800 Bank 200 €
Personalkosten zusammengefasst
Bei der Gehaltsabrechnung wird grundsätzlich das volle Bruttogehalt als Personalaufwand erfasst.
Steuern und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung sind bereits Bestandteile dieses Bruttogehalts.
Sie werden lediglich einbehalten und an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist dagegen ein:
zusätzlicher Personalaufwand.
Ein Gehaltsvorschuss wird zunächst als Forderung gegenüber dem Mitarbeiter gebucht und später mit dessen Gehaltsanspruch verrechnet.
Werden die Sozialversicherungsbeiträge bereits vor der endgültigen Gehaltsabrechnung gezahlt, kann im hier verwendeten IKR-Modell das Konto:
2640 SV-Vorauszahlung
eingesetzt werden.
Die wichtigsten Buchungsregeln lauten:
Vorschuss → Forderungen an Mitarbeiter an Kasse/Bank
SV-Vorauszahlung → SV-Vorauszahlung an Bank
Gehaltsabrechnung → Gehälter an Bank, Finanzamt, SV-Vorauszahlung und gegebenenfalls Forderungen an Mitarbeiter
Arbeitgeberanteil → Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an SV-Vorauszahlung
Steuerzahlung → Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt an Bank
Typische Geschäftsvorfälle: Konten erkennen und richtig buchen
Die Lohnbuchhaltung überweist die Beiträge zur Sozialversicherung an die Krankenkasse als Einzugsstelle. Welche beiden Konten sind bei der Vorauszahlung der Sozialversicherungsbeiträge betroffen?
A. 6300 Gehälter
B. 2640 Im Voraus gezahlte Sozialversicherungsbeiträge
C. 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
D. 2800 Bank
E. 2880 Kasse
Die Lohnbuchhaltung überweist die Beiträge zur Sozialversicherung an die Krankenkasse als Einzugsstelle. Welcher Teil wird grundsätzlich überwiesen?
A. Nur der Anteil für die betriebliche Altersvorsorge.
B. Nur der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
C. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung zusammen.
D. Nur der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung.
E. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen, jedoch ohne die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung.
Auf welchem Konto werden Gehälter in der Lohnbuchhaltung gebucht?
A. 2650 Forderungen an Mitarbeiter
B. 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
C. 6300 Gehälter
D. 6200 Löhne
E. 2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Wie lautet der Buchungssatz, wenn die sonstigen Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt per Banküberweisung beglichen werden?
A. 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt an 2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
B. 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt an 2800 Bank
C. 6400 Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an 2640 Im Voraus gezahlte Sozialversicherungsbeiträge
D. 2800 Bank an 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt
E. 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt an 2880 Kasse
Wir zahlen unserem Mitarbeiter einen Vorschuss in Höhe von 500 € in bar. Wie lautet der Buchungssatz?
A. 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 € an 2800 Bank 500 €
B. 6300 Gehälter 500 € an 2800 Bank 500 €
C. 4830 Sonstige Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt 500 € an 2800 Bank 500 €
D. 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 € an 2880 Kasse 500 €
E. 2880 Kasse 500 € an 2650 Forderungen an Mitarbeiter 500 €
