Grundlagen der Buchführung: Umsatzsteuer und Vorsteuer buchen

In diesem Abschnitt erfährst du, wie Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Buchführung behandelt werden. Umgangssprachlich wird die Umsatzsteuer häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Unternehmen erheben bei steuerpflichtigen Umsätzen Umsatzsteuer und führen sie an das Finanzamt ab. Beim Einkauf können vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen die ihnen berechnete Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen als Vorsteuer geltend machen. Deshalb müssen Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Buchhaltung getrennt von Erlösen und Aufwendungen erfasst werden. Am Ende des Voranmeldungszeitraums werden beide Beträge miteinander verrechnet.

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Verbrauchsteuer. Bei einem normalen steuerpflichtigen Verkauf berechnet ein Unternehmen seinem Kunden zusätzlich zum Nettoentgelt die Umsatzsteuer.

Ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen führt die von seinen Kunden vereinnahmte beziehungsweise geschuldete Umsatzsteuer nicht als eigenen Ertrag. Die Umsatzsteuer wird deshalb getrennt vom Umsatzerlös gebucht.

Wirtschaftlich soll die Umsatzsteuer im üblichen Besteuerungssystem grundsätzlich den privaten Endverbrauch belasten. Unternehmen können die ihnen von anderen Unternehmern berechnete Umsatzsteuer dagegen unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen.

Deshalb wird häufig gesagt:

Umsatzsteuer → beim Verkauf

Vorsteuer → beim Einkauf

Für Buchführungsaufgaben ist diese Grundregel hilfreich. Sie gilt aber nur, wenn tatsächlich ein steuerpflichtiger Umsatz beziehungsweise ein Recht auf Vorsteuerabzug vorliegt.

Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt in Deutschland:

19 %

der Bemessungsgrundlage.

Daneben gibt es den ermäßigten Steuersatz von:

7 %

für gesetzlich bestimmte Umsätze. Dazu gehören beispielsweise viele Lebensmittel und bestimmte Bücher. Auch bestimmte Personenbeförderungsleistungen unterliegen dem ermäßigten Steuersatz.

Außerdem gibt es für bestimmte Umsätze im Zusammenhang mit Photovoltaikanlagen einen Steuersatz von:

0 %.

Für typische Buchführungsaufgaben begegnen dir jedoch vor allem:

19 % Umsatzsteuer

und:

7 % Umsatzsteuer.

Bei einem steuerpflichtigen Umsatz mit 19 % Umsatzsteuer gilt beispielsweise:

Nettoentgelt:

2.000 €

Umsatzsteuer:

2.000 € × 19 % = 380 €

Bruttobetrag:

2.380 €

Die Umsatzsteuer wird grundsätzlich auf Grundlage des Entgelts berechnet. Die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer selbst gehört nicht zur Bemessungsgrundlage.

Preisnachlässe können die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer vermindern.

Steht beispielsweise bereits beim Verkauf ein Rabatt fest, wird die Umsatzsteuer auf das entsprechend geminderte Entgelt berechnet.

Wird die Bemessungsgrundlage erst später verändert, beispielsweise durch einen nachträglichen Preisnachlass, müssen grundsätzlich sowohl die Umsatzsteuer beim Verkäufer als auch der Vorsteuerabzug beim Käufer berichtigt werden.

Deshalb wirken sich beispielsweise:

Rabatte

Skonti

Boni

oder:

Rücksendungen

unter den jeweiligen Voraussetzungen auch auf Umsatzsteuer und Vorsteuer aus.

Nicht jeder Umsatz unterliegt tatsächlich einer Umsatzsteuerbelastung.

§ 4 UStG enthält zahlreiche Steuerbefreiungen. Dabei gelten häufig zusätzliche Voraussetzungen, sodass nicht einfach eine ganze Branche als umsatzsteuerfrei bezeichnet werden kann.

Zu den wichtigen Beispielen gehören unter bestimmten Voraussetzungen:

Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin

Kreditgewährung und bestimmte Finanzumsätze

bestimmte Versicherungsleistungen

Vermietung und Verpachtung von Grundstücken

bestimmte Schul- und Bildungsleistungen

sowie:

bestimmte kulturelle Leistungen.

Die Voraussetzungen müssen immer im Einzelfall geprüft werden.

Beispielsweise ist nicht jede ärztliche Tätigkeit automatisch steuerfrei. § 4 Nr. 14 UStG begünstigt insbesondere Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Rein ästhetische Leistungen ohne therapeutischen Zweck können daher anders behandelt werden.

Auch bei Grundstücken gibt es Ausnahmen von der Steuerbefreiung. Kurzfristige Beherbergungen oder die Vermietung von Parkplätzen sind beispielsweise nicht von der allgemeinen Befreiung für Grundstücksvermietungen umfasst.

Ist ein Umsatz steuerfrei, wird grundsätzlich keine Umsatzsteuer auf den Rechnungsbetrag aufgeschlagen.

Eine Rechnung muss in diesem Fall einen Hinweis enthalten, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Es wäre deshalb falsch, bei jedem Verkauf automatisch:

19 % Umsatzsteuer

zu berechnen.

Kleinunternehmer

Auch die Kleinunternehmerregelung ist eine wichtige Ausnahme.

Nach § 19 UStG sind die entsprechenden Umsätze eines inländischen Kleinunternehmers grundsätzlich steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr:

25.000 €

nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr:

100.000 €

nicht überschreitet. Der Unternehmer kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

Deshalb gilt auch hier:

Unternehmer = nicht automatisch Umsatzsteuer auf jeder Rechnung.

Kauft ein Unternehmer Waren, Rohstoffe, Dienstleistungen oder andere Leistungen für sein Unternehmen ein, wird ihm vom Lieferanten häufig Umsatzsteuer berechnet.

Aus Sicht des einkaufenden Unternehmens wird diese Umsatzsteuer als:

Vorsteuer

bezeichnet.

Im IKR verwenden wir dafür das Konto:

2600 Vorsteuer

Vorsteuer stellt grundsätzlich keinen Aufwand dar, soweit sie vom Unternehmen gegenüber dem Finanzamt abgezogen werden darf.

Ein Unternehmen darf die auf Eingangsleistungen entfallende Umsatzsteuer nicht automatisch bei jedem Einkauf als Vorsteuer abziehen.

§ 15 UStG verlangt unter anderem, dass die Lieferung oder sonstige Leistung von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen ausgeführt wurde. Für den üblichen Vorsteuerabzug muss außerdem grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen.

Vorsteuer kann außerdem beispielsweise ausgeschlossen sein, wenn Eingangsleistungen für bestimmte steuerfreie Ausgangsumsätze verwendet werden.

Für unsere grundlegenden Buchungsaufgaben gehen wir deshalb ausdrücklich davon aus, dass:

das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist

und:

eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Wir verkaufen Fertigerzeugnisse im Wert von:

2.000 € netto

auf Rechnung.

Umsatzsteuer 19 %:

380 €

Rechnungsbetrag:

2.380 €

Der Buchungssatz lautet:

2400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2.380 €
an 5000 Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse 2.000 €
an 4800 Umsatzsteuer 380 €

Das Konto:

5000 Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse

enthält nur den Nettoerlös.

Die:

380 € Umsatzsteuer

werden getrennt auf:

4800 Umsatzsteuer

gebucht.

Dadurch erhöht die Umsatzsteuer nicht den Umsatzerlös des Unternehmens.

Durch den steuerpflichtigen Verkauf entsteht gegenüber dem Finanzamt eine Umsatzsteuerverpflichtung.

Das Konto:

4800 Umsatzsteuer

nimmt deshalb grundsätzlich im Haben zu.

Im Beispiel stehen auf dem Konto Umsatzsteuer:

380 € im Haben.

Wir kaufen Rohstoffe im Wert von:

1.000 € netto

auf Rechnung.

Vorsteuer 19 %:

190 €

Rechnungsbetrag:

1.190 €

Der Buchungssatz lautet:

6000 Aufwendungen für Rohstoffe 1.000 €
2600 Vorsteuer 190 €
an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €

Das Konto:

6000 Aufwendungen für Rohstoffe

enthält nur den Nettowert der Rohstoffe.

Die abzugsfähige Vorsteuer wird separat auf:

2600 Vorsteuer

gebucht.

In der ursprünglichen Aufgabe wurde beim Einkauf auf Rechnung gebucht:

an 2880 Kasse

Das ist falsch.

Auf Rechnung bedeutet, dass der Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt wurde.

Deshalb entsteht zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.

Richtig ist:

an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Würden die Rohstoffe dagegen tatsächlich sofort bar bezahlt, wäre:

2880 Kasse

das richtige Gegenkonto.

Die abzugsfähige Vorsteuer stellt gegenüber dem Finanzamt einen Anspruch beziehungsweise einen Verrechnungsposten zugunsten des Unternehmens dar.

Deshalb wird:

2600 Vorsteuer

im Soll gebucht.

In unserem Beispiel befinden sich damit:

190 € im Soll des Vorsteuerkontos.

Am Ende des Voranmeldungszeitraums werden Umsatzsteuer und abzugsfähige Vorsteuer miteinander verrechnet.

Für unser Beispiel gilt:

Umsatzsteuer aus Verkäufen:

380 €

abziehbare Vorsteuer aus Einkäufen:

190 €

Differenz:

380 € − 190 € = 190 €

Das Unternehmen schuldet dem Finanzamt damit:

190 €

Diese Differenz wird als:

Umsatzsteuer-Zahllast

bezeichnet.

§ 16 UStG sieht vor, dass von der berechneten Umsatzsteuer die nach § 15 abziehbaren Vorsteuerbeträge abgesetzt werden.

In unserem Buchungsmodell wird das Konto:

2600 Vorsteuer

über das Konto:

4800 Umsatzsteuer

abgeschlossen.

Der Buchungssatz lautet:

4800 Umsatzsteuer 190 €
an 2600 Vorsteuer 190 €

Damit ist das Vorsteuerkonto ausgeglichen.

Auf dem Konto Umsatzsteuer standen vorher:

380 € im Haben

Durch die Übertragung der Vorsteuer werden:

190 € im Soll

gebucht.

Es verbleibt ein Habenüberhang von:

190 €

Damit besteht eine:

Zahllast von 190 €.

IEine Zahllast entsteht, wenn die geschuldete Umsatzsteuer höher ist als die abzugsfähige Vorsteuer.

Vereinfacht:

Umsatzsteuer > Vorsteuer → Zahllast

Beispiel:

Umsatzsteuer:

380 €

Vorsteuer:

190 €

Zahllast:

190 €

Diese 190 € sind an das Finanzamt zu zahlen.

Wird die Zahllast per Bank überwiesen, lautet der Buchungssatz in unserem vereinfachten Kontenmodell:

4800 Umsatzsteuer 190 €
an 2800 Bank 190 €

Dadurch wird der verbleibende Saldo des Umsatzsteuerkontos ausgeglichen.

Gleichzeitig nimmt das Bankguthaben ab.

Ein Vorsteuerüberhang entsteht, wenn die abzugsfähige Vorsteuer größer ist als die geschuldete Umsatzsteuer.

Beispiel:

Umsatzsteuer:

300 €

Vorsteuer:

500 €

Differenz:

500 € − 300 € = 200 €

Damit ergibt sich ein Vorsteuerüberhang von:

200 €

Vereinfacht:

Vorsteuer > Umsatzsteuer → Vorsteuerüberhang

Der Betrag wirkt sich zugunsten des Unternehmens aus und führt grundsätzlich zu einem Erstattungsanspruch beziehungsweise wird nach den steuerlichen Regeln verrechnet.

Auch bei einem Vorsteuerüberhang kann das Vorsteuerkonto zunächst über das Umsatzsteuerkonto abgeschlossen werden.

Bei:

500 € Vorsteuer

lautet die Abschlussbuchung:

4800 Umsatzsteuer 500 €
an 2600 Vorsteuer 500 €

Stehen auf dem Umsatzsteuerkonto lediglich:

300 € Umsatzsteuer im Haben

entsteht danach auf dem Umsatzsteuerkonto ein Sollüberhang von:

200 €.

Dieser Betrag entspricht dem Vorsteuerüberhang.

Bei T-Konten kann die Bezeichnung der Seite, auf der der Ausgleichssaldo eingetragen wird, leicht zu Verwirrung führen.

Bei einer Zahllast überwiegt wirtschaftlich die Habenseite des Umsatzsteuerkontos. Der Ausgleichssaldo wird zum Ausgleich des T-Kontos auf die Sollseite geschrieben.

Bei einem Vorsteuerüberhang überwiegt wirtschaftlich die Sollseite. Der Ausgleichssaldo erscheint deshalb auf der Habenseite.

Für das Verständnis ist deshalb einfacher:

Habenüberhang des Umsatzsteuerkontos → Zahllast

Sollüberhang des Umsatzsteuerkontos → Vorsteuerüberhang

Die Umsatzsteuer wird nicht erst am Ende des Geschäftsjahres berechnet.

Unternehmer müssen grundsätzlich für bestimmte Voranmeldungszeiträume eine Umsatzsteuer-Voranmeldung elektronisch an das Finanzamt übermitteln und darin die Vorauszahlung selbst berechnen.

Grundsätzlich ist der Voranmeldungszeitraum:

das Kalendervierteljahr.

Betrug die Steuer des vorangegangenen Kalenderjahres mehr als:

9.000 €

ist der Voranmeldungszeitraum:

der Kalendermonat.

Betrug die Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als:

2.000 €

kann das Finanzamt den Unternehmer von der Abgabe der Voranmeldungen und Vorauszahlungen befreien.

Die pauschale Aussage:

„Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt immer monatlich, bei kleinen Unternehmen vierteljährlich“

ist daher nicht genau genug.

Für das Jahr 2026 gilt bei neu aufgenommenen unternehmerischen Tätigkeiten noch eine Übergangsregelung.

Statt einer automatischen monatlichen Voranmeldung richtet sich der Voranmeldungszeitraum in diesen Fällen nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Kalenderjahres.

Die Regelungen können sich gesetzlich ändern. Bei aktuellen Praxisfällen sollte deshalb immer die für das jeweilige Jahr geltende Fassung von § 18 UStG geprüft werden.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss grundsätzlich bis zum:

10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums

übermittelt werden.

Eine zu zahlende Vorauszahlung wird grundsätzlich ebenfalls zu diesem Zeitpunkt fällig.

Beispiel bei monatlicher Voranmeldung:

Voranmeldungszeitraum:

September

grundsätzliche Abgabe und Zahlung:

bis zum 10. Oktober

Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, greifen die allgemeinen steuerlichen Fristenregeln.

Auf Antrag kann die Frist für Voranmeldung und Vorauszahlung grundsätzlich um:

einen Monat

verlängert werden.

Bei monatlicher Voranmeldung ist die Dauerfristverlängerung grundsätzlich mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Diese beträgt grundsätzlich ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres.

Für grundlegende Buchungsaufgaben reicht jedoch meistens die normale Frist:

10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums.

Am Geschäftsjahresende muss ein noch vorhandener Saldo aus Umsatzsteuer und Vorsteuer in der Bilanz berücksichtigt werden.

Besteht noch eine Zahllast, handelt es sich wirtschaftlich um eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt.

Besteht dagegen ein Vorsteuerüberhang, liegt wirtschaftlich eine Forderung gegenüber dem Finanzamt vor.

Wichtig ist, dass die Buchungslogik einheitlich bleibt.

Wenn das Konto:

2600 Vorsteuer

bereits vollständig auf:

4800 Umsatzsteuer

übertragen wurde, befindet sich der verbleibende Saldo anschließend auf dem Konto 4800 Umsatzsteuer.

Besteht auf dem Umsatzsteuerkonto ein Habenüberhang, liegt eine Verbindlichkeit vor.

Im vereinfachten Abschluss über das Schlussbilanzkonto lautet der Buchungssatz:

4800 Umsatzsteuer
an 8010 Schlussbilanzkonto

Die Zahllast erscheint wirtschaftlich auf der Passivseite der Bilanz.

Besteht nach der Verrechnung ein Sollüberhang auf dem Umsatzsteuerkonto, liegt eine Forderung gegenüber dem Finanzamt vor.

Wenn die Vorsteuer zuvor bereits vollständig auf das Umsatzsteuerkonto übertragen wurde, lautet die Abschlussbuchung:

8010 Schlussbilanzkonto
an 4800 Umsatzsteuer

Der Vorsteuerüberhang erscheint wirtschaftlich auf der Aktivseite der Bilanz.

Die ursprüngliche Kombination:

erst 2600 Vorsteuer über 4800 Umsatzsteuer abschließen

und anschließend:

8010 SBK an 2600 Vorsteuer

wäre dagegen nicht konsistent, weil das Konto 2600 zu diesem Zeitpunkt bereits ausgeglichen wurde.

In einfachen Buchführungsaufgaben wird häufig gesagt:

„Die Umsatzsteuer ist für ein Unternehmen ein durchlaufender Posten.“

Das beschreibt den Grundgedanken bei einem normal steuerpflichtigen und vollständig vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen recht gut.

Die Aussage gilt aber nicht uneingeschränkt für jedes Unternehmen.

Der Vorsteuerabzug kann beispielsweise ausgeschlossen oder eingeschränkt sein. Auch bei steuerfreien Umsätzen oder der Kleinunternehmerregelung gelten andere Regeln. § 15 UStG enthält entsprechende Voraussetzungen und Ausschlüsse.

Für unsere grundlegenden Aufgaben gilt daher:

Unternehmen ist umsatzsteuerpflichtig und zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Unter dieser Voraussetzung beeinflussen abzugsfähige Vorsteuer und ordnungsgemäß getrennt gebuchte Umsatzsteuer den Unternehmenserfolg grundsätzlich nicht unmittelbar.

Bei einem steuerpflichtigen Verkauf wird die Umsatzsteuer getrennt vom Nettoerlös gebucht.

Beispiel:

2400 Forderungen 2.380 €
an 5000 Umsatzerlöse 2.000 €
an 4800 Umsatzsteuer 380 €

Bei einem Einkauf auf Rechnung mit abzugsfähiger Vorsteuer lautet die Buchung:

6000 Aufwendungen für Rohstoffe 1.000 €
2600 Vorsteuer 190 €
an 4400 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €

Am Ende des Voranmeldungszeitraums werden Vorsteuer und Umsatzsteuer miteinander verrechnet:

Umsatzsteuer > Vorsteuer → Zahllast

Vorsteuer > Umsatzsteuer → Vorsteuerüberhang

Das Vorsteuerkonto wird in unserem Buchungsmodell abgeschlossen mit:

4800 Umsatzsteuer
an 2600 Vorsteuer

Bei einer Zahllast erfolgt anschließend beispielsweise die Zahlung:

4800 Umsatzsteuer
an 2800 Bank

Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt grundsätzlich:

Vierteljahr als Voranmeldungszeitraum

mehr als 9.000 € Vorjahressteuer → monatlich

höchstens 2.000 € Vorjahressteuer → Befreiung durch das Finanzamt möglich

Abgabe und Zahlung grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums.

Der allgemeine Steuersatz beträgt:

19 %

der ermäßigte Steuersatz:

7 %

und für bestimmte gesetzlich geregelte Photovoltaikumsätze gilt:

0 %.

Welche der folgenden Umsätze sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit?

A. Zinsen in Höhe von 500 € für die Gewährung eines Darlehens
B. Die Vermietung eines Mietwagens für eine Geschäftsreise
C. Speisen und Getränke im Wert von 1.000 € für eine Betriebsfeier
D. Der Verkauf im Inland gültiger amtlicher Briefmarken zum aufgedruckten Wert
E. Der Verkauf einer alten betrieblichen Maschine für 2.000 €

Welche Aussagen zur Vorsteuer sind richtig?

A. Die abzugsfähige Vorsteuer kann vereinfacht als Anspruch beziehungsweise Verrechnungsposten gegenüber dem Finanzamt betrachtet werden.
B. Die Vorsteuer stellt grundsätzlich eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar.
C. Bei jedem betrieblichen Einkauf darf automatisch Vorsteuer gebucht und abgezogen werden.
D. Vorsteuer entsteht typischerweise beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an Kunden.
E. Abziehbare Vorsteuer wird bei der Umsatzsteuerberechnung mit der geschuldeten Umsatzsteuer verrechnet.

Welche Aussagen zu den Umsatzsteuersätzen in Deutschland sind richtig?

A. Der allgemeine Umsatzsteuersatz beträgt 19 %.
B. Der allgemeine Umsatzsteuersatz für Waren und Dienstleistungen beträgt 16 %.
C. Für bestimmte gesetzlich festgelegte Umsätze gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 %.
D. Bestimmte Kredit- und Versicherungsleistungen sind von der Umsatzsteuer befreit.
E. Die Beschaffung von Betriebs- und Geschäftsausstattung ist grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit.

Welcher Buchungssatz ist richtig, wenn nach der Verrechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer ein Vorsteuerüberhang vorliegt?

A. 4800 Umsatzsteuer an 2600 Vorsteuer
B. 4800 Umsatzsteuer an 8020 Gewinn- und Verlustkonto
C. 2600 Vorsteuer an 4800 Umsatzsteuer
D. 8020 Gewinn- und Verlustkonto an 4800 Umsatzsteuer
E. 2600 Vorsteuer an 8020 Gewinn- und Verlustkonto

Welche Aussagen zur Zahllast beziehungsweise zum Vorsteuerüberhang sind richtig?

A. Ist die Umsatzsteuer größer als die Vorsteuer, liegt eine Zahllast vor.
B. Ist die Umsatzsteuer größer als die Vorsteuer, liegt ein Vorsteuerüberhang vor.
C. Sind Umsatzsteuer und Vorsteuer gleich hoch, liegt ein Vorsteuerüberhang vor.
D. Sind Umsatzsteuer und Vorsteuer gleich hoch, liegt eine Zahllast vor.
E. Ist die Vorsteuer größer als die Umsatzsteuer, liegt ein Vorsteuerüberhang vor.